Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng là một trong những vấn đề được người lao động quan tâm nhiều nhất hiện nay. Trong quá trình làm việc, không ít trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị thất lạc, hỏng hoặc sai thông tin, dẫn đến việc cần xin cấp lại để đảm bảo quyền lợi.
Hãy cùng Kỹ Năng CB nắm rõ quy trình, hồ sơ, mẫu tờ khai TK1-TS cấp lại sổ BHXH mới nhất 2025, cũng như cách thực hiện online qua VssID hay Cổng Dịch vụ công sẽ giúp người lao động tiết kiệm thời gian và tránh sai sót nhé.
Contents
- 1 I. Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng là gì?
- 2 II. Điều kiện để được cấp lại sổ BHXH
- 3 III. Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH cần chuẩn bị
- 4 IV. Quy trình nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH
- 5 V. Thời gian giải quyết và lệ phí cấp lại sổ BHXH mất/hỏng
- 6 VI. Một số lưu ý khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH
- 7 VII. Kết luận
I. Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng là gì?
Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng là quy trình do cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện nhằm cấp cho người lao động một cuốn sổ mới thay thế sổ cũ đã bị mất, rách, hỏng, mờ chữ hoặc không còn khả năng sử dụng.
Điểm quan trọng là việc cấp lại này không làm mất đi quyền lợi hay thời gian đã tham gia bảo hiểm xã hội trước đó, bởi toàn bộ dữ liệu được lưu trữ và quản lý tập trung trên hệ thống điện tử quốc gia.
- Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay người lao động có nhiều cách để xin cấp lại sổ BHXH:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia để được hỗ trợ và cấp lại nhanh chóng.
- Xin cấp lại sổ BHXH online qua ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia, thuận tiện cho những ai không có thời gian đi lại.
- Ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động/doanh nghiệp làm thủ tục thay, phù hợp với nhân viên đang làm việc tại công ty.
Việc xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không chỉ đơn thuần là thay thế một cuốn sổ giấy, mà còn đảm bảo quyền lợi pháp lý, giúp người lao động yên tâm trong suốt quá trình tham gia và hưởng các chế độ BHXH.
>>> Xem thêm:
- Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Soạn Hợp Đồng Lao Động Mới Nhất
- Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý
- Quản Lý Doanh Nghiệp, Hộ Kinh Doanh Có Đóng BHXH Bắt Buộc?
- Mức Đóng BHXH Tối Thiểu, Tối Đa Theo Quy Định Mới
- Hỗ Trợ Xăng Xe, Điện Thoại Có Phải Đóng BHXH Không?
II. Điều kiện để được cấp lại sổ BHXH
Không phải trong mọi trường hợp người lao động đều cần hoặc được cấp lại sổ BHXH. Để thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng, người lao động cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản theo quy định. Việc nắm rõ những điều kiện này sẽ giúp quá trình xin cấp lại sổ BHXH diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót.
Sổ BHXH bị mất, hỏng, hay rách nát
- Người lao động được quyền xin cấp lại sổ BHXH do mất hoặc hỏng mà không ảnh hưởng đến thời gian đã đóng.
- Ví dụ: Anh B làm mất sổ khi chuyển nhà. Sau khi nộp đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu TK1-TS, cơ quan BHXH đã cấp lại sổ trong 10 ngày sau đó.
Có đơn đề nghị cấp lại (mẫu TK1-TS)
- Đây là giấy tờ bắt buộc, cần khai đúng mẫu. Cơ quan BHXH hiện áp dụng mẫu TK1-TS cấp lại sổ BHXH mới nhất
- Ví dụ: Chị A soạn nhầm mẫu cũ nên hồ sơ bị trả lại. Sau khi nộp lại đúng mẫu TK1-TS mới, hồ sơ được chấp nhận.
Thông tin cá nhân bị sai lệch
- Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD của người lao động phải đồng bộ với dữ liệu BHXH. Nếu sai phải làm thủ tục điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi.
- Ví dụ: Anh B bị sai số CCCD trên hệ thống nên khi xin cấp lại sổ BHXH online trên app VssID, hồ sơ bị từ chối. Anh phải điều chỉnh lại thông tin trước đó để đám bảo rằng các thông tin với khớp với nhau.
Đang hoặc đã từng tham gia BHXH
- Chỉ người lao động có dữ liệu đóng BHXH mới được giải quyết thủ tục, Người mới đi làm nhưng chưa tham gia BHXH thì không thể xin cấp lại sổ.
- Ví dụ: Bạn A là sinh viên mới ra trường và chưa có dữ liệu đóng BHXH trước đó nên nếu bạn A mới đi làm mà xin cấp lại sổ BHXH thì không thể.
Đã hưởng trợ cấp một lần nhưng cần cấp lại sổ để lưu trữ:
- Người đã hưởng trợ cấp một lần vẫn có thể xin cấp lại sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần để lưu trữ thông tin quá trình đóng.
- Ví dụ: Bà B đã rút BHXH một lần nhưng mất sổ cũ, vẫn có thể xin cấp lại để lưu hồ sơ. Tuy nhiên, sổ này không dùng để tiếp tục đóng BHXH.
Vì thế, nếu người lao động muốn cấp lại sổ BHXH do mất hoặc hỏng, cần phải chuẩn bị mẫu TK1-TS, đảm bảo thông tin cá nhân chính xác và nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH hoặc thực hiện qua dịch vụ công / ứng dụng VssID.
III. Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH cần chuẩn bị
Sau khi biết sơ lược về điều kiện được hỗ trợ cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng, để thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng diễn ra nhanh chóng, người lao động cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Dưới đây là bảng tổng hợp các giấy tờ, hồ sơ quan trọng:
| Giấy tờ cần chuẩn bị | Mô tả chi tiết | Lưu ý khi nộp hồ sơ | Ví dụ |
|
Tờ khai TK1-TS cấp lại sổ BHXH |
Đây là biểu mẫu chuẩn do BHXH Việt Nam ban hành. Người lao động cần điền đầy đủ thông tin cá nhân, lý do cấp lại (mất, hỏng, rách nát, sai thông tin…). | Nên sử dụng mẫu TK1-TS cấp lại sổ BHXH mới nhất 2025 để tránh sai sót. Có thể tải trực tiếp từ website BHXH hoặc điền online. | Anh A bị mất sổ BHXH khi đi công tác. Anh nộp tờ khai TK1-TS cấp lại sổ BHXH trực tuyến qua VssID, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi. |
|
Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu TK1-TS |
Chính là phần đơn tích hợp trong tờ khai TK1-TS. Người lao động ký xác nhận và gửi cùng bộ hồ sơ. | Trường hợp nộp online qua dịch vụ công hoặc ứng dụng VssID, chỉ cần điền và ký điện tử. | Anh A bị mất sổ BHXH. Anh điền mẫu TK1-TS chọn mục “Cấp lại sổ BHXH do mất” và nộp online qua ứng dụng VssID. Sau 5 ngày, anh nhận được sổ mới |
|
Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) |
Dùng để đối chiếu thông tin cá nhân trên sổ BHXH. | Nộp bản photo công chứng hoặc mang bản gốc để đối chiếu khi nộp trực tiếp. | Chị B đổi CMND sang CCCD gắn chip, khi nộp hồ sơ online trên app VssID cấp lại sổ BHXH phải kèm bản scan CCCD mới. |
|
Bảng kê hồ sơ cấp lại sổ BHXH bị mất (nếu cơ quan BHXH yêu cầu) |
Được lập kèm theo tờ khai, nhằm liệt kê toàn bộ giấy tờ nộp trong hồ sơ. Đây là căn cứ để cơ quan BHXH tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ. | Một số nơi không bắt buộc, nhưng chuẩn bị sẵn sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh hơn. | Khi làm thủ tục tại cơ quan BHXH quận X, chị C được yêu cầu nộp thêm bảng kê cấp lại sổ BHXH bị mất theo mẫu sẵn có. |
| Giấy tờ liên quan trong trường hợp đặc biệt | Nếu xin cấp lại sổ BHXH đã hưởng trợ cấp một lần, cần kèm giấy xác nhận đã nhận trợ cấp.
Nếu cấp lại do hỏng, có thể phải nộp lại sổ cũ để đối chiếu. Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. |
Lúc này, sổ chỉ có giá trị tham khảo, không dùng để tiếp tục đóng BHXH. | Công ty Y nộp hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH cho nhân viên bị hỏng, kèm theo sổ cũ đã rách nát để BHXH dễ dàng đối chiếu dữ liệu. |
IV. Quy trình nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ (bao gồm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu TK1-TS, giấy tờ tùy thân, bảng kê liên quan nếu có), người lao động có thể lựa chọn 3 cách nộp phổ biến như sau:
Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
- Người lao động mang tờ khai TK1-TS cấp lại sổ BHXH cùng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi tham gia.
- Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra, cấp giấy hẹn trả kết quả cho người lao động.
Nộp qua doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động
- Thường áp dụng khi người lao động còn đang làm việc.
- Bộ phận nhân sự tổng hợp đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH TK1-TS của NLĐ và gửi lên cơ quan BHXH.
- Cách này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục cá nhân.
Xin cấp lại sổ BHXH online
- Thực hiện trên ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Người lao động chỉ cần điền tờ khai TK1-TS cấp lại sổ BHXH online, ký điện tử và gửi trực tuyến.
- Đây là phương án nhanh chóng, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong BHXH.
Với quy trình ấp lại sổ BHXH hiện nay khá linh hoạt: người lao động có thể nộp trực tiếp, qua doanh nghiệp hoặc online, tùy nhu cầu và điều kiện thực tế.
V. Thời gian giải quyết và lệ phí cấp lại sổ BHXH mất/hỏng
Khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng, người lao động thường quan tâm nhất đến thời gian nhận kết quả và chi phí thực hiện. Theo quy định của BHXH Việt Nam, thời gian giải quyết và lệ phí cấp lại BHXH mất/hỏng như sau:
| Nội dung | Thời gian/Chi phí | Lưu ý |
| Thời gian giải quyết cấp lại sổ BHXH | Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | Nếu cấp lại sổ BHXH do mất/hỏng thông thường, thời gian đúng 10 ngày.
Nếu cần xác minh lại dữ liệu (ví dụ: người lao động đã từng cấp lại sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần), có thể kéo dài tối đa 45 ngày. |
| Cấp lại sổ BHXH online qua VssID/Dịch vụ công | Thường nhanh hơn, khoảng 7-10 ngày làm việc. | Ví dụ: Người lao động nộp hồ sơ qua ứng dụng VssID, ký điện tử và sau 8 ngày nhận được thông báo lên cơ quan BHXH để nhận sổ mới. |
| Lệ phí cấp lại sổ BHXH | Miễn phí 100% theo quy định của BHXH Việt Nam. | Người lao động không phải nộp bất kỳ khoản phí nào khi xin cấp lại sổ BHXH, dù là trực tiếp, qua doanh nghiệp hay online. |
|
Trường hợp mất sổ nhiều lần |
Vẫn được cấp lại miễn phí. |
Tuy nhiên, người lao động cần giải trình lý do trong đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu TK1-TS để cơ quan BHXH xác minh. |
VI. Một số lưu ý khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH
Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng, người lao động cần chú ý những điểm sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mẫu mới nhất (TK1-TS): Đảm bảo điền chính xác thông tin cá nhân, mã số BHXH, lý do xin cấp lại.
- Xác minh dữ liệu BHXH trước khi nộp hồ sơ: Trong trường hợp đã từng cấp lại sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra kỹ dữ liệu, nên người lao động nên tra cứu trước qua ứng dụng VssID.
- Chọn hình thức nộp phù hợp: Nếu muốn nhanh và tiết kiệm thời gian, có thể làm thủ tục cấp lại sổ BHXH online trên Cổng dịch vụ công hoặc app VssID.
- Lưu ý thời gian xử lý: Thông thường là 10 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài 45 ngày nếu cần xác minh. Vì vậy, người lao động nên chủ động nộp sớm để tránh ảnh hưởng quyền lợi.
- Không mất lệ phí cấp lại sổ BHXH: Tránh nhầm lẫn với một số dịch vụ trung gian thu phí; theo quy định của BHXH Việt Nam, việc xin cấp lại hoàn toàn miễn phí.
- Bảo quản số BHXH cẩn thận sau khi cấp lại: Đây là giấy tờ quan trọng để tính lương hưu, trợ cấp ốm đau, thai sản, thất nghiệp. Người lao động nên lưu giữ sổ ở nơi khô ráo, tránh thất lạc.
VII. Kết luận
Việc cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng tuy đơn giản nhưng đóng vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi an sinh xã hội của người lao động. Nếu thực hiện đúng hồ sơ, thủ tục và điều kiện, người lao động có thể nhận lại sổ trong thời gian nhanh chóng mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
Khi xin cấp lại sổ BHXH, người lao động cần ghi nhớ:
- Hồ sơ đầy đủ: Sử dụng mẫu TK1-TS cấp lại sổ BHXH mới nhất 2025.
- Nộp hồ sơ đúng nơi: Có thể chọn nộp trực tiếp, qua doanh nghiệp, online trên VssID hoặc Dịch vụ công.
- Theo dõi tiến trình: Thời gian xử lý thường 7–10 ngày, tối đa 45 ngày nếu cần xác minh dữ liệu.
- Hoàn toàn miễn phí: Người lao động không phải đóng bất kỳ khoản phí nào khi xin cấp lại.
- Bảo quản cẩn thận sau khi nhận sổ mới để tránh phải cấp lại nhiều lần.
Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi LÊ ÁNH HR và tham khảo Khóa học Hành chính – Nhân sự – BHXH thực hành để nắm chắc và áp dụng đúng các quy định BHXH mới nhất.
>>> Xem thêm: