Mẫu Quyết Định Thôi Việc Chuẩn File Word Mới Nhất 2025

5/5 - (1 bình chọn)

Mẫu quyết định thôi việc được xem là văn bản hành chính quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp chính thức xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên theo đúng pháp luật. Việc sử dụng mẫu quyết định thôi việc chuẩn không chỉ đảm bảo tính pháp lý, mà còn nâng cao sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hồ sơ nhân sự và quản lý doanh nghiệp

Hãy cùng Kỹ Năng CB phân tích chi tiết khái niệm, cấu trúc, căn cứ pháp lý, hướng dẫn soạn thảo, quyền lợi người lao động và lưu ý khi ban hành quyết định thôi việc, đồng thời cung cấp file Word mới nhất 2025 miễn phí nhé.

I. Mẫu quyết định thôi việc là gì? Khi nào cần sử dụng?

Mẫu quyết định thôi việc là văn bản hành chính quan trọng, được doanh nghiệp hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành để chính thức xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên.

Mẫu quyết định thôi việc không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ pháp lý quan trọng, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu các tranh chấp không đáng có giữa đôi bên.

>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội

🔗 Vậy, khi nào cần sử dụng mẫu quyết định thôi viêc:

Khi kết thúc hợp đồng lao động theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Khi người lao động nghỉ việc tự nguyện nhưng cần quyết định chính thức từ doanh nghiệp.
Khi chấm dứt hợp đồng do vi phạm nội quy, kỷ luật, hoặc các lý do khách quan và chủ quan khác.
Khi doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ nhân sự chuẩn hóa, phục vụ kiểm tra, thanh tra hoặc báo cáo quản lý.

🔗 Việc sử dụng mẫu quyết định thôi việc chuẩn mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động:

Xác nhận chính thức quyền chấm dứt hợp đồng: Văn bản giúp nhân viên và phòng nhân sự nắm rõ ngày nghỉ việc, lý do thôi việc và các quyền lợi đi kèm.
Bảo vệ quyền lợi pháp lý của người lao động: Bao gồm lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, và giấy tờ liên quan.
Đảm bảo hồ sơ nhân sự minh bạch, chuẩn hóa quản lý: Giúp doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu và đối chiếu khi cần kiểm tra hoặc làm báo cáo nhân sự.

II. Căn cứ pháp lý về quyết định thôi việc

Cũng giống như các mẫu văn bản khác, mẫu quyết định thôi việc phải dựa trên các căn cứ pháp lý vững chắc, nhằm đảm bảo văn bản có hiệu lực pháp lý, bảo vệ quyền lợi người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời tránh những rủi ro không mong muốn.

Những căn cứ pháp lý quan trọng khi soạn quyết định thôi việc bao gồm:

🔗 Bộ luật Lao động 2019

Xác định quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng.
Quy định điều kiện chấm dứt hợp đồng, thời hạn báo trước và các quyền lợi liên quan như lương, trợ cấp và bảo hiểm.

🔗 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP

Là cơ sở xử lý các vi phạm trong quan hệ lao động, quy định trách nhiệm thông báo khi chấm dứt hợp đồng.
Giúp doanh nghiệp soạn thảo quyết định thôi việc đúng quy trình pháp luật.

🔗 Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động: Là căn cứ cụ thể xác định thời hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng, quyền lợi và trách nhiệm hai bên.

🔗 Nội quy, quy chế của doanh nghiệp: Là cơ sở khi người lao động bị kỷ luật hoặc tự nguyện nghỉ việc, giúp quyết định thôi việc phù hợp với nội bộ doanh nghiệp.

🔗 Các văn bản pháp lý khác liên quan: Các quyết định, thông tư hướng dẫn liên quan đến thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân khi chấm dứt hợp đồng.

>>> Xem thêm:

III. Cấu trúc và nội dung bắt buộc trong mẫu quyết định thôi việc

Một mẫu quyết định thôi việc chuẩn hành chính phải đảm bảo đầy đủ cấu trúc và nội dung theo quy định của pháp luật để văn bản có giá trị thi hành và hiệu lực pháp lý. Cấu trúc chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ nhân sự mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tính minh bạch trong quy trình chấm dứt hợp đồng lao động.

Thành phần văn bản	Nội dung chi tiết	Lưu ý kỹ thuật và định dạng
1. Quốc hiệu – Tiêu ngữ	“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM “ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”	Viết in hoa, căn giữa, cách phần tiêu đề 1 dòng.
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành	Ghi rõ tên doanh nghiệp, cơ quan chủ quản ban hành quyết định.	In hoa, căn trái, đặt trên cùng của văn bản.
3. Số hiệu và ngày ban hành	Ví dụ: Số: 01/QĐ-CTYXYZ – Hà Nội, ngày 5 tháng 11 năm 2025.	Giúp quản lý, tra cứu và lưu trữ hồ sơ nhân sự.
4. Tiêu đề văn bản	“QUYẾT ĐỊNH THÔI VIỆC”	In hoa, đậm, căn giữa, tạo điểm nhấn.
5. Căn cứ pháp lý	Liệt kê rõ các văn bản luật, nghị định, hợp đồng lao động, nội quy công ty.	Trình bày ngắn gọn, chính xác, tránh dư thừa.
6. Nội dung quyết định	Gồm 3 phần chính: – Thông tin người lao động (họ tên, chức danh, phòng ban) – Lý do thôi việc và thời điểm có hiệu lực – Quyền lợi và trách nhiệm sau khi nghỉ	Là phần trọng tâm, cần đảm bảo tính rõ ràng, chính xác tuyệt đối.
7. Nơi nhận và Lưu hành	Ghi rõ bộ phận, cá nhân nhận bản sao và lưu trữ.	Người được quyết định, Phòng Nhân sự, Lưu VT
8. Chữ ký, con dấu	Người có thẩm quyền ký duyệt (Giám đốc, Trưởng phòng HCNS…)	Bắt buộc có chữ ký tay hoặc chữ ký số, đóng dấu đỏ.

* Lưu ý kỹ thuật và các yếu tố định dạng

Font chữ hành chính phổ biến: Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14, giãn dòng 1.5.
Căn lề chuẩn: Trái 3.5 cm, phải 2 cm, trên 2.5 cm, dưới 2.5 cm.
Ngôn ngữ: Ngắn gọn, chính xác, sử dụng giọng văn hành chính – pháp lý.
Đánh số trang, lưu trữ định dạng .doc hoặc .pdf để dễ dàng gửi, in và lưu hồ sơ.
Đảm bảo nhất quán giữa quyết định thôi việc và các văn bản liên quan như biên bản bàn giao, hợp đồng lao động hoặc thông báo nghỉ việc.

IV. Hướng dẫn chi tiết cách soạn mẫu quyết định thôi việc chuẩn

Khi soạn mẫu quyết định thôi việc cần đảm bản ăn bản có giá trị pháp lý, đúng thể thức hành chính và phản ánh tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, người làm nhân sự cần nắm rõ quy trình và kỹ thuật trình bày. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để soạn một mẫu quyết định thôi việc chuẩn:

Bước 1: Xác định căn cứ và lý do thôi việc

Trước khi soạn thảo, cần rà soát toàn bộ căn cứ pháp lý và hồ sơ nhân sự liên quan:

Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, hoặc thỏa thuận nghỉ việc.
Quy định nội bộ, kỷ luật lao động (nếu chấm dứt do vi phạm).
Văn bản thỏa thuận nghỉ việc hoặc đơn xin thôi việc của nhân viên.
Lưu ý: Lý do thôi việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và đúng căn cứ pháp luật để đảm bảo tính minh bạch khi lưu trữ và đối chiếu.

Bước 2: Thông tin hành chính và căn cứ pháp lý

Ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, số hiệu văn bản và ngày ban hành.
Liệt kê các căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hợp đồng lao động và nội quy công ty.
Việc trích dẫn chính xác các điều khoản giúp quyết định thôi việc có giá trị thi hành và hạn chế rủi ro khi thanh – kiểm tra hồ sơ.

Bước 3: Nội dung quyết định thôi việc

Điều 1:

Ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban, lý do và thời điểm thôi việc của nhân viên.
Quy định quyền lợi người lao động (lương, bảo hiểm, trợ cấp, bàn giao tài sản).
Trách nhiệm của các bộ phận liên quan – kế toán, hành chính nhân sự, người lao động.

Điều 2: Hiệu lực thi hành – “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.”

Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt, nơi nhận và lưu trữ

Người được quyết định, Phòng Nhân sự, Lưu VT
Người có thẩm quyền ký: Giám đốc hoặc Trưởng phòng HCNS.
Đóng dấu tròn công ty (hoặc chữ ký số với quyết định điện tử).
Lưu trữ bản gốc và bản sao điện tử theo quy định lưu hồ sơ nhân sự tối thiểu 5 năm.

>>> Tải mẫu quyết định thôi việc chuẩn file Word mới nhất: TẠI ĐÂY

V. Lưu ý quan trọng khi ban hành quyết định thôi việc

Khi ban hành mẫu quyêt định thôi việc, bộ phận hành chính – nhân sự cần đặc biệt lưu ý các điểm sau khi ký và phát hành văn bản. Nếu thực hiện sai một trong những quy trình hoặc thiếu chi tiết quan trọng sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý, khiếu nại lao động hoặc mất uy tín trong quản lý nhân sự.

Nội dung lưu ý	Phân tích chi tiết	Cách khắc phục
Xác định đúng thẩm quyền ký quyết định	Quyết định thôi việc chỉ hợp pháp khi do người có thẩm quyền theo điều lệ hoặc ủy quyền hợp lệ ký ban hành.	Kiểm tra ủy quyền ký trước khi phát hành; nếu là công ty lớn nên ban hành quy chế ký thay/ủy quyền rõ ràng.
Kiểm tra thông tin nhân sự chính xác tuyệt đối	Sai tên, sai chức vụ, hoặc ngày thôi việc có thể khiến quyết định vô hiệu hoặc phải làm lại.	Đối chiếu thông tin với hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, sổ BHXH trước khi in và ký.
Ghi rõ thời điểm và hiệu lực áp dụng	Nếu không nêu rõ ngày hiệu lực, dễ phát sinh tranh chấp về thời gian tính lương, bảo hiểm hoặc quyền lợi nghỉ việc.	Luôn có câu “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký” hoặc “kể từ ngày…”.
Thông báo và bàn giao đúng quy trình	Việc bàn giao tài sản, hồ sơ công việc, tài khoản nội bộ phải có biên bản xác nhận song phương.	Lập biên bản bàn giao, có chữ ký của người lao động, người quản lý và bộ phận hành chính.
Lưu trữ văn bản và hồ sơ đầy đủ	Thiếu hồ sơ thôi việc khiến doanh nghiệp khó chứng minh tính hợp lệ trong thanh tra, kiểm toán.	Lưu bản gốc (có dấu) tại phòng HCNS, bản scan tại hệ thống quản lý nhân sự.
Tuân thủ thời hạn báo trước theo luật	Bộ luật Lao động 2019 quy định ít nhất 45 ngày (HĐLĐ không xác định), ít nhất 30 ngày (hợp đồng xác định thời hạn)	Nếu vi phạm, doanh nghiệp phải bồi thường hoặc chi trả tiền thay thông báo theo luật định.
Đảm bảo bảo mật thông tin nhân sự	Việc công khai lý do thôi việc có thể ảnh hưởng đến uy tín hoặc quyền riêng tư của nhân viên.	Chỉ gửi quyết định đến các bộ phận liên quan (HCNS, kế toán, bảo hiểm) qua kênh nội bộ bảo mật.

VI. Quyền lợi của người lao động khi nhận quyết định thôi việc

Khi nhận quyết dịnh thôi việc, người lao động có quyền được hưởng đầy đủ các chế độ, trợ cấp và quyền lợi theo quy định của pháp luật lao động. Bên cạnh đó, người lao động có nghĩa vụ bàn giao công việc theo đúng quy trình để đảm bảo chuyên nghiệp và minh bạch cho đôi bên

a. Quyền lợi hợp pháp của người lao động

Quyền lợi	Căn cứ pháp lý	Nội dung và quyền lợi
Thanh toán lương và phụ cấp	Điều 48 Bộ luật Lao động 2019	Doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ tiền lương, phụ cấp, tiền làm thêm (nếu có) trong vòng 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc.
Trợ cấp thôi việc	Điều 46 Bộ luật Lao động 2019	Áp dụng với người lao động có từ đủ 12 tháng làm việc trở lên, không bị kỷ luật sa thải. Mức trợ cấp: 0,5 tháng lương cho mỗi năm làm việc
Trợ cấp thất nghiệp	Điều 49-50 Luật Việc làm 2013	Nếu đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ 12 tháng trong 24 tháng, người lao động được hưởng 60% mức bình quân tiền lương 6 tháng gần nhất.
Chốt và trả sổ BHXH	Điều 48 Bộ luật Lao động 2019	Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất việc chốt sổ, trả sổ BHXH và các giấy tờ liên quan đúng thời hạn.
Thanh toán ngày phép chưa nghỉ	Điều 113 Bộ luật Lao động 2019	Nếu chưa sử dụng hết phép năm, doanh nghiệp phải chi trả bằng tiền cho số ngày chưa nghỉ.
Các khoản phúc lợi, thưởng nội bộ (nếu có)	Thỏa ước lao động hoặc quy chế công ty	Bao gồm thưởng năng suất, thưởng lễ tết, phụ cấp thâm niên, hoặc hỗ trợ riêng theo chính sách nội bộ.

b. Quy trình bàn giao khi nghỉ việc

Bước	Nội dung công việc chính	Trách nhiệm
1. Thông báo nghỉ việc	Người lao động gửi đơn xin thôi việc đúng thời hạn báo trước (3-45 ngày tùy hợp đồng).	Người lao động
2. Chuẩn bị bàn giao	Tổng hợp hồ sơ, công việc, tài sản, dữ liệu liên quan	Người lao động
3. Lập biên bản bàn giao	Ghi rõ công việc, tình trạng, người tiếp nhận, xác nhận của quản lý.	Hai bên liên quan
4. Hoàn tất thủ tục hành chính	Trả thẻ, tài sản, chốt sổ, nhận các khoản thanh toán.	Phòng HCNS – Kế toán

VII. Tổng kết

Mẫu quyết định thôi việc là văn bản hành chính quan trọng giúp doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Việc soạn thảo, ban hành và lưu trữ quyết định thôi việc chuẩn không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự, mà còn góp phần hạn chế tranh chấp, tối ưu quy trình quản trị lao động.

>>> Tham khảo thêm: