Các Mẫu Tờ Khai BHXH Phổ Biến & Cách Ghi Chuẩn

5/5 - (1 bình chọn)

Các mẫu tờ khai BHXH là công cụ quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp thực hiện đúng các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Khi hiểu rõ các loại tờ khai, khi nào cần sử dụng, cùng cách ghi chuẩn, không những giúp tránh sai sót, giảm rủi ro bị xử phạt, mà còn đảm bảo quyền lợi của NLĐ được bảo vệ đầy đủ.

Hãy cũng Kỹ Năng CB tìm hiểu chi tiết từng mẫu tờ khai BHXH phổ biến và hướng dẫn cách ghi chính xác nhé.

I. Tổng quan các mẫu tờ khai BHXH và Khi nào cần sử dụng?

Mẫu tờ khai BHXH là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động. Nó là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp và người lao động khai báo thông tin, từ dữ liệu cá nhân, hợp đồng lao động, mức lương đóng, đến các thay đổi trong quá trình tham gia BHXH.

a. Tại sao tờ khai BHXH lại quan trọng?

Bảo vệ quyền lợi người lao động: Việc điền và nộp tờ khai BHXH chính xác đảm bảo NLĐ được hưởng đầy đủ các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, thất nghiệp theo quy định pháp luật.
Tuân thủ nghĩa vụ doanh nghiệp: DN có trách nhiệm kê khai chính xác thông tin BHXH theo Luật BHXH 2024 và các văn bản liên quan; vi phạm sẽ dẫn đến xử phạt hành chính hoặc trách nhiệm bồi thường.
Cập nhật thông tin kịp thời: Khi thay đổi hợp đồng lao động, mức lương, hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân, các mẫu tờ khai BHXH là cơ sở pháp lý để cơ quan BHXH cập nhật dữ liệu.
Công cụ quản lý nội bộ hiệu quả: Giúp HR, kế toán và bộ phận nhân sự kiểm soát danh sách NLĐ tham gia BHXH, giảm sai sót trong báo cáo và thanh toán BHXH/BHYT/BHTN.

>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội

b. Khi nào cần sử dụng tờ khai BHXH?

Đăng ký tham gia BHXH/BHYT/BHTN mới cho người lao động hoặc đơn vị.
Điều chỉnh thông tin: thay đổi mức lương, chức vụ, hợp đồng lao động, thông tin cá nhân của NLĐ.
Ngừng hoặc chấm dứt đóng BHXH: khi NLĐ nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển đơn vị.
Khai hưởng chế độ BHXH: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưởng lương hưu hoặc rút BHXH một lần.

Kết luận: Hiểu rõ mẫu tờ khai BHXH và biết khi nào cần sử dụng là bước đầu quan trọng để doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng quy định Luật BHXH 2024, đảm bảo quyền lợi và giảm rủi ro pháp lý.

II. Danh sách những mẫu tờ khai BHXH phổ biến (cập nhật mới nhất)

Dưới Luật BHXH 2024, các mẫu tờ khai được sử dụng phổ biến, đảm bảo tuân thủ quy định mới, gồm:

Mẫu tờ khai	Đối tượng/Ứng dụng	Lưu ý quan trọng
TK1-TS – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN	Người lao động đăng ký mới hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân/đơn vị sử dụng lao động	Luôn dùng mẫu mới nhất, điền chính xác họ tên, CCCD, mã số BHXH, ngày bắt đầu tham gia
TK3-TS – Tờ khai đơn vị tham gia/điều chỉnh BHXH	Doanh nghiệp khai báo toàn bộ lao động tham gia BHXH, thay đổi danh sách nhân sự	Kiểm tra đầy đủ thông tin NLĐ, đảm bảo khớp hợp đồng lao động và bảng lương
D02-TS – Danh sách người tham gia BHXH/BHYT/BHTN	Khi thêm, bớt hoặc điều chỉnh NLĐ trong doanh nghiệp	Phải thống nhất với TK1-TS, ghi rõ ngày bắt đầu hoặc kết thúc đóng BHXH
Mẫu khai báo giảm, chấm dứt BHXH (Mẫu D01-TS, D02-LT)	NLĐ nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, tạm ngừng đóng BHXH	Ghi rõ lý do, ngày kết thúc tham gia, tránh sai sót dẫn đến mất quyền lợi BHXH
Mẫu khai hưởng chế độ BHXH (Mẫu 01D-HSB hoặc Mẫu 14-HSB)	Khi NLĐ đề nghị hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, rút BHXH một lần	Kiểm tra điều kiện hưởng, chuẩn bị hồ sơ kèm theo theo hướng dẫn BHXH

Lưu ý quan trọng:

Luôn tải mẫu mới nhất từ website BHXH Việt Nam.
Kiểm tra tính chính xác thông tin cá nhân và doanh nghiệp.
Các mẫu tờ khai phải điền đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa để tránh bị cơ quan BHXH từ chối.
Thời hạn nộp hồ sơ phải tuân thủ Luật BHXH 2024 để đảm bảo quyền lợi NLĐ và tránh phạt vi phạm thủ tục.

>>>> Tải nhiều mẫu tờ khai BHXH chuẩn và mới nhất 2025: TẠI ĐÂY

>>>> Xem thêm:

III. Hướng dẫn cách ghi các mẫu tờ khai BHXH

Việc ghi tờ khai BHXH đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp và người lao động bảo vệ quyền lợi, mà còn tránh sai sót, rủi ro pháp lý, phạt hành chính và chậm trễ trong thanh toán chế độ BHXH.

1. TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN

♦ Đối tượng sử dụng: NLĐ mới tham gia, thay đổi thông tin cá nhân hoặc đơn vị cập nhật dữ liệu.

♦ Các mục cần điền:

Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, CCCD/CMND, mã số BHXH.
Thông tin lao động: Ngày bắt đầu đóng BHXH, loại hợp đồng lao động, chức danh, mức lương.
Thông tin đơn vị sử dụng lao động: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.

♦ Lưu ý quan trọng:

Kiểm tra chính xác ngày tham gia BHXH, vì ảnh hưởng trực tiếp đến mức hưởng các chế độ BHXH sau này.
Đảm bảo thông tin trùng khớp hợp đồng lao động và bảng lương.

2. TK3-TS: Tờ khai danh sách lao động tham gia/điều chỉnh BHXH

♦ Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp kê khai danh sách toàn bộ nhân sự tham gia BHXH hoặc cập nhật thay đổi nhân sự.

♦ Các mục cần điền:

Danh sách NLĐ theo từng mã số BHXH.
Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định Luật BHXH 2024.
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc tham gia (nếu có).

♦ Lưu ý:

Tránh sai sót trùng lặp mã số BHXH, ghi chính xác ngày hiệu lực thay đổi.
Nộp đúng hạn để tránh mất quyền lợi đóng BHXH và bị xử phạt vi phạm thủ tục.

3. D02-TS: Danh sách người tham gia BHXH/BHYT/BHTN

♦ Sử dụng khi: Thêm mới, bớt nhân sự, hoặc điều chỉnh thông tin BHXH của NLĐ trong doanh nghiệp.

♦ Hướng dẫn điền:

Ghi rõ họ tên, mã số BHXH, chức vụ, mức lương đóng BHXH.
Cập nhật ngày bắt đầu hoặc kết thúc đóng BHXH chính xác.

4. Mẫu khai hưởng chế độ BHXH

♦ Dùng cho: NLĐ yêu cầu hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hoặc rút BHXH một lần.

♦ Hướng dẫn điền:

Điền đầy đủ thông tin cá nhân, mã số BHXH.
Ghi rõ thời gian làm việc, mức lương bình quân đóng BHXH, ngày bắt đầu hưởng chế độ.
Kèm theo hồ sơ theo quy định: giấy xác nhận của cơ quan y tế, hợp đồng lao động, sổ BHXH…

IV. Những sai sót thường gặp khi ghi tờ khai BHXH và cách khắc phục

Việc ghi tờ khai BHXH không đúng chuẩn là nguyên nhân chính dẫn đến mất quyền lợi người lao động, phạt vi phạm hành chính doanh nghiệp và chậm trễ thủ tục.

Sai sót thường gặp	Hậu quả	Cách khắc phục / Lưu ý
Thông tin NLĐ sai: họ tên, CCCD, ngày sinh, mã số BHXH	NLĐ không được ghi nhận, mất quyền lợi BHXH, hồ sơ bị trả lại	Kiểm tra chính xác thông tin trước khi khai, đối chiếu với CCCD/CMND và hợp đồng lao động
Sai ngày bắt đầu đóng BHXH, ngày kết thúc hợp đồng	Ảnh hưởng mức hưởng chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, thất nghiệp	Xác nhận ngày hiệu lực hợp đồng và thời gian làm việc thực tế, cập nhật đúng vào tờ khai
Thiếu thông tin về mức lương đóng BHXH/BHYT/BHTN	Tính sai mức đóng, ảnh hưởng đến quyền lợi NLĐ	Cập nhật bảng lương chính xác, thống nhất với hợp đồng lao động và phụ lục BHXH
Không điền đầy đủ thông tin bắt buộc trên mẫu (TK1-TS, TK3-TS, D02-TS)	Cơ quan BHXH từ chối hồ sơ, chậm duyệt quyền lợi	Đọc kỹ hướng dẫn điền mẫu BHXH 2024, sử dụng checklist điền đầy đủ từng mục
Tẩy xóa, sửa chữa trên bản gốc	Hồ sơ không hợp lệ, bị yêu cầu nộp lại	Luôn điền rõ ràng, có chữ ký xác nhận, nếu sai lập tờ khai mới
Trùng lặp hoặc thiếu danh sách NLĐ	Sai số liệu tổng hợp, ảnh hưởng đến báo cáo, phạt vi phạm thủ tục	Kiểm tra chéo danh sách NLĐ, dùng phần mềm quản lý nhân sự hoặc bảng excel thống nhất
Nộp trễ so với thời hạn quy định	Bị xử phạt vi phạm thủ tục, chậm giải quyết quyền lợi NLĐ	Lập kế hoạch nộp tờ khai định kỳ, nộp trước hạn theo hướng dẫn BHXH 2024

Kết luận: Những sai sót khi ghi tờ khai BHXH không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động, mà còn khiến doanh nghiệp bị phạt vi phạm thủ tục theo Luật BHXH 2024.

>>>> Xem thêm:

V. Quy trình nộp tờ khai BHXH nhanh và đúng chuẩn

Việc nộp tờ khai BHXH đúng chuẩn Luật BHXH 2024 là bước then chốt để đảm bảo quyền lợi người lao động và tránh phạt vi phạm thủ tục hành chính. Bộ phận nhân sự/kế toán cần thực hiện theo quy trình bài bản, vừa đảm bảo chính xác, vừa tối ưu thời gian.

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình nộp tờ khai BHXH nhanh và chuẩn 2025:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ BHXH đầy đủ: Hợp đồng lao động, CCCD/CMND, bảng lương, thông tin NLĐ. Kiểm tra kỹ tránh thiếu mục quan trọng.

Bước 2: Điền tờ khai BHXH chính xác: Sử dụng mẫu TK1-TS, TK3-TS, D02-TS hoặc mẫu khai hưởng chế độ BHXH mới nhất 2024; điền đầy đủ thông tin, đối chiếu với hợp đồng lao động và bảng lương.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu trước khi nộp: Đối chiếu thông tin NLĐ, mức lương, ngày bắt đầu đóng BHXH; dùng phần mềm quản lý nhân sự hoặc Excel để tránh sai sót tổng hợp.

Bước 4: Nộp tờ khai BHXH: Qua cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH; chọn đúng loại tờ khai, đúng kỳ khai báo, giữ biên nhận xác nhận.

Bước 5: Theo dõi và xác nhận hồ sơ: Kiểm tra phản hồi từ cơ quan BHXH, lập tờ khai điều chỉnh nếu hồ sơ bị trả lại.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Giữ cả bản cứng và bản mềm để dễ dàng đối chiếu khi có thanh tra hoặc yêu cầu từ cơ quan BHXH.

Lưu ý nhỏ:

Luôn nộp tờ khai đúng hạn theo quy định Luật BHXH để tránh bị phạt.
Sử dụng checklist hồ sơ BHXH để giảm thiểu sai sót.
Đào tạo HR và kế toán về quy trình chuẩn nộp tờ khai BHXH giúp nâng cao hiệu quả quản lý và quyền lợi NLĐ.

VI. FAQ – Các câu hỏi thường gặp

1. Có nhất thiết phải dùng mẫu tờ khai BHXH mới nhất 2024 không?

Có. Luật BHXH 2024 yêu cầu sử dụng mẫu mới nhất để đảm bảo hồ sơ hợp pháp, tránh bị trả lại hoặc xử phạt. Việc dùng mẫu cũ có thể dẫn đến sai sót thông tin và trễ hạn.

2. Nếu điền sai thông tin NLĐ thì doanh nghiệp phải xử lý thế nào?

Ngay khi phát hiện sai sót, lập tờ khai điều chỉnh và nộp bổ sung. Đồng thời, kiểm tra dữ liệu NLĐ, mức lương, ngày tham gia BHXH để tránh sai sót lặp lại.

3. Thời hạn nộp tờ khai BHXH là bao lâu?

Theo Luật BHXH 2024, tờ khai phải được nộp trước ngày 30 của tháng tiếp theo kỳ đóng BHXH. Việc nộp chậm sẽ ảnh hưởng quyền lợi NLĐ và có thể bị xử phạt hành chính.

4. Doanh nghiệp có thể nộp tờ khai BHXH trực tuyến không?

Có. Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hỗ trợ nộp trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và lưu trữ hồ sơ dễ dàng.

5. Nếu hồ sơ bị trả lại do thiếu thông tin, doanh nghiệp có bị phạt không?

Nếu không kịp thời nộp bổ sung, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Vì vậy, HR nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, dùng checklist để đảm bảo đầy đủ các mục.

8. Có cách nào giảm thiểu sai sót khi ghi tờ khai BHXH không?

Có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, lập bảng tổng hợp dữ liệu NLĐ, và đào tạo nhân viên HR, kế toán về quy trình chuẩn để đảm bảo chính xác, nhanh chóng.

Tổng kết: Việc ghi và nộp tờ khai BHXH đúng chuẩn theo Luật BHXH 2024 là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi người lao động, tránh phạt vi phạm thủ tục, và tối ưu quy trình quản lý nhân sự. Hiểu rõ mẫu tờ khai BHXH, cách ghi, các sai sót thường gặp, quy trình nộp sẽ giúp HR và kế toán thực hiện công việc chính xác, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

>>> Tham khảo thêm:

Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?

Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ Các Mẫu Tờ Khai BHXH Phổ Biến & Cách Ghi Chuẩn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về nghiệp vụ hành chính nhân sự, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!