by Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc quản lý chấm công và tính lương là một công việc không thể thiếu. Những bảng chấm công và bảng tính lương không chỉ là công cụ quan trọng để đảm bảo nhân viên nhận được quyền lợi hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự công bằng, minh bạch và tuân thủ các quy định về lao động.
Việc thiết kế hệ thống bảng tính lương và chấm công không đúng cách có thể gây ra nhiều vấn đề, từ sai sót trong việc tính toán đến những rắc rối về pháp lý.
Vì vậy, trong bài viết này, kynangcb.com sẽ hướng dẫn bạn từng bước thiết kế hai bảng này sao cho phù hợp và tối ưu nhất, giúp công tác quản lý nhân sự của bạn trở nên đơn giản và chính xác hơn bao giờ hết.
I. Vì Sao Cần Thiết Kế Bảng Chấm Công Và Bảng Tính Lương Chuẩn Xác
Trước khi đi vào các bước kỹ thuật, việc hiểu rõ lý do tại sao cần một hệ thống chuẩn xác là điều quan trọng.
Bảng chấm công và bảng lương không chỉ đơn thuần là các bảng tính Excel chứa đầy con số, mà đại diện cho sự chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Cơ Sở Pháp Lý Vững Chắc:
Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ trả lương đầy đủ và đúng hạn cho người lao động. Bảng chấm công là chứng từ quan trọng ghi nhận thời gian làm việc thực tế, thời gian làm thêm giờ, ngày nghỉ phép, và là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để tính toán lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác. Nếu bảng chấm công bị thiếu sót hoặc sai lệch, có thể dẫn đến tranh chấp lao động không đáng có, gây ảnh hưởng đến uy tín và thời gian khi cơ quan chức năng thanh tra.
Đảm Bảo Quyền Lợi và Tạo Dựng Niềm Tin Cho Người Lao Động:
Lương thưởng luôn là yếu tố nhạy cảm với người lao động. Một bảng lương rõ ràng, minh bạch và chi tiết về các khoản thu nhập và khấu trừ sẽ giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi của mình. Sự minh bạch này giúp xây dựng niềm tin và thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với công sức của họ. Ngược lại, một bảng lương không minh bạch hoặc có sai sót sẽ tạo ra sự hoài nghi, bất mãn, làm giảm động lực làm việc và tăng tỷ lệ nghỉ việc.
Công Cụ Quản Trị Nhân Sự Hiệu Quả:
Dữ liệu từ bảng chấm công và bảng lương là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua đó, ban lãnh đạo có thể phân tích tỷ lệ chuyên cần, tình hình làm thêm giờ của từng phòng ban, cũng như chi phí lương thực tế so với ngân sách.
Một hệ thống được thiết kế tốt giúp quá trình trích xuất và phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ hiệu quả trong việc đánh giá hiệu suất công việc, tái cơ cấu nhân sự và xây dựng chính sách phúc lợi cho các kỳ tiếp theo.
>>>> Tìm hiểu thêm:
II. Hướng Dẫn Chi Tiết Thiết Kế Bảng Chấm Công Trên Excel
Bảng chấm công là dữ liệu đầu vào quan trọng, vì vậy, một bảng chấm công được thiết kế khoa học sẽ giúp giảm thiểu sai sót và là cơ sở vững chắc để xây dựng bảng lương chính xác.
1. Các Thành Phần Cần Có Trong Bảng Chấm Công:
Một bảng chấm công đầy đủ cần bao gồm các trường thông tin sau:
Thông tin chung: Tên công ty, địa chỉ, tháng/năm chấm công, tên bộ phận/phòng ban.
Thông tin nhân viên:
- STT (Số thứ tự)
- Mã nhân viên (Mã định danh duy nhất, rất quan trọng để liên kết dữ liệu)
- Họ và tên
- Chức vụ
Khu vực chấm công chi tiết:
- Các cột ngày trong tháng (từ ngày 1 đến ngày 31).
- Thứ trong tuần tương ứng (để dễ dàng xác định ngày cuối tuần).
Khu vực tổng hợp:
- Ngày công thực tế: Tổng số ngày làm việc đủ 8 tiếng.
- Công làm thêm giờ (ngày thường): Tổng số giờ làm thêm.
- Công làm thêm giờ (cuối tuần): Tổng số giờ làm thêm.
- Công làm thêm giờ (ngày lễ, Tết): Tổng số giờ làm thêm.
- Nghỉ hưởng lương (Phép năm): Số ngày nghỉ phép có lương.
- Nghỉ lễ: Số ngày nghỉ lễ theo quy định.
- Nghỉ không lương: Số ngày nghỉ không hưởng lương.
- Tổng ngày công tính lương: Là tổng hợp các loại ngày công được trả lương.
Bảng quy ước ký hiệu chấm công: Ví dụ:
- X hoặc V: Làm việc cả ngày (1 công).
- X/2 hoặc V/2: Làm việc nửa ngày (0.5 công).
- P: Nghỉ phép năm.
- L: Nghỉ Lễ, Tết.
- KL: Nghỉ không lương.
- H: Nghỉ hưởng chế độ BHXH (ốm đau, thai sản…).
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
2. Thiết Lập Công Thức Chấm Công Tự Động:
Để tối ưu hóa, hãy sử dụng các hàm Excel để tự động hóa việc tổng hợp dữ liệu:
Tính tổng ngày công thực tế: Sử dụng hàm COUNTIF.
Ví dụ công thức tại ô tổng hợp công cho nhân viên đầu tiên: =COUNTIF(D5:AH5, “X”) + COUNTIF(D5:AH5, “X/2”)*0.5
Trong đó, D5:AH5 là vùng dữ liệu chấm công từ ngày 1 đến ngày 31 của nhân viên đó.
Tính tổng ngày nghỉ phép: =COUNTIF(D5:AH5, “P”)
Tính tổng ngày nghỉ không lương: =COUNTIF(D5:AH5, “KL”)
Tổng ngày công tính lương:
Công thức = (Tổng ngày công thực tế) + (Nghỉ phép) + (Nghỉ Lễ)
Lưu ý: Để bảng chấm công chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng Data Validation trong Excel để tạo danh sách thả xuống với các ký hiệu chấm công đã quy ước, tránh việc nhập liệu sai ký tự.
III. Các Bước Thiết Kế Bảng Tính Lương Chi Tiết, Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
Sau khi có dữ liệu chính xác từ bảng chấm công, chúng ta sẽ xây dựng bảng tính lương. Cấu trúc bảng lương nên được chia thành 3 phần rõ rệt: Thu nhập, Các khoản khấu trừ, và Thực lĩnh.
1. Cấu Trúc Của Một Bảng Lương Hoàn Chỉnh:
Thông tin nhân viên: STT, Mã nhân viên, Họ và tên, Chức vụ (có thể dùng hàm VLOOKUP để tự động lấy từ danh sách nhân sự).
Phần A – THU NHẬP:
- Mức lương chính (Lương hợp đồng)
- Ngày công chuẩn trong tháng
- Ngày công thực tế tính lương (Lấy từ bảng chấm công)
- Lương thực tế theo ngày công: = (Mức lương chính / Ngày công chuẩn) * Ngày công thực tế
- Các khoản phụ cấp (Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại…): Liệt kê chi tiết từng cột.
- Lương làm thêm giờ: Tính toán dựa trên số giờ làm thêm từ bảng chấm công và quy định của luật (150% ngày thường, 200% cuối tuần, 300% ngày lễ).
- Tổng thu nhập: Tổng của tất cả các khoản trên.
Phần B – CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH – 8%)
- Bảo hiểm y tế (BHYT – 1.5%)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN – 1%)
- Tổng tiền đóng bảo hiểm
- Kinh phí công đoàn (1%) (Nếu có)
- Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) (Đây là khoản phức tạp nhất, sẽ được giải thích riêng).
- Các khoản tạm ứng, khấu trừ khác (nếu có).
- Tổng các khoản khấu trừ
Phần C – THỰC LĨNH:
- Lương thực lĩnh: = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ
- Ký nhận
2. Hướng Dẫn Tính Toán Các Khoản Khấu Trừ Phức Tạp:
Tiền đóng Bảo hiểm bắt buộc:
Công thức: Tỷ lệ % * Mức lương đóng BHXH.
Lưu ý: “Mức lương đóng BHXH” là mức lương trên hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Mức này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và không cao hơn 20 lần mức lương cơ sở.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):
Bước 1: Xác định Thu nhập chịu thuế (TNCT): = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế (Ví dụ: tiền ăn ca không vượt quá 730.000 VNĐ/tháng, phụ cấp độc hại…).
Bước 2: Xác định Thu nhập tính thuế (TNTT): = Thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ.
Các khoản giảm trừ bao gồm:
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11.000.000 VNĐ/tháng.
- Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: 4.400.000 VNĐ/người/tháng (phải có đăng ký).
- Tiền đóng bảo hiểm bắt buộc và quỹ hưu trí tự nguyện.
Bước 3: Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần:
- Bậc 1: Đến 5 triệu VNĐ -> 5%
- Bậc 2: Trên 5 đến 10 triệu VNĐ -> 10%
- Bậc 3: Trên 10 đến 18 triệu VNĐ -> 15%
- … và tiếp tục.
Bạn nên xây dựng một công thức IF lồng nhau trong Excel hoặc sử dụng bảng tra cứu để tự động tính toán khoản thuế này, tránh sai sót thủ công.
IV. Tích Hợp và Tự Động Hóa Dữ Liệu Từ Bảng Chấm Công Sang Bảng Tính Lương
Việc liên kết dữ liệu giữa bảng chấm công và bảng tính lương là rất quan trọng để giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác. Thay vì sao chép và dán thủ công, hãy sử dụng các hàm tra cứu của Excel.
- Hàm VLOOKUP:
Cú pháp: “=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])“
Ứng dụng thực tế:
Tại cột “Ngày công thực tế tính lương” trong bảng lương, bạn sẽ dùng VLOOKUP.
lookup_value: Là Mã nhân viên ở bảng lương. Đây là cột thông tin dùng để liên kết dữ liệu các bảng hoặc các cột.
table_array: Là toàn bộ vùng dữ liệu của bảng chấm công, bắt đầu từ cột Mã nhân viên và kéo đến hết các cột tổng hợp.
col_index_num: Là số thứ tự của cột chứa dữ liệu bạn muốn lấy (ví dụ cột “Tổng ngày công tính lương”).
range_lookup: Luôn đặt là FALSE hoặc 0 để đảm bảo tra cứu chính xác tuyệt đối.
Ví dụ: =VLOOKUP(B6, ‘Bang Cham Cong’!$B$5:$AZ$100, 30, 0)
Công thức này sẽ tìm Mã nhân viên ở ô B6 của bảng lương trong bảng chấm công (‘Bang Cham Cong’!$B$5:$AZ$100), và trả về giá trị ở cột thứ 30 (giả sử đó là cột tổng ngày công).
Bằng cách này, mỗi khi bạn cập nhật bảng chấm công, bảng lương sẽ tự động cập nhật theo mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
>>> Xem thêm:
-
- Kinh Nghiệm Áp Dụng Hệ Thống Lương 3P Ở Doanh Nghiệp Nhỏ
- Các Trường Hợp Doanh Nghiệp Thường Bị Thanh Tra BHXH
- Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý
- Mức Đóng BHXH Tối Thiểu, Tối Đa Theo Quy Định Mới
- Quản Lý Doanh Nghiệp, Hộ Kinh Doanh Có Đóng BHXH Bắt Buộc
V. Cập Nhật Các Quy Định Pháp Luật Mới Nhất Cần Lưu Ý
Việc tuân thủ các quy định pháp lý là rất quan trọng trong quá trình thiết kế bảng chấm công và tính lương.
Mức Lương Tối Thiểu Vùng:
Chính phủ thường điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng vào ngày 01/01 hoặc 01/07 hàng năm. Mức lương trên hợp đồng lao động trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất không được thấp hơn mức này. Đây cũng là mức sàn để đóng BHXH. Bạn cần kiểm tra Nghị định mới nhất quy định về mức lương tối thiểu vùng cho thời điểm áp dụng để đảm bảo tuân thủ.
Mức Lương Cơ Sở:
Mức lương cơ sở ảnh hưởng đến mức đóng BHXH tối đa (20 lần lương cơ sở). Mọi thay đổi về lương cơ sở đều cần được cập nhật ngay vào công thức tính toán để tránh đóng thừa hoặc thiếu cho người lao động.
Quy Định Về Giảm Trừ Gia Cảnh Thuế TNCN:
Hiện tại, mức giảm trừ cho bản thân là 11 triệu VNĐ và người phụ thuộc là 4.4 triệu VNĐ. Mức này có thể được Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh nếu chỉ số giá tiêu dùng (CPI) biến động trên 20%. Luôn theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế để cập nhật kịp thời.
Làm Thêm Giờ:
Bộ luật Lao động 2019 quy định rất rõ về giới hạn số giờ làm thêm: không quá 40 giờ/tháng, không quá 200 giờ/năm (một số trường hợp đặc biệt là 300 giờ/năm). Bảng chấm công phải theo dõi chặt chẽ số giờ này để không vi phạm pháp luật.
Ghi chú từ chuyên gia: Các văn bản pháp luật về lao động – tiền lương thường xuyên được cập nhật và có các văn bản hướng dẫn chi tiết. Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, bạn nên thường xuyên truy cập các nguồn thông tin chính thống như website của Chính phủ, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, hoặc Bảo hiểm xã hội Việt Nam để cập nhật các nghị định, thông tư mới nhất.
VI. Những Sai Lầm Thường Gặp Và Giải Pháp Khi Lập Bảng Lương, Chấm Công
Dù đã có quy trình, sai sót vẫn có thể xảy ra. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục từ kinh nghiệm thực tế.
Sai lầm 1: Không sử dụng Mã nhân viên duy nhất
Việc dựa vào “Họ và tên” để tra cứu dữ liệu rất rủi ro do có thể trùng tên.
Giải pháp: Luôn sử dụng Mã nhân viên là một chuỗi ký tự duy nhất, không thay đổi trong suốt quá trình làm việc của nhân viên để làm khóa liên kết dữ liệu.
Sai lầm 2: Tính sai lương làm thêm giờ
Nhiều người tính lương làm thêm giờ dựa trên lương cơ bản, nhưng đúng ra phải tính trên “tiền lương thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường”.
Giải pháp: Xây dựng một công thức rõ ràng để tính đơn giá lương theo giờ (= Lương thực tế theo ngày công / Ngày công thực tế / 8 giờ), sau đó nhân với các hệ số 150%, 200%, 300%.
Sai lầm 3: Áp dụng sai mức giảm trừ gia cảnh
Quên cập nhật khi nhân viên đăng ký mới người phụ thuộc, hoặc vẫn áp dụng giảm trừ cho người phụ thuộc không còn đủ điều kiện.
Giải pháp: Xây dựng một quy trình rõ ràng: nhân viên phải nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trước một ngày cụ thể trong tháng. Bộ phận nhân sự cần có một file quản lý riêng và cập nhật thường xuyên.
Sai lầm 4: Nhập liệu thủ công quá nhiều
Việc copy-paste dữ liệu từ file này sang file khác là nguồn gốc của hầu hết các sai sót.
Giải pháp: Tận dụng tối đa các công thức liên kết như VLOOKUP, INDEX, MATCH để tự động hóa luồng dữ liệu từ bảng chấm công, bảng quản lý nhân sự sang bảng lương.
Thiết kế bảng tính lương và bảng chấm công là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiến thức pháp lý và sự chuyên nghiệp. Một hệ thống chuẩn xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ Hướng Dẫn Thiết Kế Bảng Tính Lương Và Bảng Chấm Công.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về Bảng Tính Lương hay Bảng Chấm Công, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!
Từ khóa: bảng tính lương; bảng tính lương vượt khung; bảng tính lương excel; mẫu bảng tính lương tháng 13; bảng tính lương nhân viên; bảng tính lương tăng ca; cách làm bảng tính lương theo giờ trong excel; cách làm bảng tính lương trong excel; mẫu bảng tính lương; bảng; chấm công; bảng chấm công excel; mẫu bảng chấm công; bảng chấm công cá nhân; mẫu bảng chấm công hàng ngày; bảng chấm công mẫu; bảng chấm công theo giờ; bảng chấm công 2025; bảng chấm công tháng; cách làm bảng chấm công.
