Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN Cuối Năm Đúng Quy Định

Rate this post

Quyết toán thuế TNCN cuối năm là giai đoạn doanh nghiệp và cá nhân cần rà soát toàn bộ thu nhập, số thuế đã khấu trừ và xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng trong năm.

Nếu không nắm rõ quy định về đối tượng quyết toán, điều kiện ủy quyền, thời hạn nộp hồ sơ hay cách lập tờ khai, doanh nghiệp có thể bị phạt chậm nộp, kê khai sai hoặc không được hoàn thuế.

Bài viết dưới đây, Kỹ năng CB sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện quyết toán thuế TNCN chính xác, đúng luật và hạn chế tối đa sai sót khi làm hồ sơ cuối năm.

1. Căn cứ pháp lý về quyết toán thuế TNCN cuối năm

Để xây dựng quy trình quyết toán thuế TNCN chuẩn cho doanh nghiệp, kế toán – HR cần dựa trên một số văn bản pháp luật chính sau:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Đây là “khung” chung quy định về quản lý thuế, trong đó có nội dung về khai, nộp, quyết toán, miễn giảm thuế TNCN.

Luật Thuế Thu nhập cá nhân và các luật sửa đổi, bổ sung

Quy định về đối tượng chịu thuế, cách tính thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP

Hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó có khoản 6 Điều 8 về trường hợp cá nhân phải quyết toán, được ủy quyền, và trường hợp không phải quyết toán.

Thông tư 80/2021/TT-BTC

Hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về quản lý thuế. Đây là căn cứ để dùng mẫu 02, 05 quyết toán TNCN, mẫu 08 ủy quyền, quy định về miễn thuế với số thuế thêm sau quyết toán ≤ 50.000 đồng…

Thông tư 111/2013/TT-BTC (và các thông tư sửa đổi như Thông tư 92/2015/TT-BTC)

Hướng dẫn chi tiết về thuế TNCN, gồm: thu nhập chịu thuế, thu nhập miễn thuế, khấu trừ 10% với thu nhập vãng lai, chứng từ khấu trừ thuế…

Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14

Quy định mức giảm trừ gia cảnh đang áp dụng cho đến hết kỳ tính thuế năm 2025:

– Bản thân: 11.000.000 đồng/tháng

– Mỗi người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng

Ngoài ra, từ kỳ tính thuế năm 2026 trở đi, mức giảm trừ gia cảnh được điều chỉnh tăng theo Nghị quyết mới, nhưng không áp dụng để quyết toán lại cho các năm trước. HR – kế toán cần nắm để tư vấn định hướng cho nhân sự, nhưng khi làm hồ sơ cho năm 2024, 2025 thì vẫn áp dụng mức theo Nghị quyết 954.

2. Ai phải quyết toán và ai được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

2.1. Trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp)

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập (doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, hộ kinh doanh có trả lương…) phải:

Khai quyết toán thuế TNCN hằng năm đối với khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công đã trả cho người lao động trong năm.
Quyết toán thay cho các cá nhân đủ điều kiện ủy quyền, khi họ có giấy ủy quyền theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN.

Trường hợp:

Cả năm không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công → doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Thực tế vẫn có nhiều đơn vị nộp “tờ khai trắng” cho yên tâm. Điều này không bắt buộc và có thể gây rối khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

2.2. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế?

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

Có thu nhập từ hai nơi trở lên, không đáp ứng điều kiện ủy quyền cho bất kỳ tổ chức nào.
Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán > 50.000 đồng.
Có số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau.
Có thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ 10% nhưng tổng thu nhập thấp, muốn quyết toán lại để giảm số thuế phải nộp.
Có thu nhập từ nước ngoài, thu nhập chịu thuế ở nhiều quốc gia và cần xử lý tránh trùng thuế theo hiệp định.

Ngược lại, cá nhân không bắt buộc phải quyết toán nếu:

Số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (được miễn) và cá nhân không yêu cầu quyết toán.
Có số thuế nộp thừa nhưng không yêu cầu hoàn/bù trừ, chấp nhận để nguyên.
Chỉ có thu nhập vãng lai từng lần ≤ 10 triệu, đã khấu trừ 10%, và không yêu cầu quyết toán đối với phần vãng lai.

2.3. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Một điểm HR – kế toán rất hay bị hỏi: “Nhân viên có thu nhập hai nơi có được ủy quyền cho đơn vị chính không?”.

Câu trả lời: Chỉ khi đáp ứng đủ điều kiện sau:

– Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trong năm tính thuế.

– Cá nhân đang làm việc tại thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán (kể cả khi chưa làm đủ 12 tháng trong năm).

– Nếu có thêm thu nhập tại nơi khác thì chỉ được là thu nhập vãng lai, trong đó:

Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng,
Đã được khấu trừ thuế TNCN 10% tại nguồn,
Và cá nhân không yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai này.

– Cá nhân không tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế cho cùng kỳ tính thuế.

– Cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN – Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN gửi cho tổ chức trả thu nhập.

HR – kế toán lưu ý:

Cần có phiếu thu thập thông tin thu nhập tại nơi khác khi nhân viên vào làm hoặc đầu năm, để đánh giá có đủ điều kiện ủy quyền hay không.
Không nên “nhận ủy quyền cho vui”. Nếu cá nhân không đủ điều kiện mà doanh nghiệp vẫn quyết toán thay, khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp sẽ phải giải trình và điều chỉnh.

3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

3.1. Thời hạn với tổ chức trả thu nhập

Theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 126:

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Thông thường, hạn chót là 31/03 năm sau (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu rơi vào ngày nghỉ, lễ).

Lưu ý thực tế:

Đây cũng là thời hạn của Báo cáo tài chính năm và Quyết toán thuế TNDN, nên khối lượng công việc dồn vào cuối tháng 3 rất lớn.
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị dữ liệu quyết toán TNCN từ tháng 01 – 02, thay vì chờ đến sát hạn.

3.2. Thời hạn với cá nhân tự quyết toán

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp của cá nhân là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Thông thường là 30/04 (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu trùng dịp nghỉ lễ 30/4 – 1/5).

3.3. Trường hợp nộp chậm nhưng có số thuế được hoàn

– Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa, xin hoàn, pháp luật không phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán. Tuy nhiên, thời gian xử lý hoàn thuế có thể kéo dài hơn.

– Nếu cá nhân có số thuế phải nộp thêm mà nộp hồ sơ trễ, có thể bị:

Tính tiền chậm nộp thuế,
Bị xử phạt hành chính về chậm nộp hồ sơ khai thuế.

HR – kế toán khi tư vấn cho người lao động nên nhấn mạnh: nếu có số thuế phải nộp thêm thì nên quyết toán đúng hạn, tránh tâm lý “để từ từ”.

4. Mức giảm trừ gia cảnh và hồ sơ người phụ thuộc

4.1. Mức giảm trừ gia cảnh đang áp dụng đến hết kỳ tính thuế 2025

Theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, đến hết năm 2025:

Giảm trừ bản thân người nộp thuế: 11.000.000 đồng/tháng
Giảm trừ mỗi người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng

Mức giảm trừ này được dùng để:

Tính số thuế phải nộp theo Biểu lũy tiến từng phần cho người lao động,
Đồng thời làm căn cứ xác định ngưỡng thu nhập phải nộp thuế.

4.2. Nguyên tắc tính giảm trừ

Giảm trừ cho bản thân:

Tính theo số tháng trong năm mà cá nhân là cư trú và có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.
Nếu cả năm làm việc tại Việt Nam, thông thường sẽ tính đủ 12 tháng.

Giảm trừ cho người phụ thuộc:

Tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng đăng ký tùy trường hợp và hồ sơ.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho 1 người nộp thuế trong cùng một thời kỳ.

Khi quyết toán, cần đối chiếu:

Tháng bắt đầu giảm trừ của từng người phụ thuộc,
Tránh trường hợp kê giảm trừ cho cả năm trong khi người phụ thuộc chỉ đủ điều kiện trong một số tháng.

4.3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Tùy từng đối tượng, hồ sơ có thể gồm:

– Con dưới 18 tuổi: Giấy khai sinh; CCCD (nếu có).

– Con trên 18 tuổi đang học đại học, cao đẳng, trung cấp…: Giấy khai sinh, giấy xác nhận đang học/thẻ sinh viên.

– Con trên 18 tuổi không có khả năng lao động: Hồ sơ bệnh án, giấy xác nhận khuyết tật, các giấy tờ chứng minh bệnh hiểm nghèo.

– Vợ/chồng, cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột, người khác mà cá nhân trực tiếp nuôi dưỡng:

Giấy tờ chứng minh quan hệ (Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn…).
Giấy tờ chứng minh người đó không có thu nhập hoặc thu nhập thấp hơn mức quy định (thường là ≤ 1 triệu đồng/tháng chịu thuế).

HR – kế toán cần:

Thu thập và lưu trữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc dạng bản giấy hoặc scan,
Đồng thời đăng ký người phụ thuộc trên hệ thống Thuế điện tử (nếu chưa đăng ký) trước khi tính giảm trừ.

Một lỗi rất phổ biến khi quyết toán:

Cùng một người con nhưng cả vợ và chồng đều kê giảm trừ,
Hoặc đã hết điều kiện (con đi làm, kết thúc học) nhưng vẫn tiếp tục tính giảm trừ.

Hiện nay dữ liệu của cơ quan thuế đã được đối chiếu khá tốt, nên những trường hợp trùng lặp sẽ bị phát hiện khi quyết toán.

5. Biểu mẫu quyết toán thuế TNCN theo Thông tư 80

5.1. Biểu mẫu dành cho tổ chức trả thu nhập

Doanh nghiệp sử dụng các biểu mẫu sau (tích hợp sẵn trong HTKK và Thuế điện tử):

Tờ khai quyết toán thuế TNCN – Mẫu số 05/QTT-TNCN

Là tờ khai tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
Thống kê: số lao động, tổng thu nhập chịu thuế, thuế đã khấu trừ, số thuế phải nộp thêm, số thuế nộp thừa…

Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN

Bảng kê chi tiết các cá nhân có thu nhập tính thuế theo Biểu lũy tiến từng phần (HĐLĐ từ 3 tháng trở lên).
Thể hiện thông tin cá nhân, thu nhập, bảo hiểm bắt buộc, các khoản giảm trừ, số thuế phải nộp…

Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN

Bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần 10%, 20%…
Áp dụng cho: lao động thời vụ, hợp đồng dưới 3 tháng, thu nhập vãng lai từ 2 triệu/lần trở lên đã khấu trừ 10%.

Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN

Bảng kê thông tin người phụ thuộc đăng ký giảm trừ tại doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho cá nhân khi họ có nhu cầu tự quyết toán.

5.2. Biểu mẫu dành cho cá nhân tự quyết toán

Cá nhân tự quyết toán sử dụng:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN – Mẫu số 02/QTT-TNCN

Dùng để kê khai toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm;
Kê cả thu nhập tại nhiều nơi, thu nhập vãng lai, thu nhập từ nước ngoài (nếu có).

Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN

Bảng kê người phụ thuộc được tính giảm trừ trong năm.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Do các đơn vị chi trả thu nhập cấp theo Nghị định 123;
Cá nhân có thể yêu cầu doanh nghiệp gửi file hoặc bản in thể hiện từ chứng từ điện tử.

Thư xác nhận thu nhập

Áp dụng khi đơn vị đã giải thể, không còn cấp được chứng từ khấu trừ;
Cần có xác nhận của cơ quan thuế quản lý đơn vị đó.

6. Quy trình quyết toán thuế TNCN online từng bước

Bước 1 – Chuẩn bị và rà soát dữ liệu

Đối với doanh nghiệp:

– Tổng hợp bảng lương 12 tháng trong năm dương lịch;

– Đối chiếu:

Tổng thu nhập chịu thuế,
Các khoản bảo hiểm bắt buộc,
Các khoản giảm trừ (bản thân và người phụ thuộc),
Số thuế TNCN đã khấu trừ theo tháng/quý;

– So sánh số liệu giữa:

Bảng lương – bảng tính thuế nội bộ,
Sổ cái tài khoản 334 (phải trả người lao động),
Sổ cái tài khoản 3335 (thuế TNCN),
Tờ khai thuế TNCN tạm tính hàng tháng/quý đã nộp.

Mục tiêu: dữ liệu phải khớp nhau, tránh tình trạng:

Số liệu bảng lương khác số liệu trên tờ khai,
Doanh nghiệp đã trả lương nhưng không kê khai thuế, hoặc ngược lại.

Bước 2 – Lập tờ khai trên HTKK hoặc kê khai trực tuyến

Đối với doanh nghiệp:

– Mở phần mềm HTKK → chọn Thuế TNCN → chọn “05/QTT-TNCN (theo TT80/2021)”;

– Nhập dữ liệu vào các phụ lục 05-1, 05-2, 05-3 trước;
– Kiểm tra lỗi:
Mã số thuế cá nhân,
Số CMND/CCCD,
Tháng tính giảm trừ người phụ thuộc,
Các khoản miễn thuế, giảm trừ…

– Sau khi phụ lục không còn lỗi, hệ thống tự động tổng hợp lên tờ khai 05.

Đối với cá nhân:

– Truy cập canhan.gdt.gov.vn hoặc app eTax Mobile;

– Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử cá nhân;

– Chọn chức năng “Quyết toán thuế TNCN” → chọn tờ khai 02/QTT-TNCN;

– Kê khai thu nhập từng nơi, số thuế đã khấu trừ, thông tin người phụ thuộc;

– Đính kèm các tài liệu scan:

Chứng từ khấu trừ,
Thư xác nhận thu nhập (nếu có),
Hồ sơ người phụ thuộc (nếu đăng ký mới).

Bước 3 – Kết xuất, ký điện tử và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp:

– Từ HTKK, kết xuất tờ khai và phụ lục ra file XML.

– Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ doanh nghiệp).

– Vào “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML”, tải file XML lên.

– Ký điện tử bằng chữ ký số (Token) và gửi.

Cá nhân:

Kê khai trực tuyến hoàn toàn trên cổng cá nhân (không cần XML), hoặc
Dùng HTKK lập file XML rồi tải lên cổng cá nhân.

Trong quá trình nộp, cá nhân chọn:

Quyết toán nộp thêm,
Hoặc hoàn/bù trừ thuế nộp thừa.

Bước 4 – Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ

Sau khi nộp xong:

– Hệ thống gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử;

– Thông thường trong 1–3 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi:

Thông báo chấp nhận hồ sơ, hoặc
Thông báo không chấp nhận (kèm lý do: sai MST, sai cơ quan thuế, sai định dạng file, trùng dữ liệu…).

HR – kế toán hoặc cá nhân cần:

Đọc kỹ nội dung thông báo,
Chỉnh sửa, điều chỉnh tờ khai (nếu được yêu cầu),
Nộp lại hồ sơ đúng cơ quan thuế quản lý và đúng thời hạn.

7. Những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN và cách tránh

7.1. Xác định sai thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế

Một số lỗi điển hình:

Tiền ăn giữa ca vượt mức cho phép nhưng vẫn loại toàn bộ khỏi thu nhập chịu thuế.
Phụ cấp trang phục vượt 5 triệu/năm nhưng không tính vào thu nhập chịu thuế.
Các khoản khoán chi (điện thoại, xăng xe, tiếp khách…) không có quy chế nội bộ, không có chứng từ nhưng vẫn coi là không chịu thuế.

Cách hạn chế:

Ban hành Quy chế lương, quy chế phúc lợi rõ ràng, ghi cụ thể các khoản được hưởng.
Tra cứu lại quy định về trần miễn thuế của từng khoản (ăn ca, trang phục, nghỉ mát, bảo hiểm, phụ cấp…).
Khi không chắc, nên hỏi lại cơ quan thuế quản lý hoặc tham khảo văn bản hướng dẫn chính thức.

7.2. Sai thông tin mã số thuế và quản lý người phụ thuộc

Lỗi phổ biến:

Nhân viên chưa có mã số thuế cá nhân nhưng doanh nghiệp đã tính giảm trừ người phụ thuộc.
Một người phụ thuộc được kê cho nhiều người nộp thuế, ví dụ: vợ và chồng cùng kê một con.
Không điều chỉnh giảm trừ khi người phụ thuộc đã hết điều kiện (đi làm, có thu nhập, đã qua tuổi học…).

Cách xử lý:

Ngay khi nhân viên vào làm, HR – kế toán nên đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên (nếu chưa có).
Đối với người phụ thuộc, nên lưu file excel/danh sách tổng hợp, so sánh toàn bộ nhân viên trong công ty, tránh trùng.
Hằng năm rà soát lại: có ai hết điều kiện phụ thuộc không (con ra trường, người phụ thuộc mất, đã đi làm…).

7.3. Nhận ủy quyền quyết toán sai đối tượng

Nhiều doanh nghiệp “nhận ủy quyền cho nhanh” nhưng:

Nhân viên có thu nhập từ hai nơi chính, cùng ký HĐLĐ ≥ 3 tháng, không chỉ là thu nhập vãng lai;
Hoặc thu nhập vãng lai bình quân tháng > 10 triệu đồng;
Hoặc phần thu nhập vãng lai chưa khấu trừ 10% đầy đủ.

Khi cơ quan thuế rà soát:

Doanh nghiệp phải điều chỉnh lại tờ khai 05,
Nhân viên phải tự quyết toán lại, rất mất thời gian cả hai bên.

Giải pháp:

Xây dựng form cam kết thông tin thu nhập cho người lao động (ghi rõ: nơi khác có thu nhập hay không, mức nào, đã khấu trừ 10% chưa).
Chỉ nhận ủy quyền khi đảm bảo đủ điều kiện.
Tại Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN nên có thêm phần cam kết, quy định rõ: NLĐ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin.

7.4. Sai sót trong khớp số liệu nội bộ và với cơ quan thuế

Một số doanh nghiệp gặp các lỗi:

Số liệu trên sổ cái 334, 3335 không khớp với tờ khai tháng/quý.
Tạm khai nhiều nhưng khi quyết toán không tổng hợp đủ, hoặc ngược lại.
Kê khai thiếu một vài nhân viên do nghỉ việc giữa năm, không cập nhật kịp.

Cách hạn chế:

– Cuối mỗi quý, nên đối chiếu số liệu thuế TNCN với bảng lương và sổ cái 3335.

– Trước khi quyết toán, lập một bảng đối chiếu tổng hợp, check: số lao động, tổng lương, tổng thuế, số đã nộp…

– Đối với nhân viên nghỉ việc, cần:

Đảm bảo đã khấu trừ thuế đầy đủ,
Cấp chứng từ khấu trừ nếu họ tự quyết toán sau này.

Quyết toán thuế TNCN cuối năm không phải là nghiệp vụ phức tạp, nhưng yêu cầu dữ liệu phải chính xác và quy trình phải tuân thủ đầy đủ pháp lý.

Khi HR – kế toán nắm rõ thời hạn, điều kiện ủy quyền, mức giảm trừ và quy trình nộp online, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa rủi ro bị phạt, đồng thời giúp người lao động được hoàn thuế nhanh chóng và minh bạch.