Công việc hành chính nhân sự là một trong những lĩnh vực quan trọng, góp phần duy trì sự ổn định và phát triển của mọi tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Công Việc Hành Chính Nhân Sự Làm Gì? và đảm nhiệm những vai trò gì trong doanh nghiệp. Bài viết này Kỹ năng CB sẽ giúp bạn có có thể hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm cũng như những kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này.
1. Công Việc Hành Chính Nhân Sự Bao Gồm Những Gì?
Công việc hành chính nhân sự được chia làm 4 mảng:
– Admin: Bộ phận giấy tờ, thủ tục hành chính
– Tuyển dụng: Đảm bảo nhu cầu và chất lượng lao động cho công ty
– C&B: Lương thưởng,phúc lợi chính sách…
– L&D: Phát triển và đào tạo
Đối với nội bộ doanh nghiệp, nhân viên hành chính nhân sự phụ trách các chính sách và chế độ dành cho người lao động như tiền lương, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, và quản lý quan hệ giữa các nhân viên. Họ cũng tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo và xây dựng văn hóa nội bộ để đảm bảo sự ổn định của đội ngũ nhân sự và phát triển theo định hướng của lãnh đạo.
Về mặt đối ngoại, nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ các hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp như tổ chức hội họp, đón tiếp khách hàng, và đảm bảo các công việc lễ tân diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ sổ sách và đảm bảo nề nếp văn phòng.
Cụ thể hành chính nhân sự bao gồm các công việc sau:
Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, và đón tiếp khách
Nhân viên hành chính nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp và chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, và đón tiếp khách mời. Họ cần giám sát mọi công tác chuẩn bị từ việc trang trí phòng họp đến đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng. Đối với các hội nghị, hội thảo quy mô lớn, nhân viên hành chính nhân sự còn đảm nhiệm việc gửi thư mời, lên kế hoạch chi tiết về địa điểm và các hạng mục khác liên quan.
Giám sát thời gian làm việc và chấm công
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên hành chính nhân sự là theo dõi giờ làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc chấm công và chi trả lương thưởng. Việc giám sát này giúp phát hiện sớm những sai phạm liên quan đến thời gian làm việc như nghỉ phép, không đủ giờ công.
Quản lý văn bản và hồ sơ công ty
Nhân viên hành chính nhân sự có trách nhiệm soạn thảo và quản lý các văn bản liên quan đến chính sách và quy định của công ty như hợp đồng, thông báo, biên bản kỷ luật, khen thưởng. Đồng thời, việc lưu trữ các tài liệu, hồ sơ quan trọng và quản lý con dấu theo đúng quy định cũng là nhiệm vụ mà nhân viên hành chính phải thực hiện một cách nghiêm ngặt.
Quản lý trang thiết bị và văn phòng phẩm
Để đảm bảo hoạt động của các phòng ban diễn ra suôn sẻ, nhân viên hành chính nhân sự cần phải thường xuyên kiểm tra, thu mua và duy trì trang thiết bị văn phòng. Họ cũng phải lập kế hoạch bảo trì định kỳ và sửa chữa khi cần thiết.
Lưu trữ hồ sơ và tài liệu
Nhân viên hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý việc in ấn, sao chép tài liệu, hồ sơ, đồng thời lưu trữ chúng một cách khoa học và bảo mật. Họ cũng phụ trách biên soạn và lưu giữ biên bản các cuộc họp của công ty.
Xây dựng và triển khai các chính sách phúc lợi
Việc tổ chức các hoạt động gắn kết như chương trình nghỉ dưỡng, sự kiện nội bộ, tổ chức sinh nhật cho nhân viên là một phần quan trọng trong công tác phúc lợi. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đề xuất kế hoạch và tổ chức các chương trình này để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên, đồng thời xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa nhân viên và công ty.
Tổ chức các hoạt động khen thưởng và kỷ luật
Nhân viên hành chính nhân sự cũng có trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các chương trình khen thưởng, kỷ luật, tổ chức tổng kết cuối năm và các buổi liên hoan. Họ sẽ lập dự toán ngân sách và xin phê duyệt từ ban lãnh đạo, đảm bảo các hoạt động này diễn ra thành công và đúng quy định.
Công tác nhân sự liên quan đến tiền lương, bảo hiểm và phúc lợi
Nhân viên hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý công việc liên quan đến tiền lương, chế độ phúc lợi và bảo hiểm xã hội. Họ cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan để thực hiện việc tính lương, lập sổ bảo hiểm và khai báo các chế độ cho người lao động một cách chính xác.
Những nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải có kiến thức sâu rộng về luật lao động, bảo hiểm xã hội và các quy định pháp lý liên quan, cùng với kỹ năng tổ chức và quản lý hiệu quả.
2. Kỹ Năng Cần Thiết Để Làm Hành Chính Nhân Sự
Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự giỏi, bạn cần trang bị nhiều kỹ năng cần thiết vì công việc đòi hỏi sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
– Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt
Là một nhân viên hành chính nhân sự, bạn sẽ thường xuyên phải tương tác với nhân viên và lãnh đạo. Do đó, giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng giúp bạn kết nối hiệu quả giữa các cá nhân và phòng ban. Ngoài ra, khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống phát sinh cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc duy trì môi trường làm việc hài hòa.
– Kỹ năng tổ chức
Một trong những yếu tố góp phần thành công ở vị trí này là khả năng tổ chức sự kiện, hoạt động nội bộ. Nhân viên hành chính nhân sự không chỉ cần giám sát và điều phối mà còn phải đảm bảo các sự kiện được thực hiện theo đúng kế hoạch và mục tiêu.
– Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là không thể thiếu đối với nhân viên hành chính nhân sự. Bạn sẽ phải quản lý, lưu trữ và xử lý nhiều dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự, bảng lương và các tài liệu hành chính khác, nên việc thành thạo các phần mềm văn phòng là điều cần thiết.
– Kỹ năng quản lý thời gian
Công việc hành chính nhân sự thường khá đa dạng và đòi hỏi sự sắp xếp thời gian hợp lý. Bạn cần kỹ năng quản lý thời gian tốt để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn và đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng hạn.
– Kỹ năng quan sát và lắng nghe
Để nắm bắt nhu cầu của nhân viên và đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả, bạn cần có khả năng quan sát kỹ lưỡng và lắng nghe thấu đáo. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những vấn đề xảy ra trong công ty và đưa ra các giải pháp phù hợp.
– Khả năng chịu áp lực
Công việc hành chính nhân sự không tránh khỏi những áp lực từ các tình huống khẩn cấp hay những xung đột nội bộ. Khả năng giữ bình tĩnh và giải quyết vấn đề một cách hợp lý là kỹ năng cần thiết để bạn duy trì hiệu suất làm việc cao trong những thời điểm căng thẳng.
– Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Hiện nay, phần mềm quản trị nhân sự (HRM) đã trở thành công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bạn nên thành thạo việc sử dụng các phần mềm này nhằm tối ưu hóa quy trình quản trị và giảm thiểu sai sót.
Với khối lượng công việc lớn và yêu cầu phải làm hài lòng nhiều bên, công việc hành chính nhân sự thường được ví như “làm dâu trăm họ”. Để đảm nhiệm tốt vai trò này, nhân viên không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải có kỹ năng mềm tốt.
Vì vậy, hành chính nhân sự là một nghề nghiệp đầy tiềm năng, với nhiều cơ hội phát triển. Tùy thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp, công việc của họ sẽ có sự khác biệt, nhưng yêu cầu cơ bản vẫn xoay quanh các nhiệm vụ quản lý nội bộ và hỗ trợ lãnh đạo.
>>> Xem thêm: Review Khóa Học C&B Chuyên Sâu Ở Đâu Tốt
3. Những Thách Thức Trong Công Việc Hành Chính Nhân Sự
Mặc dù công việc HCNS mang lại nhiều cơ hội, nhưng cũng có không ít thách thức. Người làm nghề cần phải đối mặt với nhiều tình huống khó khăn như:
Quản lý mâu thuẫn: Mâu thuẫn giữa nhân viên và ban lãnh đạo, hay giữa các nhân viên với nhau, là điều không thể tránh khỏi. Giải quyết những xung đột này đòi hỏi sự khéo léo và kinh nghiệm.
Tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự chất lượng đã khó, việc giữ chân họ trong một thị trường lao động cạnh tranh còn khó khăn hơn nhiều.
Cập nhật thay đổi luật pháp: Luật lao động thường xuyên thay đổi, do đó người làm HCNS cần cập nhật và áp dụng đúng các quy định để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và doanh nghiệp.
4. Chia Sẻ Từ Người Trong Nghề: Kinh Nghiệm Thực Tế
Để có cái nhìn chân thực hơn về công việc HCNS, chúng tôi đã trò chuyện với những người trong nghề. Dưới đây là một số chia sẻ từ họ:
Anh Nam – Trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự tại một doanh nghiệp lớn: “Trở thành một người làm HCNS chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi kiến thức mà còn cần có kinh nghiệm thực tế. Một trong những bài học lớn nhất của tôi là biết cách lắng nghe nhân viên. Điều này giúp tôi hiểu rõ họ đang gặp phải vấn đề gì, từ đó có cách giải quyết thỏa đáng. Ngoài ra, việc cập nhật thông tin về luật lao động cũng rất quan trọng để đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định.”
Chị Mai – Nhân viên Tuyển Dụng tại một công ty IT: “Tuyển dụng trong ngành IT thực sự là một thử thách, bởi nhân sự trong ngành này thường rất ‘kén chọn’. Bạn phải hiểu rõ yêu cầu công việc và đồng thời nắm bắt được tâm lý của ứng viên. Một mẹo nhỏ tôi thường áp dụng là tạo ra một môi trường phỏng vấn thoải mái, điều này giúp ứng viên tự tin hơn khi thể hiện bản thân.”
Anh Hoàng – Quản lý Nhân Sự tại một tập đoàn đa quốc gia: “Công việc quản lý nhân sự tại một tập đoàn lớn đòi hỏi khả năng làm việc nhóm cao, vì bạn không thể tự mình giải quyết hết mọi vấn đề. Một điều quan trọng nữa là phải có tầm nhìn dài hạn, không chỉ trong việc tuyển dụng mà còn trong việc phát triển và giữ chân nhân tài.”
Công việc hành chính nhân sự đóng vai trò không thể thiếu trong sự phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hy vọng những chia sẻ từ người trong nghề sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc hành chính nhân sự làm gì và có những định hướng phù hợp cho tương lai của mình. Nếu bạn đang có ý định theo đuổi ngành này, đừng ngần ngại đầu tư vào việc học hỏi và rèn luyện kỹ năng thực tế từ những người đi trước.
>>> Tham khảo: Top 03 Địa Chỉ Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay