by Đánh giá công việc (hay Định giá công việc/ đánh giá giá trị công việc – Job Evaluation) là một quy trình phức tạp nhưng vô cùng quan trọng nhằm đạt được sự cân bằng trong việc chi trả lương và phúc lợi. Đây không còn là một khái niệm quá mới mẻ trong lĩnh vực nhân sự, nhất là tại những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn và hệ thống vị trí chức danh đồ sộ.
Tuy nhiên, vì sao phải đánh giá công việc và thực hiện đánh giá như thế nào để đạt được hiệu quả như kỳ vọng vẫn là một bài toán khó mà nhiều đơn vị đang loay hoay tìm lời giải, dù đã chi những khoản ngân sách không ít cho các dự án định giá công việc.
Bài viết này Kỹ Năng CB sẽ đem đến cho người đọc một góc nhìn toàn diện nhất, đầy đủ nhất về các phương pháp và cách thức thực hiện đánh giá công việc.
1. Đánh giá công việc là gì?
Đánh giá công việc (Job Evaluation) là đánh giá giá trị công việc hay xác định giá trị công việc và mức độ quan trọng của vị trí công việc trong hệ thống công ty.
Việc đánh giá công việc đo lường giá trị và tầm quan trọng của công việc dựa trên các yếu tố cơ bản (kỹ năng, trình độ chuyên môn, sự cố gắng, điều kiện làm việc,…) thông qua việc phân tích, đánh giá và so sánh một cách có hệ thống các vị trí công việc khác nhau trong tổ chức.
Như vậy đánh giá công việc đề cập đến nghề nghiệp, công việc chứ không đề cập đến người giữ chức vụ, nghề nghiệp đó. Từ đó xây dựng một cấu trúc chi trả lương công bằng và nhất quán.
Tại sao cần đánh giá công việc?
Đánh giá công việc là một dự án chiến lược mang tính nền tảng trong hệ thống các hoạt động nhân sự. Bản mô tả công việc không thể nào xác định chính xác mức độ đóng góp của vị trí trong tổ chức.
>>> Xem thêm: Mô Tả Công Việc Nhân Sự Tiền Lương
Hoặc tên vị trí chức danh không có được sự thống nhất tại các tổ chức khác nhau trên thị trường. Các vị trí chức danh có cùng tên gọi không có nghĩa là cùng thực hiện một công việc có phạm vi ảnh hưởng hay mức độ phức tạp giống nhau ở các tổ chức khác nhau.
Khi đó, kết quả của việc đánh giá công việc sẽ là bước công việc quan trọng thể hiện qua việc:
- Cơ sở để xây dựng hệ thống cấp bậc cán bộ: bản chất của việc đánh giá công việc là so sánh và sắp xếp các vị trí chức danh có cùng mức độ đóng góp tương đồng nhau thành một nhóm, thông qua việc xếp cùng mức điểm, hoặc khoảng điểm đánh giá
- Cơ sở để xây dựng cấu trúc lương công bằng: cùng với hệ thống đánh giá năng lực và đánh giá hiệu suất, đánh giá công việc là cơ sở, nền tảng cho việc triển khai thành công mô hình lương 3P tại tổ chức thông qua việc đánh giá vai trò và mức độ đóng góp của từng vị trí chức danh đối với chiến lược và kết quả hoạt động của tổ chức
- Cơ sở để so sánh với các vị trí tương đương trên thị trường: tùy theo đặc thù tại từng đơn vị khác nhau nên tính chất và vai trò của các vị trí chức danh có cùng tên gọi tại các tổ chức khác nhau là có thể khác nhau. Do đó, nếu chỉ dựa vào tên gọi của vị trí chức danh để thực hiện so sánh sẽ không đảm bảo được mức độ chính xác, thậm chí có thể thu về những tin sai lệch làm ảnh hưởng đến chiến lược chi trả lương của mỗi tổ chức. Chính vì vậy, việc đánh giá công việc và sử dụng điểm chấm sẽ giúp các tổ chức xác định đúng vị trí chức danh cần so sánh trên thị trường.
- Đảm bảo sự công bằng, minh bạch trong hệ thống quản trị: đánh giá công việc yêu cầu phải thực hiện một số phân tích công việc cơ bản với các thông tin thực tế liên quan đến công việc đó. Do đó, cấp bậc chức danh được xác định dựa trên kết quả đánh giá công việc sẽ đảm bảo tính minh bạch và công bằng của hệ thống, hạn chế những ảnh hưởng bởi các yếu tố giới tính, mức độ phổ biến hay các yếu tố mang tính đánh giá cá nhân khác.
>>> Xem thêm:
- Cách Xây Dựng Thang Bảng Lương – Mẫu Bảng Lương Mới Nhất
- Mẫu Quy Chế Tiền Lương Mới Nhất
- Cách Xây Dựng KPI Cho Nhân Viên Hiệu Quả
2. Các phương pháp đánh giá công việc
Có rất nhiều phương pháp đánh giá công việc khác nhau được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương thức phổ biến nhất và được ưa chuộng nhất đối với các doanh nghiệp là tự xây cho mình một phương thức đánh giá dựa trên những vấn đề khó khăn của công ty. Ngoài ra, các công ty và tập đoàn lớn thường mời bên thứ ba, chuyên gia tư vấn riêng cho công ty họ.
Có bốn phương pháp cơ bản được áp dụng một cách thường xuyên hiện nay để đánh giá công việc là: phương pháp cho điểm theo yếu tố, phương pháp phân loại, phương pháp xếp hạng và phương pháp so sánh. Phương pháp nữa là sự so sánh các yếu tố công việc, nhưng do rất phức tạp và ít được sử dụng.
Sau đây là một số phương pháp đánh giá công việc phổ biến nhất:
2.1. Phương pháp so sánh với thị trường (Job Matching)
Mỗi công việc trong tổ chức sẽ được so sánh với các công việc tương tự trên thị trường, sau đó sử dụng các khảo sát lương, khảo sát công việc có sẵn để tham khảo các thông tin lương hay các yêu cầu cần thiết của vị trí này trên thị trường.
Phương pháp này hướng tới cạnh tranh với thị trường và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây, kết hợp sử dụng các mô tả công việc và giá trị đánh giá công việc phổ biến để so sánh với công việc cần được đánh giá.
Tuy nhiên, khi tiến hành thực hiện phương pháp này sẽ gặp khó khăn trong việc xác định mức độ có thể “so sánh” được và không đủ dữ liệu cho mọi công việc. Người đánh giá thường bỏ qua các yếu tố nội tại của tổ chức (chiến lược, lĩnh vực hoạt động, …) có thể tác động đến vị trí công việc, dẫn đến các sai lệch trong việc định giá.
2.2. Phương pháp xếp hạng
Theo phương pháp này, người đánh giá chỉ đơn giản xếp hạng các công việc mà không cần xác định và xem xét các yếu tố quan trọng tạo nên mỗi công việc.
Chỉ có những đánh giá chung và trên cơ sở đó để xếp hạng các công việc khác nhau. Vì rất khó để so sánh tất cả các công việc cùng một lúc, do vậy trong nhiều trường hợp người ta thường so sánh theo từng cặp công việc
2.3. Phương pháp phân loại (Classification)
Phương pháp phân loại (hay còn gọi là phương pháp phân hạng) phương pháp phân loại được hiểu là phân nhóm các vị trí công việc theo một hoặc một số tiêu chí đã được thiết lập.
Phương pháp này bắt đầu với việc mô tả các cấp độ hay các bậc công việc, như loại I, loại II, III… và các mức mô tả công việc tương ứng với từng cấp độ. Các mô tả này thường bao gồm các yêu cầu về trách nhiệm, trình độ, kĩ năng, kinh nghiệm… của công việc. Bước sau đó là xác định mỗi công việc tương ứng với các loại xác định.
Có thể kể đến các loại phân nhóm điển hình như:
- Phân nhóm theo cấp trách nhiệm, bao gồm: CEO, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc, Quản lý, Chuyên viên, Nhân viên…;
- Phân nhóm theo các lĩnh vực ngành nghề, gồm: Kế toán, Nhân sự, Marketing, Kinh doanh,…,
- Hoặc trên mức độ đóng góp cho công ty, sơ đồ tổ chức và so sánh với nhau.
So với phương pháp so sánh thì phương pháp phân loại này dễ thực hiện và linh động, phù hợp với các công ty nhỏ và có ít nguồn lực.
Song, phương pháp đánh giá phân loại mang tính chủ quan, cảm tính và sẽ khó khăn trong việc triển khai áp dụng khi các bảng mô tả công việc không rõ ràng, chồng chéo lên nhau.
2.4. Phương pháp tính điểm (Point Factor)
Phương pháp tính điểm thiết lập hệ số điểm cho mỗi yếu tố được lựa chọn đánh giá, sau đó chấm điểm mỗi vị trí công việc theo thang điểm đã thiết lập sẵn để xác định điểm của mỗi yếu tố. Sau khi đã cho điểm tất cả các yếu tố, điểm tổng hợp chung sẽ được xác định điểm để đánh giá tầm quan trọng của công việc.
Đánh giá công việc theo cách này sẽ đảm bảo mức độ chính xác và khách quan do mỗi vị trí công việc được đánh giá độc lập dựa trên hệ số điểm rõ ràng, minh bạch. Có sẵn những phương pháp ví dụ như HAY, Mercer, Tower Watson… để áp dụng.
+ Phương pháp định giá Hay Method là một phương pháp chấm điểm lượng hóa các công việc (cho điểm các yếu tố) được phát triển bởi Edward N. Hay trong những năm 1940. Hiện nay phương pháp này đã được áp dụng
bởi trên 8.000 tổ chức ở 48 quốc gia trên toàn thế giới.
+ Phương pháp đánh giá công việc IPE của Mercer (International Position Evaluation) là một phương pháp đánh giá công việc dựa trên các yếu tố và khía cạnh liên quan đến hoạt động kinh doanh đại diện cho các thuộc tính cốt lõi của một vị trí công việc. Việc áp dụng IPE sẽ mang lại cho các tổ chức một khung, hay cấu trúc cấp bậc chức danh dựa trên giá trị của các vị trí chức danh đối với tổ chức đó.
Nhưng để thiết lập hệ số điểm cho mỗi yếu tố được lựa chọn đánh giá thì khá tốn kém, cả về nguồn nhân lực, thời gian và chi phí đánh giá thường rất cao, ngoài ra có thể khó hiểu và gây ra nhiều bất đồng hoặc sa vào quá chi tiết. Do đó, phương pháp tính điểm này thường phù hợp với các công ty lớn và có nguồn lực thực hiện.
Nhìn chung, mỗi phương pháp/nhóm phương pháp đánh giá giá trị công việc đều có những ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với đặc thù và mục tiêu đánh giá vị trí công việc của từng tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, tùy vào chiến lược định giá công việc của mình mà mỗi công ty có thể lựa chọn một hoặc kết hợp của nhiều phương pháp.
3. Các tiêu chí đánh giá công việc
Các tiêu chí dùng để xác định, đo lường giá trị công việc được xem là có tính logic và phản ánh tương đối đầy đủ giá trị công việc. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, thực tế công việc thực hiện và phương pháp sử dụng để đánh giá công việc mà hệ thống tiêu chí đánh giá được xây dựng phù hợp.
Các bạn có thể tham khảo các nhóm tiêu chí đánh giá công việc điển hình sau:
- Nhóm 1: Yêu cầu về năng lực, kiến thức (Knowledge)
Xét đến mức độ yêu cầu về mặt kiến thức mà người nắm giữ vị trí công việc cần phải có để đạt được các mục tiêu công việc và tạo ra giá trị, đồng thời xét đến bối cảnh và phạm vi áp dụng kiến thức đó. Kiến thức có thể tích lũy thông qua đào tạo chính quy, và/hoặc kinh nghiệm thực tiễn.
Tổng hợp các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng mà công việc yêu cầu người thực hiện công việc cần có, gồm 3 yếu tố:
– Năng lực chuyên môn – “Depth and Breadth of know how”
– Kỹ năng quản lý – ”Managerial know how”
– Kỹ năng giao tiếp – “Human Relation Skill”
- Nhóm 2: Sự giao tiếp (Communication)
Xét đến tính chất và phạm vi giao tiếp mà một vị trí thường xuyên phải thực hiện. Gồm 02 yếu tố:
– Phạm vi giao tiếp
– Kỹ năng giao tiếp
- Nhóm 3: Sự sáng tạo (Innovation)
Xét đến mức độ sáng tạo cần thiết đối với một vị trí và mức độ phức tạp của các vấn đề mà vị trí công việc này phải xử lý, thể hiện qua sự cải tiến sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ cũng như việc phát triển các ý tưởng, phương pháp, kỹ thuật, sản phẩm và dịch vụ mới. Gồm 2 yếu tố:
– Mức độ phức tạp
– Mức độ sáng tạo
- Nhóm 4: Sự tác động (Impact)
Xét đến tính chất của những tác động và mức độ đóng góp của một vị trí công việc trong phạm vi tác động của vị trí đó đối với tổ chức. Gồm 3 yếu tố:
– Mức độ đóng góp
– Mức độ tác động
– Quy mô tổ chức
- Nhóm 5: Xử lý/Giải quyết công việc (Problem Solving)
Một quá trình tư duy để xử lý công việc gồm nhận biết, xác định và giải quyết vần đề. Khả năng tư duy giải quyết vấn đề được giới hạn bởi những kiến thức, hiểu biết của người xử lý. Gồm 2 yếu tố:
– Điều kiện giải quyết công việc – “Thinking Environment”
– Mức độ phức tạp công việc – “Thinking Challenge”
- Nhóm 6: Trách nhiệm ra quyết định (Accountability)
Đo lường mức độ người thực hiện công việc phải chịu trách nhiệm về kết quả và tầm quan trọng/ảnh hưởng của kết quả này đối với tổ chức. Gồm 3 khía cạnh, yếu tố cần xem xét khi đánh giá:
– Mức độ độc lập ra quyết định – “Freedom to act”
– Tính chất ảnh hưởng – “Impact”
– Mức độ ảnh hưởng – “Magnitude”
- Nhóm 7: Điều kiện làm việc (Working Condition)
Xét đến mức độ tiếp xúc với rủi ro chấn thương tinh thần hoặc thể chất trong công việc và trong môi trường làm việc. Bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường làm việc, được đo lường dựa trên các đặc điểm về cường độ, khoảng thời gian và tần suất. Gồm 4 yếu tố:
– Nỗ lực thể chất – “Physical Effort”
– Môi trường làm việc – “Physical Environment”
– Tập trung giác quan – “Sensory Attention”
– Căng thẳng thần kinh – “Mental Stress”
Đánh giá yếu tố rủi ro (Risk) thường được sử dụng đối với các vị trí có tính chất rủi ro rất cao mà không cho điểm nếu điều kiện và môi trường làm việc đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, trên thực tế, yếu tố rủi ro ít được đánh giá, thậm chí nhiều tài liệu còn không đề cập đến yếu tố này.
>>> Xem thêm: Bản Tiêu Chuẩn Công Việc – Mẫu, Cách Xây Dựng Chi Tiết
4. Các bước thực hiện đánh giá công việc
Dù thực hiện theo phương pháp nào thì việc đánh giá công việc nên được thực hiện theo quy trình gồm 5 bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch và xác định mục tiêu
Các thông tin cần được xác định tại bước 1 bao gồm: mục tiêu đánh giá, phạm vi thực hiện, lựa chọn phương pháp đánh giá, theo dõi tiến độ triển khai và làm rõ trách nhiệm của các đối tượng tham gia đánh giá.
- Bước 2: Phân tích công việc
Dữ liệu đầu vào cho công tác phân tích công việc có thể là bất kỳ thông tin nào liên quan đến vị trí chức danh, người thực hiện phân tích công việc cần phải xác định được các yếu tố được sử dụng để đánh giá và thang điểm/cách thức so sánh các vị trí công việc theo các yếu tố này.
Sau đó, sắp xếp và khai thác các thông tin, dữ liệu có được liên quan đến từng yếu tố đánh giá. Nếu có một yếu tố nào đó còn thiếu thông tin để đánh giá, người thực hiện phân tích cần có phương án để tìm kiếm và khai thác thêm thông tin.
- Bước 3: Đánh giá công việc
Người đánh giá sẽ đánh giá theo thang điểm hoặc nguyên tắc so sánh đối với từng yếu tố. Nếu thực hiện đánh giá theo các phương pháp định lượng thì tổng điểm đánh giá của mỗi yếu tố sẽ được quy đổi thành điểm đánh giá của vị trí chức danh.
- Bước 4: Thẩm định và mô hình hóa
Sau khi kết thúc việc đánh giá, kết quả từ việc thu thập dữ liệu được phân tích và kết quả đánh giá các yếu tố sẽ được thảo luận. Tại đây, một số tinh chỉnh có thể được thực hiện sau khi thống nhất cách hiểu, quan điểm đánh giá của các đối tượng tham gia đánh giá.
Căn cứ trên kết quả đánh giá, công việc sẽ được sắp xếp và phân cấp theo đúng giá trị của từng vị trí chức danh tạo nên một bức tranh tổng thể hoặc ma trận tương quan kết quả đánh giá của các vị trí chức danh. Kết quả đánh giá sẽ được xem xét lại một lần nữa để đảm bảo không có sự bất bình đẳng nào trong hệ thống.
Kết quả đánh giá cuối cùng sẽ được sử dụng để xây dựng cấu trúc lương hoặc khung/dải lương phù hợp với giá trị và tầm quan trọng của từng vị trí trong tổ chức.
- Bước 5: Ban hành và truyền thông
Sau khi đánh giá công việc và xây dựng cấu trúc lương sẽ dẫn đến sự thay đổi về cấp bậc của các vị trí chức danh cũng như điều chỉnh khung lương của nhiều vị trí. Vì vậy, việc giải thích và truyền thông đến toàn công ty nói chung cũng như những người bị ảnh hưởng trực tiếp là cần thiết.
5. Tổng hợp mẫu biên bản đánh giá công việc
Mẫu biên bản đánh giá công việc là mẫu biên bản được lập ra khi có sự đánh giá, kiểm tra về công việc của nhân viên trong công ty, đơn vị doanh nghiệp.
Mẫu biên bản được sự xác nhận của quản lý, người đánh giá. Mẫu biên bản đánh giá công việc nêu rõ thời gian đánh giá, nội dung công việc được đánh giá, tiêu chuẩn quy chuẩn có liên quan…..
Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết và tải về mẫu biên bản đánh giá công việc TẠI ĐÂY:
6. Đánh giá công việc – Cần lưu ý những gì?
Đánh giá công việc là một nghiệp vụ khó trong lĩnh vực nhân sự nhưng có mức độ ảnh hưởng rất lớn trong chiến lược cũng như tổ chức hoạt động nhân sự trong công ty.
Do đó, một số lưu ý sau sẽ giúp các công ty triển khai đánh giá giá trị công việc được hiệu quả hơn:
- Đánh giá vị trí công việc, không phải đánh giá người đang đảm nhận công việc
Việc đánh giá công việc không phụ thuộc vào năng lực của cá nhân người đang đảm nhận công việc, nghĩa là tầm quan trọng của vị trí chức danh không có sự liên quan nào với chất lượng cán bộ đang nắm giữ vị trí chức danh đó.
Chỉ nên tập trung vào vị trí công việc, xuất phát từ mô tả công việc, chức năng của công việc trong chức năng, nhiệm vụ của phòng/ban cũng như vai trò của công việc trong các quy trình, nghiệp vụ của công ty.
- Xác định đúng kỳ vọng đối với kết quả đánh giá công việc
Đánh giá ông việc có vai trò rất quan trọng đối với việc xây dựng hệ thống cấp bậc cán bộ, xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho cán bộ cũng như xây dựng cấu trúc lương theo vị trí công việc, tuy nhiên, đây không phải là căn cứ để giải quyết tất cả các vấn đề về nhân sự.
Việc đánh giá chính xác giá trị của công việc chỉ giúp xác định P thứ nhất trong cấu trúc lương 3P là trả lương theo vị trí mà không phải là cơ sở để ra quyết định tăng lương hay xác định thưởng cho cán bộ.
Do đó, cần xác định đúng vai trò của công tác đánh giá công việc, tránh đặt quá nhiều sự kỳ vọng để đưa ra những nhận định không chính xác về sự thành công của dự án đánh giá công việc.
- Các điều kiện chấm điểm trong phương pháp đánh giá công việc cần được thỏa mãn
– Công ty đã xây dựng được mô tả công việc rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, mục đích công việc, yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức và kỹ năng;
– Hệ thống chức danh thống nhất và tiêu chuẩn hóa;
– Các mối quan hệ trong và ngoài tổ chức được phân luồng rõ ràng;
– Các quy định, quy trình và tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đã được xác định cụ thể;
– Tổ chức thực hiện ủy quyền và chịu trách nhiệm cá nhân.
- Trong quá trình đánh giá công việc thường hay gặp phải những khó khăn nhất định
– Sự mô tả công việc không chính xác, dẫn đến đánh giá tầm quan trọng của nó không chính xác;
– Những phản ứng của tổ chức công đoàn;
– Đòi hỏi phải có sự tham gia và chấp nhận của cán bộ quản lí cũng như của người lao động trong quá trình đánh giá công việc.
Đánh giá công việc đòi hỏi một quá trình thu thập thông tin về công việc, và so sánh chúng với nhau. Kết quả của quá trình so sánh này là một sơ đồ về tầm quan trọng của công việc dựa trên mức độ mà mỗi công việc đóng góp vào tính hiệu quả của doanh nghiệp.
Vì vậy, căn cứ vào định hướng chiến lược, các điều kiện về ngân sách và nguồn lực của mình mà các công ty xây dựng cho mình các kế hoạch triển khai đánh giá công việc phù hợp và hiệu quả nhất.
