So Sánh Quyết Toán Thuế TNCN Cho Doanh Nghiệp Và Cá Nhân

5/5 - (1 bình chọn)

Quyết toán thuế TNCN là bước quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân hoàn tất nghĩa vụ thuế hằng năm theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, giữa hai đối tượng này tồn tại nhiều điểm khác biệt về thủ tục, hồ sơ và thời hạn, khiến không ít người nhầm lẫn, kê khai sai hoặc nộp chậm dẫn đến bị xử phạt.

Bài viết dưới đây của KỸ NĂNG CB sẽ hệ thống và so sánh chi tiết, cập nhật các quy định mới nhất, giúp bạn thực hiện đúng và tối ưu nghĩa vụ thuế.

I. Tổng quan về quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Quyết toán thuế TNCN là bước quan trọng trong quản lý tài chính, khép lại chu kỳ thuế hằng năm, giúp cá nhân và tổ chức tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và góp phần đảm bảo nguồn thu ngân sách minh bạch, hiệu quả.

1. Bản chất quyết toán thuế TNCN

Theo Khoản 10, Điều 3 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, “khai quyết toán thuế” được hiểu là:

“Việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.”

Từ định nghĩa này, có thể diễn giải một cách thực tiễn rằng: Quyết toán thuế TNCN là quá trình người nộp thuế (cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền) thực hiện kê khai, tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế phát sinh trong năm tính thuế (thường là năm dương lịch), các khoản giảm trừ hợp pháp được hưởng, đối chiếu với số thuế đã tạm nộp hoặc đã bị khấu trừ trong năm. Trên cơ sở đó, người nộp thuế sẽ xác định chính xác tổng số nghĩa vụ thuế của cả năm.

Kết quả của quá trình này sẽ là việc xác định số thuế còn phải nộp thêm (nếu số đã nộp nhỏ hơn nghĩa vụ) hoặc số thuế nộp thừa (nếu số đã nộp lớn hơn nghĩa vụ), từ đó làm căn cứ để nộp bổ sung hoặc đề nghị hoàn thuế, bù trừ cho kỳ sau.

Đây là bước cuối cùng để xác định chính xác nghĩa vụ thuế trong năm tài chính, đảm bảo cả người nộp thuế và cơ quan thuế đều có căn cứ pháp lý rõ ràng.

2. Ý nghĩa của quyết toán Thuế TNCN

Hoạt động quyết toán thuế TNCN mang ý nghĩa quan trọng với hai nhóm chủ thể: người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.

– Đối với người nộp thuế

Hoàn thành nghĩa vụ pháp lý: Mọi cá nhân và tổ chức thuộc diện quyết toán phải thực hiện đúng thời hạn, tránh vi phạm hành chính và các rủi ro pháp lý liên quan.
Bảo vệ quyền lợi tài chính: Đây là cơ chế duy nhất để cá nhân được hoàn số thuế đã nộp thừa. Nếu không quyết toán, quyền lợi này sẽ mất hiệu lực và không được bù trừ cho kỳ sau.
Tối ưu hóa nghĩa vụ thuế: Thông qua quyết toán, người nộp thuế có thể rà soát và áp dụng đầy đủ các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện – nhân đạo – khuyến học,… nhằm tính toán chính xác và hợp pháp số thuế cuối cùng phải nộp.

– Đối với cơ quan thuế và Nhà nước

Công cụ quản lý thuế trọng yếu: Quyết toán giúp cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu kê khai – nộp thuế trong năm, phát hiện kịp thời sai sót, gian lận, đồng thời đảm bảo nguồn thu ngân sách được tập trung đầy đủ.
Thực hiện công bằng xã hội: Với cơ chế thuế lũy tiến từng phần, quyết toán là giai đoạn để thực hiện nguyên tắc “thu nhập cao hơn – nộp thuế nhiều hơn” một cách chính xác trên tổng thu nhập cả năm. Đây là công cụ quan trọng để điều tiết thu nhập, góp phần thu hẹp khoảng cách giàu nghèo và tăng cường công bằng xã hội.

3. Cơ sở pháp lý hướng dẫn Quyết toán thuế hiện hành

Hoạt động quyết toán thuế TNCN hiện được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật sau:

Các Văn bản pháp luật chủ chốt điều chỉnh Quyết toán thuế TNCN (tính đến tháng 10/2025)

Loại Văn bản	Số hiệu	Cơ quan ban hành	Ngày hiệu lực	Tóm tắt Vai trò chính đối với Quyết toán thuế TNCN
Luật	38/2019/QH14	Quốc hội	01/07/2020	Đặt ra khung pháp lý tổng thể về quản lý thuế, quy định nguyên tắc, thủ tục, thời hạn, địa điểm, xử lý vi phạm trong khai và quyết toán thuế.
	04/2007/QH12 (và các Luật sửa đổi)	Quốc hội	01/01/2009	Quy định về đối tượng nộp thuế, thu nhập chịu thuế, thu nhập miễn thuế, các khoản giảm trừ và biểu thuế suất. Đây là cơ sở để tính toán nghĩa vụ thuế.
	56/2024/QH15	Quốc hội	01/01/2025	Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế và Luật Thuế TNCN, có ảnh hưởng trực tiếp đến kỳ quyết toán thuế năm 2025.
Nghị định	126/2020/NĐ-CP	Chính phủ	05/12/2020	Hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế, quy định cụ thể về các trường hợp phải quyết toán, được ủy quyền quyết toán, thời hạn và nơi nộp hồ sơ.
	65/2013/NĐ-CP (và các NĐ sửa đổi)	Chính phủ	01/07/2013	Hướng dẫn chi tiết Luật Thuế TNCN, làm rõ các loại thu nhập và các khoản giảm trừ.
	125/2020/NĐ-CP	Chính phủ	05/12/2020	Quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi chậm nộp hồ sơ, khai sai, trốn thuế.
Thông tư	80/2021/TT-BTC	Bộ Tài chính	01/01/2022	Hướng dẫn chi tiết Nghị định 126, ban hành các mẫu biểu tờ khai quyết toán (02/QTT-TNCN, 05/QTT-TNCN và các phụ lục) và quy trình thực hiện.
Văn bản hợp nhất	02/VBHN-BTC (2024)	Bộ Tài chính	04/01/2024	Hợp nhất các Thông tư hướng dẫn Luật Thuế TNCN (chủ yếu là Thông tư 111/2013/TT-BTC và các sửa đổi), tạo sự thuận tiện trong tra cứu.
Văn bản hợp nhất	103/VBHN-VPQH (2025)	Văn phòng Quốc hội	27/08/2025	Hợp nhất Luật Thuế TNCN và các luật sửa đổi, bổ sung liên quan, cung cấp một văn bản tham chiếu thống nhất.

Quyết toán thuế TNCN không chỉ là một thủ tục hành chính định kỳ, mà còn là công cụ quản trị tài chính cá nhân và tổ chức hiệu quả. Việc nắm rõ bản chất, vai trò và quy định pháp lý sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động trong quá trình kê khai, hạn chế rủi ro, đồng thời đảm bảo tối đa quyền lợi về thuế theo đúng pháp luật.

II. Quyết toán thuế TNCN đối với Doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những trụ cột pháp lý mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ quy định và minh bạch tài chính. Không chỉ dừng lại ở nghĩa vụ khai – nộp thuế, công tác quyết toán còn phản ánh trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập trong việc bảo vệ quyền lợi người lao động, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính cho chính doanh nghiệp.

1. Đối tượng & phạm vi quyết toán thuế TNCN

– Doanh nghiệp bắt buộc quyết toán: Chỉ cần phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động (dù chỉ một lần/năm), tổ chức đó đã mặc nhiên có nghĩa vụ quyết toán TNCN cuối năm. Quy định này áp dụng ngay cả khi trong năm không có khấu trừ thuế.

– Miễn trừ quyết toán: Trường hợp doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập hoặc đã tạm ngừng hoạt động hợp lệ trong cả năm dương lịch.

Điểm lưu ý quan trọng: nếu doanh nghiệp chỉ tạm ngừng hoạt động một phần của năm nhưng có chi trả lương trong khoảng thời gian còn hoạt động, vẫn phải lập hồ sơ quyết toán cho khoảng thời gian đó.

2. Quy định ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cơ chế ủy quyền cho phép doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động, giúp giảm tải thủ tục hành chính cho cá nhân. Tuy nhiên, việc nhận ủy quyền cũng đi kèm với trách nhiệm pháp lý lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải thẩm định chặt chẽ các điều kiện.

(1) Điều kiện để người lao động được ủy quyền quyết toán cho Doanh nghiệp

Một cá nhân được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Điều kiện cốt lõi: Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 03 tháng trở lên tại một nơi duy nhất và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức thực hiện việc quyết toán thuế. Yếu tố “đang làm việc tại thời điểm quyết toán” là mấu chốt, có nghĩa là những cá nhân đã nghỉ việc trước thời điểm này sẽ không đủ điều kiện ủy quyền, dù đã làm việc gần trọn năm tính thuế.
Trường hợp có thu nhập vãng lai: Cá nhân có HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác nhưng bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%. Trong trường hợp này, nếu cá nhân không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai đó thì được phép ủy quyền.
Trường hợp điều chuyển, sáp nhập: Cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, hoặc trong cùng một hệ thống, thì được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới. Tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

(2) Các trường hợp người lao động bắt buộc phải tự quyết toán thuế

Người lao động không được ủy quyền và phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên (trừ các trường hợp được miễn trừ đã nêu ở trên).
Có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng hoặc có thu nhập vãng lai nhưng chưa được khấu trừ thuế tại nguồn.
Có thu nhập từ nước ngoài (do tổ chức, cá nhân ở nước ngoài chi trả).
Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Đã nghỉ việc tại công ty vào thời điểm công ty thực hiện quyết toán thuế.

(3) Trách nhiệm của Doanh nghiệp khi nhận và không nhận ủy quyền

Vai trò của doanh nghiệp thay đổi rõ rệt tùy thuộc vào việc có nhận ủy quyền hay không. Việc nhận ủy quyền không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là sự chuyển giao rủi ro pháp lý từ cá nhân sang doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp xác định sai điều kiện ủy quyền của một nhân viên (ví dụ, không nắm được việc họ có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng ở nơi khác), doanh nghiệp sẽ là đối tượng bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh và có thể bị xử phạt.

Khi nhận ủy quyền: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về tính chính xác của số liệu kê khai, thay mặt người lao động thực hiện toàn bộ quy trình tính toán, nộp số thuế còn thiếu hoặc làm thủ tục hoàn trả số thuế nộp thừa.
Khi không nhận ủy quyền: Trách nhiệm của doanh nghiệp chỉ giới hạn ở việc khấu trừ thuế TNCN đúng và đủ theo tháng hoặc quý, nộp vào ngân sách nhà nước, và phải cấp “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” khi người lao động yêu cầu để họ có cơ sở tự quyết toán.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quyết toán thuế TNCN

Trách nhiệm của doanh nghiệp xuyên suốt năm tài chính bao gồm:

Khấu trừ thuế hàng tháng/quý: Doanh nghiệp phải tính toán và khấu trừ số thuế TNCN phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi chi trả. Việc lựa chọn kê khai theo tháng hay quý phụ thuộc vào kỳ kê khai thuế GTGT hoặc khi tổng số thuế TNCN khấu trừ phát sinh trong tháng từ 50 triệu đồng trở lên.
Cấp chứng từ khấu trừ thuế: Đây là nghĩa vụ bắt buộc khi người lao động (đặc biệt là những người phải tự quyết toán) có yêu cầu. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng.
Khai và nộp tờ khai quyết toán thuế năm: Tổng hợp toàn bộ dữ liệu thu nhập và thuế của cả năm để lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN.

4. Hướng dẫn chi tiết quy trình lập tờ khai quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp

Quy trình lập tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu 05/QTT-TNCN (Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc cổng Thuế điện tử (eTax) bao gồm các bước cốt lõi sau:

BƯỚC 1: Chuẩn bị và tổng hợp dữ liệu

– Tập hợp đầy đủ bảng lương, chứng từ chi trả lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và các khoản thu nhập khác trong năm tính thuế.

– Rà soát và hệ thống hóa danh sách người lao động, mã số thuế (MST), thông tin người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ gia cảnh.

– Thu thập Giấy ủy quyền quyết toán thuế (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) bản gốc có chữ ký của những người lao động đủ điều kiện và có nhu cầu ủy quyền.

BƯỚC 2: Lập các Phụ lục Bảng kê trên HTKK/eTax

Đây là bước quan trọng nhất, vì dữ liệu từ các phụ lục sẽ tự động được tổng hợp lên tờ khai chính. Việc phân loại sai người lao động vào các phụ lục không chỉ là lỗi kỹ thuật mà còn có thể bị cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) xem là dấu hiệu của việc lách luật lao động, dẫn đến rủi ro thanh tra liên ngành.

– Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (Áp dụng Biểu thuế lũy tiến):

+ Đối tượng: Dành cho các cá nhân cư trú ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên.

+ Hướng dẫn kê khai: Kê khai đầy đủ các chỉ tiêu như họ tên, MST, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện), số thuế đã khấu trừ. Đặc biệt, phải đánh dấu “x” vào cột “Cá nhân ủy quyền quyết toán thay” (chỉ tiêu ) đối với những người lao động đã nộp giấy ủy quyền.

+ Tình huống thực tế: Đối với người lao động ký hợp đồng thử việc sau đó chuyển sang chính thức và đủ điều kiện ủy quyền, toàn bộ thu nhập trong năm (bao gồm cả thời gian thử việc) sẽ được cộng gộp và kê khai trên phụ lục này.

– Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN (Áp dụng Thuế suất toàn phần):

+ Đối tượng: Dành cho cá nhân cư trú không ký HĐLĐ, ký HĐLĐ dưới 03 tháng, hoặc cá nhân không cư trú.

+ Hướng dẫn kê khai: Kê khai tổng thu nhập chịu thuế và tổng số thuế TNCN đã khấu trừ (thường là 10% đối với cá nhân cư trú và 20% đối với cá nhân không cư trú).

+ Tình huống thực tế: Nếu người lao động thử việc nhưng cuối năm không đủ điều kiện ủy quyền, phần thu nhập trong thời gian thử việc sẽ được kê khai vào phụ lục này, trong khi phần thu nhập từ hợp đồng chính thức sẽ kê khai vào Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN.

– Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN (Kê khai người phụ thuộc):

+ Đối tượng: Kê khai thông tin chi tiết của tất cả người phụ thuộc (NPT) đã được người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh trong năm.

+ Hướng dẫn kê khai: Ghi rõ thông tin của người nộp thuế và từng người phụ thuộc (họ tên, ngày sinh, MST của NPT, số giấy tờ, quan hệ), và đặc biệt là khoảng thời gian tính giảm trừ trong năm (từ tháng… đến tháng…). Việc kê khai này phải dựa trên hồ sơ đăng ký NPT hợp lệ mà doanh nghiệp đang lưu giữ.

BƯỚC 3: Hoàn thiện Tờ khai 05/QTT-TNCN và kiểm tra đối chiếu

– Sau khi hoàn tất các phụ lục, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu lên các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai chính Mẫu 05/QTT-TNCN.

– Kiểm tra chéo (quan trọng): Doanh nghiệp phải thực hiện đối chiếu tổng số thuế TNCN đã khấu trừ kê khai trên các tờ khai tháng/quý trong năm với chỉ tiêu tổng hợp trên tờ khai quyết toán năm. Sự chênh lệch giữa các báo cáo này là một trong những dấu hiệu rủi ro cao, dễ bị cơ quan thuế phát hiện và yêu cầu giải trình.

– Xác định số thuế cuối cùng: Phần mềm sẽ tính toán ra số thuế còn phải nộp thêm (chỉ tiêu ) hoặc số thuế đã nộp thừa (chỉ tiêu ) của toàn bộ các cá nhân mà doanh nghiệp kê khai.

BƯỚC 4: Nộp tờ khai và hoàn thành nghĩa vụ thuế

– Kết xuất tờ khai dưới định dạng file XML từ phần mềm HTKK.

– Đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn), sử dụng chữ ký số để ký và nộp tờ khai.

– Nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm, doanh nghiệp tiến hành lập giấy nộp tiền và chuyển vào ngân sách nhà nước.

– Nếu có số thuế nộp thừa của các cá nhân ủy quyền, doanh nghiệp có trách nhiệm bù trừ hoặc làm thủ tục hoàn thuế và trả lại cho người lao động.

5. Hồ sơ và thời hạn nộp quyết toán thuế TNCN

Tuân thủ đúng và đủ về hồ sơ và thời hạn là yếu tố tiên quyết để tránh các rủi ro về xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hồ sơ nộp cho cơ quan thuế và hồ sơ phải lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

Dưới đây là danh mục hồ sơ quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp cần chuẩn bị và thời hạn cần tuân thủ:

(1) Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế

Bộ hồ sơ điện tử nộp qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN.
Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
Phụ lục Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

(2) Hồ sơ, chứng từ lưu tại Doanh nghiệp

Đây là các tài liệu pháp lý gốc làm cơ sở cho số liệu trên tờ khai, có vai trò quyết định khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra. Việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ này quan trọng hơn cả việc nộp tờ khai, bởi chúng chính là bằng chứng để bảo vệ tính đúng đắn của doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN): Bản gốc có chữ ký của người lao động.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Bản sao công chứng/chứng thực các giấy tờ cần thiết như giấy khai sinh, CCCD, giấy xác nhận nơi cư trú, giấy tờ chứng minh mối quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Bản cam kết Mẫu 08/CK-TNCN: Đối với các cá nhân có thu nhập tại một nơi ước tính cả năm chưa đến mức phải nộp thuế.
Hồ sơ lao động và tiền lương: Hợp đồng lao động, các phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, tăng lương, các quy chế lương thưởng của công ty.
Chứng từ chi trả: Bảng lương hàng tháng, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng thể hiện việc chi trả lương, thưởng.

(3) Thời hạn nộp quyết toán thuế TNCN

Việc tuân thủ thời hạn quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc, giúp doanh nghiệp và cá nhân tránh rủi ro xử phạt, đồng thời đảm bảo đầy đủ quyền lợi về thuế. Dưới đây là các mốc thời gian cần đặc biệt lưu ý cho kỳ tính thuế 2025, theo quy định pháp luật hiện hành:

– Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với Doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải tổng hợp thu nhập đã chi trả trong năm 2025, lập hồ sơ quyết toán và nộp cho cơ quan thuế đúng hạn.

Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
VÍ DỤ: Đối với kỳ tính thuế 2025, Hạn cuối là ngày 31/03/2026 (Thứ Ba).

⇒ Doanh nghiệp nên chủ động lên kế hoạch rà soát dữ liệu từ đầu năm, sử dụng phần mềm kê khai để đảm bảo hồ sơ nộp đúng hạn, tránh các vi phạm về kê khai hoặc nộp chậm.

– Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với Cá nhân tự quyết toán

Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc không đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp cần tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
VÍ DỤ: Đối với kỳ tính thuế 2025, Hạn cuối là ngày 30/04/2026 (Thứ Năm). Trường hợp ngày 30/04/2026 và 01/05/2026 trùng kỳ nghỉ lễ, thời hạn sẽ được lùi sang ngày làm việc kế tiếp, tức ngày 04/05/2026 (Thứ Hai).

⇒ Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mốc thời gian này cho các lao động không đủ điều kiện ủy quyền, giúp họ chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh tình trạng nộp chậm dẫn đến bị xử phạt.

II. Quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân

Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để cá nhân bảo vệ quyền lợi tài chính của mình. Việc xác định đúng tình trạng cư trú và hình thức quyết toán là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định toàn bộ nghĩa vụ, quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị. Sự nhầm lẫn ở bước này có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ tài chính của người nộp thuế.

1. Quy định về đối tượng & phạm vi quyết toán thuế TNCN

1.1. Đối tượng là cá nhân cư trú

Một cá nhân được xác định là cá nhân cư trú nếu đáp ứng một trong hai điều kiện cốt lõi theo quy định của Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn.

Có mặt tại Việt Nam ≥ 183 ngày trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục.
Hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (thường trú hoặc hợp đồng thuê ≥ 183 ngày).

Khi thay đổi tình trạng cư trú trong năm, phương pháp tính thuế sẽ thay đổi từ thuế suất toàn phần 20% sang biểu thuế lũy tiến từng phần. Đây là yếu tố quan trọng khi tính nghĩa vụ thuế cuối năm.

Dựa trên nguồn thu nhập và tình trạng lao động, cá nhân cư trú sẽ thuộc một trong hai trường hợp quyết toán sau:

– Trường hợp 1: Cá nhân được ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả thu nhập

Đây là hình thức phổ biến, giúp giảm tải thủ tục hành chính cho người lao động. Để được ủy quyền, cá nhân phải đáp ứng đồng thời các điều kiện chặt chẽ sau :

+ Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi duy nhất trong năm tính thuế.

+ Thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm thực hiện quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

+ Trường hợp đặc biệt được ủy quyền: Ngoài thu nhập tại nơi làm việc chính, cá nhân có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác, nhưng phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện: thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng, đã được các đơn vị chi trả khấu trừ thuế 10%, và cá nhân không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này.

– Trường hợp 2: Cá nhân bắt buộc tự quyết toán thuế với Cơ quan Thuế

Các trường hợp bắt buộc phải tự quyết toán bao gồm :

+ Có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên.

+ Không đủ điều kiện ủy quyền, ví dụ: đã nghỉ việc tại công ty vào thời điểm quyết toán, hoặc có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng nhưng chưa bị khấu trừ thuế.

+ Có thu nhập từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chưa thực hiện khấu trừ thuế.

+ Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.

+ Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán, hoặc có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

+ Cá nhân thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.

1.2. Đối tượng là cá nhân không cư trú

Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng bất kỳ điều kiện nào của cá nhân cư trú. Nghĩa vụ thuế của đối tượng này được xác định như sau:

Phạm vi thu nhập chịu thuế: Chỉ tính trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập.
Thuế suất: Áp dụng một mức thuế suất toàn phần là 20% trên thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.
Giảm trừ: Không được áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
Nghĩa vụ quyết toán: Do đã bị khấu trừ thuế 20% tại nguồn trên từng lần phát sinh thu nhập, cá nhân không cư trú không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN vào cuối năm.

2. Quy trình thực hiện Quyết toán thuế TNCN đối với Cá nhân

Với sự phát triển của công nghệ, việc quyết toán thuế không còn là một thủ tục giấy tờ phức tạp. Hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế đã số hóa toàn bộ quy trình, mang lại sự thuận tiện tối đa. Tuy nhiên, sự tiện lợi này đi kèm với yêu cầu về tính chính xác tuyệt đối. Cơ quan thuế có khả năng đối chiếu chéo dữ liệu từ nhiều nguồn, do đó, mọi sai sót dù là nhỏ nhất trong kê khai đều có thể bị phát hiện. Dưới đây là lộ trình 3 bước để thực hiện quyết toán một cách hiệu quả và chính xác.

(1) Bước 1: Giai đoạn Chuẩn bị – Nền tảng cho một kỳ quyết toán thành công

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định sự thành công và chính xác của toàn bộ quá trình.

Thu thập và đối chiếu chứng từ: Yêu cầu tất cả các tổ chức đã chi trả thu nhập trong năm cấp “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” theo quy định. Cá nhân cần kiểm tra cẩn thận các thông tin trên chứng từ này (tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ) và đối chiếu với bảng lương hoặc sao kê ngân hàng để đảm bảo không có sai sót.
Rà soát thông tin định danh: Kiểm tra Mã số thuế (MST) cá nhân để đảm bảo tính duy nhất và chính xác. Đồng thời, rà soát lại thông tin của những người phụ thuộc đã đăng ký để chắc chắn được hưởng đầy đủ quyền lợi giảm trừ gia cảnh.
Tổng hợp thu nhập và các khoản giảm trừ: Lập một bảng tổng hợp chi tiết tất cả các nguồn thu nhập chịu thuế trong năm, bao gồm cả thu nhập từ nước ngoài. Song song đó, tập hợp các hóa đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh các khoản giảm trừ khác như đóng góp vào các quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo được nhà nước cho phép, hoặc khoản đóng vào quỹ hưu trí tự nguyện.

(2) Bước 2: Kê khai Online – Hướng dẫn chi tiết trên Cổng Thuế điện tử (canhan.gdt.gov.vn)

– Đăng nhập hệ thống: Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử và đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

– Chọn và điền tờ khai:

Tại giao diện chính, chọn mục “Quyết toán thuế”, sau đó chọn “Kê khai trực tuyến”.
Hệ thống sẽ yêu cầu điền các thông tin cơ bản. Tại mục “Tờ khai”, chọn 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TT80/2021).
Tiến hành điền đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu trên tờ khai, đặc biệt là: tổng thu nhập chịu thuế phát sinh trong kỳ, tổng các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm xã hội, quỹ hưu trí tự nguyện), và tổng số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm.
Nếu có đăng ký người phụ thuộc, cần kê khai chi tiết thông tin tại tab Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.

– Đính kèm hồ sơ điện tử: Chuẩn bị bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét của các chứng từ liên quan (chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ đóng góp từ thiện, chứng từ nộp thuế ở nước ngoài, v.v.) và đính kèm vào tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.

– Hoàn thành và nộp tờ khai: Sau khi điền và đính kèm đầy đủ, hệ thống sẽ cho phép xem lại toàn bộ tờ khai. Cần kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa trước khi nhấn “Hoàn thành kê khai” và “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ gửi một “Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử” qua email đã đăng ký để xác nhận việc nộp thành công.

(3) Bước 3: Hoàn thành Nghĩa vụ – Nộp bổ sung hoặc Nhận hoàn thuế

– Trường hợp nộp bổ sung thuế: Nếu kết quả quyết toán cho thấy số thuế phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp, cá nhân có nghĩa vụ nộp phần chênh lệch còn thiếu trước thời hạn quyết toán. Việc nộp thuế có thể thực hiện dễ dàng qua các ứng dụng ngân hàng điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile của ngành thuế.

– Trường hợp được hoàn thuế: Nếu số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp, cá nhân có quyền đề nghị hoàn thuế.

Trên tờ khai 02/QTT-TNCN, cần điền chính xác thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn thuế.
Theo quy định hiện hành, các khoản hoàn thuế có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 5,000,000 VND vẫn có thể được chi trả bằng tiền mặt. Tuy nhiên, xu hướng chung và khuyến khích của cơ quan thuế là thực hiện hoàn thuế qua tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện.
Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ và thực hiện hoàn thuế theo thời hạn quy định của Luật Quản lý thuế.

3. Danh mục hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân

Tên hồ sơ	Mẫu biểu (Theo TT 80/2021/TT-BTC)	Đối tượng Áp dụng	Lưu ý Quan trọng
Giấy ủy quyền quyết toán thuế	Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN	Cá nhân đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức	Nộp cho tổ chức chi trả thu nhập trước thời điểm quyết toán. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ.
Tờ khai quyết toán thuế TNCN	Mẫu 02/QTT-TNCN	Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế	Là mẫu khai chính, tổng hợp mọi thông tin về thu nhập, giảm trừ, số thuế đã nộp và nghĩa vụ thuế cuối cùng.
Phụ lục giảm trừ gia cảnh	Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN	Cá nhân có đăng ký người phụ thuộc	Kê khai chi tiết thông tin và thời gian tính giảm trừ của từng người phụ thuộc trong năm tính thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN	Theo mẫu tại TT 78/2021/TT-BTC	Mọi cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế	Là bằng chứng quan trọng nhất về số thuế đã bị khấu trừ trong năm. Yêu cầu tổ chức chi trả cấp đầy đủ, kịp thời.
Giấy tờ chứng minh khoản giảm trừ	Hóa đơn, chứng từ hợp lệ	Cá nhân có đóng góp từ thiện, quỹ hưu trí tự nguyện	Các khoản đóng góp phải vào các tổ chức, quỹ được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài	Giấy xác nhận của cơ quan thuế nước ngoài hoặc chứng từ ngân hàng	Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài	Cần thiết để được khấu trừ số thuế đã nộp, tránh việc bị đánh thuế hai lần trên cùng một khoản thu nhập.

4. Thời hạn quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân

Việc tuân thủ đúng thời hạn và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mẫu biểu quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố then chốt giúp quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro bị phạt hoặc chậm trễ trong việc xử lý hồ sơ.

Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán thay: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Lưu ý quan trọng: Theo quy định của Luật Quản lý thuế, nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ trùng với ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần, thì thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.

IV. Bảng tổng hợp so sánh quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp và cá nhân

Để tổng hợp và làm rõ các điểm khác biệt, bảng so sánh dưới đây sẽ đối chiếu các tiêu chí quan trọng nhất giữa hai quy trình.

Tiêu chí	Doanh nghiệp (Quyết toán ủy quyền)	Cá nhân (Tự quyết toán)
Vai trò & Trách nhiệm pháp lý	Là trung gian khai thay, chịu trách nhiệm trên dữ liệu thu nhập đã chi trả và thuế đã khấu trừ tại đơn vị mình.	Là chủ thể nộp thuế cuối cùng, chịu trách nhiệm trên toàn bộ thu nhập phát sinh trong và ngoài nước trong năm tính thuế.
Đối tượng Áp dụng	Áp dụng cho các cá nhân chỉ có thu nhập tại một nơi hoặc có thu nhập vãng lai thấp, đủ điều kiện và có giấy ủy quyền hợp lệ.	Áp dụng cho các trường hợp bắt buộc phải tự quyết toán (có thu nhập từ 2 nơi trở lên, có yêu cầu hoàn thuế, thu nhập từ nước ngoài, v.v.).
Mẫu Tờ khai Chính	Mẫu 05/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).	Mẫu 02/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Các Phụ lục Kèm theo	– 05-1/BK-QTT-TNCN – 05-2/BK-QTT-TNCN – 05-3/BK-QTT-TNCN.	– 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký người phụ thuộc).
Chứng từ Cốt lõi	Giấy ủy quyền Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (lưu tại doanh nghiệp, không nộp cho cơ quan thuế).	Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ tất cả các nơi trả thu nhập (nộp bản sao cho cơ quan thuế).
Thời hạn Nộp hồ sơ	Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (ví dụ: 31/03/2025 cho kỳ tính thuế 2024).	Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (ví dụ: 05/05/2025 cho kỳ tính thuế 2024, do trùng ngày nghỉ lễ).
Nơi nộp Hồ sơ	Cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.	Phức tạp hơn, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nơi đã tính giảm trừ gia cảnh, nơi cư trú (thường trú/tạm trú) tại thời điểm quyết toán.
Quy trình Thực hiện	Tổng hợp dữ liệu lương, lập tờ khai trên phần mềm HTKK, nộp qua cổng thuế điện tử của doanh nghiệp.	Thu thập chứng từ, tự kê khai trên website canhan.gdt.gov.vn hoặc ứng dụng eTax Mobile, nộp hồ sơ online hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.