by Trong nỗ lực thu hút và giữ chân nhân sự, nhiều doanh nghiệp chi trả thêm các khoản hỗ trợ như xăng xe, điện thoại, ăn trưa… nhưng câu hỏi đặt ra là: Việc hỗ trợ xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH bắt buộc hay không?
Sự nhầm lẫn giữa “phụ cấp lương” và “khoản hỗ trợ phúc lợi” có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng: doanh nghiệp đối mặt với rủi ro truy thu, phạt chậm nộp từ cơ quan bảo hiểm; người lao động bị ảnh hưởng đến quyền lợi hưu trí và các chế độ khác.
Vì vậy, bài viết này Kỹ năng CB sẽ phân tích chi tiết, đi thẳng vào bản chất vấn đề dựa trên các quy định pháp luật mới nhất, đồng thời cung cấp hướng dẫn thực tiễn để bạn áp dụng một cách chính xác và hợp pháp.
I. Căn cứ pháp lý xác định tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc
Để trả lời câu hỏi: Việc hỗ trợ xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH bắt buộc hay không?, trước hết cần hiểu rõ “tiền lương tháng đóng BHXH” bao gồm những thành phần nào?
Đây là nền tảng pháp lý cốt lõi quyết định mọi khoản thu nhập có thuộc đối tượng phải đóng bảo hiểm hay không.
>>>>>> Xem thêm: Phụ Cấp Bắt Buộc Tính Đóng BHXH Là Những Khoản Nào
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 89 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của người lao động bao gồm 3 thành phần chính:
Mức lương theo công việc hoặc chức danh: Đây là mức lương cơ bản được ghi rõ trong thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động (HĐLĐ). Ví dụ: Mức lương cho vị trí “Chuyên viên Nhân sự” là 15.000.000 VNĐ/tháng.
Phụ cấp lương: Đây là các khoản tiền được doanh nghiệp chi trả để bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương cơ bản chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ. Các loại phụ cấp lương phổ biến phải đóng BHXH bao gồm:
- Phụ cấp chức vụ, chức danh.
- Phụ cấp trách nhiệm.
- Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- Phụ cấp thâm niên.
- Phụ cấp khu vực.
- Phụ cấp lưu động.
- Phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.
Các khoản bổ sung khác: Đây là những khoản tiền ngoài mức lương và phụ cấp, được trả thường xuyên trong mỗi kỳ lĩnh lương và có sự thỏa thuận cụ thể về mức tiền, cách tính trong HĐLĐ. Các khoản này phải xác định được mức tiền cụ thể và được trả đều đặn.
Như vậy, một khoản thu nhập chỉ bị tính đóng BHXH khi nó thuộc một trong ba nhóm trên. Câu hỏi đặt ra là: Khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại thuộc nhóm nào? Hay nó hoàn toàn nằm ngoài 3 nhóm này?
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
II. Hỗ trợ xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH không?
Câu trả lời là: Khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại sẽ KHÔNG phải tính đóng BHXH bắt buộc, với điều kiện khoản chi này được xác định là một khoản phúc lợi, khoán chi không liên quan đến hiệu quả công việc và chức danh trong hợp đồng lao động.
Cơ sở pháp lý vững chắc cho khẳng định này nằm tại Khoản 3, Điều 30 của Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, quy định chi tiết các khoản thu nhập không làm căn cứ đóng BHXH.
Cụ thể, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm các chế độ và phúc lợi sau:
- Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến.
- Tiền ăn giữa ca.
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
- Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động và không liên quan đến việc thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp đồng.
Như vậy, pháp luật đã quy định rất rõ ràng: hỗ trợ xăng xe và điện thoại là hai trong số các khoản phúc lợi được miễn trừ khỏi việc tính đóng BHXH. Đây là một điểm cực kỳ quan trọng mà cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm vững để tối ưu hóa chi phí và thu nhập. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi mang tên “hỗ trợ xăng xe, điện thoại” đều mặc nhiên được miễn trừ. Yếu tố quyết định nằm ở bản chất và cách thức chi trả khoản tiền này.
III. Phân biệt “Phụ cấp lương” và “Khoản hỗ-trợ-phúc-lợi”
Đây chính là điểm mấu chốt gây ra nhiều nhầm lẫn nhất trong thực tế. Việc một khoản hỗ trợ có bị tính đóng BHXH hay không phụ thuộc hoàn toàn vào cách khoản hỗ trợ này được quy định trong HĐLĐ và các quy chế nội bộ của công ty.
Hãy cùng phân tích 2 trường hợp điển hình:
Trường hợp 1: BỊ TÍNH đóng BHXH khi ghi nhận là “Phụ cấp”
Nếu trong Hợp đồng lao động, doanh nghiệp ghi rõ khoản tiền này là một loại “phụ cấp” và ấn định một mức cố định, trả thường xuyên hàng tháng cùng lương, nó sẽ được cơ quan bảo hiểm xác định là “phụ cấp lương” hoặc “khoản bổ sung khác” và bắt buộc phải tính đóng BHXH.
Ví dụ trong HĐLĐ:
- Mức lương chính: 20.000.000 VNĐ
- Phụ cấp điện thoại: 500.000 VNĐ
- Phụ cấp xăng xe: 1.000.000 VNĐ
Phân tích: Với cách ghi nhận này, tổng thu nhập làm căn cứ đóng BHXH sẽ là 21.500.000 VNĐ. Mặc dù tên gọi là “hỗ trợ” nhưng bản chất đã trở thành một khoản phụ cấp lương cố định, gắn liền với vị trí công việc.
Trường hợp 2: KHÔNG BỊ TÍNH đóng BHXH khi là “Khoản khoán chi, hỗ trợ”
Nếu khoản tiền này không được ghi nhận như một loại phụ cấp trong HĐLĐ, mà được quy định trong một văn bản riêng như Quy chế tài chính, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ dưới dạng một khoản khoán chi, hỗ trợ phúc lợi, thì nó sẽ được miễn đóng BHXH.
Ví dụ trong HĐLĐ và Quy chế công ty:
Trong HĐLĐ chỉ ghi:
- Mức lương chính: 20.000.000 VNĐ
- Các khoản hỗ trợ, phúc lợi khác: Theo quy chế của Công ty.
Trong Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty ghi rõ:
- Điều 1: Hỗ trợ chi phí điện thoại cho nhân viên kinh doanh: 500.000 VNĐ/tháng.
- Điều 2: Hỗ trợ chi phí đi lại (xăng xe) cho toàn thể nhân viên: 1.000.000 VNĐ/tháng.
Phân tích: Với cách làm này, khoản hỗ trợ 1.500.000 VNĐ được tách bạch hoàn toàn khỏi tiền lương. Nó không phải là một phần của thỏa thuận lương trong HĐLĐ mà là một chính sách phúc lợi của công ty. Do đó, tiền lương đóng BHXH trong trường hợp này chỉ là 20.000.000 VNĐ.
| Tiêu chí | Trường hợp 1: Phụ cấp lương (Đóng BHXH) | Trường hợp 2: Hỗ trợ phúc lợi (Không đóng BHXH) |
| Căn cứ ghi nhận | Ghi trực tiếp trong HĐLĐ với tên gọi “Phụ cấp” | Ghi trong Quy chế công ty, Thỏa ước lao động… |
| Bản chất | Gắn liền với công việc, chức danh, mang tính bù đắp lương | Phúc lợi chung, hỗ trợ đời sống, không phụ thuộc hiệu suất |
| Cách ghi trong HĐLĐ | “Phụ cấp xăng xe: 1.000.000 VNĐ” | “Các phúc lợi khác theo quy chế Công ty” |
| Căn cứ đóng BHXH | Lương + Phụ cấp | Chỉ có Lương |
IV. Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy chế và hợp đồng lao động hợp pháp
Để áp dụng đúng quy định và tối ưu chi phí, bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo doanh nghiệp cần chủ động xây dựng một hệ thống văn bản nội bộ rõ ràng, minh bạch.
1. Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Quy chế phúc lợi:
Đây là bước quan trọng nhất. Quy chế cần được xây dựng bằng văn bản, có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật. Nội dung cần bao gồm:
- Tên quy chế: Ghi rõ là “Quy chế phúc lợi và các khoản hỗ trợ cho người lao động”.
- Đối tượng áp dụng: Toàn thể nhân viên, hay một nhóm chức danh cụ thể (ví dụ: nhân viên kinh doanh, quản lý cấp cao).
- Nội dung các khoản hỗ trợ: Liệt kê chi tiết từng khoản: hỗ trợ xăng xe, hỗ trợ tiền điện thoại, hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ nhà ở…
- Mức hỗ trợ và điều kiện hưởng: Quy định rõ mức tiền cho từng đối tượng, điều kiện để được nhận (ví dụ: có HĐLĐ chính thức, làm đủ số ngày công…).
- Phương thức chi trả: Chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản, trả cùng kỳ lương hay một ngày khác.
2. Soạn thảo Hợp đồng lao động một cách khéo léo:
Trong HĐLĐ, thay vì liệt kê chi tiết từng khoản hỗ trợ, hãy dẫn chiếu đến quy chế của công ty.
Nên ghi:
“Ngoài mức lương nêu trên, Người lao động được hưởng các chế độ phúc lợi và các khoản hỗ trợ khác (tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại…) theo quy định tại Quy chế phúc lợi của Công ty ban hành ngày/tháng/năm.”
Không nên ghi:
“Phụ cấp xăng xe: 1.000.000 VNĐ/tháng”
“Phụ cấp điện thoại: 500.000 VNĐ/tháng”
3. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ:
Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận HĐLĐ, Quy chế phúc lợi, và các chứng từ chi trả (bảng lương, ủy nhiệm chi) để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội khi có thanh tra, kiểm tra. Việc hạch toán kế toán cũng cần tách bạch rõ ràng giữa chi phí lương và chi phí phúc lợi.
>>> Xem thêm:
V. Người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình?
Về phía người lao động, việc hiểu rõ các quy định này giúp bạn bảo vệ quyền lợi và đưa ra những quyết định phù hợp với mục tiêu tài chính cá nhân.
1. Đọc kỹ Hợp đồng lao động và các văn bản đính kèm:
Trước khi ký HĐLĐ, hãy yêu cầu xem các quy chế liên quan mà hợp đồng đề cập. Hãy chú ý xem các khoản hỗ trợ được ghi nhận như thế nào. Nếu có thắc mắc, hãy hỏi lại bộ phận nhân sự để làm rõ đâu là lương đóng BHXH, đâu là phúc lợi.
2. Kiểm tra Bảng lương hàng tháng:
Bảng lương phải thể hiện rõ các cột: Lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản bổ sung, các khoản hỗ trợ phúc lợi, và mức lương làm căn cứ đóng BHXH. Hãy đối chiếu con số này với mức lương đã thỏa thuận để đảm bảo công ty đang thực hiện đúng.
3. Hiểu rõ ưu và nhược điểm:
Ưu điểm của việc không đóng BHXH trên khoản hỗ trợ: Thu nhập thực nhận hàng tháng của bạn sẽ cao hơn do không phải trích 10.5% (8% vào quỹ hưu trí, 1.5% vào quỹ BHTN, 1% vào quỹ BHYT) từ các khoản hỗ trợ này.
Nhược điểm: Mức lương hưu sau này của bạn sẽ được tính dựa trên mức lương có đóng BHXH. Nếu phần lương đóng BHXH thấp, lương hưu của bạn cũng sẽ thấp hơn. Tương tự, các chế độ như thai sản, ốm đau, trợ cấp thất nghiệp cũng sẽ được tính trên nền lương đóng BHXH này.
Hãy cân nhắc giữa lợi ích trước mắt (thu nhập thực nhận cao hơn) và lợi ích lâu dài (an sinh xã hội khi về già) để có những trao đổi phù hợp với nhà tuyển dụng.
VI. Một số câu hỏi thường gặp về việc xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH Không?
1. Mức khoán chi xăng xe, điện thoại có bị giới hạn không?
Hiện tại, pháp luật về BHXH không quy định mức trần cho các khoản hỗ trợ này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng mức chi hợp lý, phù hợp với vị trí công việc và tình hình tài chính của công ty để được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
2. Nếu công ty trả gộp tiền hỗ trợ vào một khoản trong bảng lương thì có sao không?
Việc trả gộp chung vào một kỳ lương là hoàn toàn bình thường. Điều quan trọng là trên bảng lương và hệ thống sổ sách kế toán phải tách bạch rõ ràng đâu là lương, đâu là phúc lợi. Nếu gộp chung và ghi là “Tổng thu nhập” mà không bóc tách, cơ quan bảo hiểm có thể coi toàn bộ khoản đó là thu nhập tính đóng BHXH.
3. Ngoài xăng xe, điện thoại, các khoản như tiền thưởng lễ, Tết, tiền ăn trưa có đóng BHXH không?
Tương tự như xăng xe, các khoản sau cũng không phải đóng BHXH:
Tiền ăn trưa/ăn ca: Được miễn đóng BHXH.
Tiền thưởng lễ, Tết, thưởng hiệu quả kinh doanh (thưởng KPI không thường xuyên): Không phải đóng BHXH.
Các khoản phúc lợi khác như quà sinh nhật, hiếu hỉ, hỗ trợ khó khăn… cũng không phải đóng BHXH.
Tóm lại, câu trả lời cho câu hỏi “Hỗ trợ xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH không?” là KHÔNG, miễn là doanh nghiệp xây dựng và áp dụng chính sách một cách bài bản, hợp pháp. Chìa khóa nằm ở việc tách bạch rõ ràng các khoản hỗ trợ phúc lợi này ra khỏi cơ cấu tiền lương trong hợp đồng lao động, và thay vào đó, quy định chúng trong các văn bản nội bộ như quy chế phúc lợi hay thỏa ước lao động tập thể.
Việc hiểu đúng và áp dụng chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tuân thủ, mà còn giúp người lao động gia tăng thu nhập thực nhận và hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình. Đây là minh chứng cho một mối quan hệ lao động minh bạch, bền vững và chuyên nghiệp.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng bài viết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề: Hỗ Trợ Xăng Xe, Điện Thoại Có Phải Đóng BHXH Không? và các lưu ý được áp dụng hiện nay. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về tiền lương và BHXH, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!
