HR Có Phải Phụ Trách BHXH, BHYT, BHTN Không?

5/5 - (1 bình chọn)

HR Có Phải Phụ Trách BHXH, BHYT, BHTN Không? Đây là câu hỏi phổ biến mà những người mới bước chân vào nghề nhân sự thường thắc mắc.

Thực tế, bước sang năm 2026 với sự vận hành của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Luật Việc làm 2025, vai trò này đã trở thành một phần cốt lõi của kỹ năng C&B chuyên nghiệp.

Việc đảm nhận công tác bảo hiểm không còn là lựa chọn tùy ý mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tính tuân thủ của doanh nghiệp.

1. Bản chất trách nhiệm và sự phân chia giữa nhân sự và kế toán

Trong cấu trúc vận hành tại các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý BHXH, BHYT, BHTN thường được giao cho mảng Tiền lương và Phúc lợi (C&B).

Lý do là vì bộ phận nhân sự nắm giữ toàn bộ hồ sơ gốc của người lao động. Từ thời điểm ký hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, điều chuyển cho đến khi chấm dứt hợp đồng, tất cả dữ liệu biến động đều phát sinh tại phòng nhân sự.

Nếu chuyển giao công việc này cho kế toán, luồng thông tin thường bị chậm trễ. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa hai bên là yếu tố then chốt:

Bộ phận nhân sự: Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên sâu, xác định đúng đối tượng đóng, thực hiện kê khai hồ sơ và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản.
Bộ phận kế toán: Thực hiện các giao dịch tài chính, trích nộp tiền từ quỹ lương và hạch toán đúng kỳ kế toán.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. HR Có Phải Phụ Trách BHXH, BHYT, BHTN Không và cập nhật mức đóng năm 2026

Để hiểu rõ HR Có Phải Phụ Trách BHXH, BHYT, BHTN Không, cần nhìn vào trách nhiệm cập nhật các quy định pháp lý mới. Năm 2026, khi mức lương cơ sở được thay thế bằng mức tham chiếu, người làm nhân sự phải trực tiếp tính toán lại toàn bộ quỹ lương đóng bảo hiểm.

Hiện tại, mức tham chiếu đang duy trì ở mức 2.340.000 đồng. Bên cạnh đó, mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP là căn cứ quan trọng để xác định sàn đóng bảo hiểm:

Khu vực	Lương tối thiểu tháng (Sàn đóng bảo hiểm)	Lương tối thiểu giờ
Vùng I	5.310.000 VNĐ	25.500 VNĐ
Vùng II	4.730.000 VNĐ	22.700 VNĐ
Vùng III	4.140.000 VNĐ	20.000 VNĐ
Vùng IV	3.700.000 VNĐ	17.800 VNĐ

3. Những đối tượng mới bắt buộc tham gia bảo hiểm từ năm 2026

Người làm nhân sự cần đặc biệt lưu ý diện bao phủ bảo hiểm đã được mở rộng theo quy định mới để tránh rủi ro bị truy thu:

Người lao động có hợp đồng từ 01 tháng: Thay vì 03 tháng như trước đây, hiện nay các hợp đồng ngắn hạn từ đủ 01 tháng đã phải tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN.
Nhân sự làm việc không trọn thời gian: Nếu mức lương đạt bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm thấp nhất, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đóng bảo hiểm cho nhóm này.
Cán bộ quản lý doanh nghiệp: Các chức danh quản lý hưởng lương giờ đây bắt buộc phải tham gia bảo hiểm thất nghiệp, tạo sự đồng bộ trong chính sách an sinh.

4. Cơ cấu tỷ lệ trích đóng bảo hiểm bắt buộc

Việc nắm vững tỷ lệ trích đóng giúp người làm nhân sự thực hiện chính xác bảng lương hàng tháng và giải đáp các thắc mắc của nhân viên. Tổng tỷ lệ trích đóng hiện nay là 32%:

Loại hình bảo hiểm	Doanh nghiệp đóng	Người lao động đóng	Tổng cộng
Bảo hiểm xã hội	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp	1%	1%	2%
TỔNG CỘNG	21,5%	10,5%	32%

Đối với lao động là người nước ngoài, tổng tỷ lệ đóng thường là 30% do đối tượng này không thuộc diện tham gia bảo hiểm thất nghiệp tại Việt Nam.

5. Kỹ năng quản trị rủi ro và xử lý lỗi phần mềm bảo hiểm điện tử

Trong bối cảnh số hóa toàn diện năm 2026, việc thành thạo các phần mềm I-VAN và chữ ký số là yêu cầu bắt buộc đối với người làm C&B. Tuy nhiên, quá trình kê khai thường phát sinh các lỗi kỹ thuật khiến hồ sơ bị từ chối.

Xử lý lỗi hệ thống: Các lỗi phổ biến như thông tin mã số thuế không chính xác, chữ ký số không khớp sau khi gia hạn hoặc lỗi nghẽn mạng hệ thống vào cuối tháng. Người làm nhân sự cần có kỹ năng kiểm tra lại thông tin đăng ký ban đầu và phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để khắc phục kịp thời.
Quản lý thời gian kê khai: Thay vì dồn hồ sơ vào những ngày cuối cùng của tháng, nhân sự chuyên nghiệp thường thực hiện kê khai rải rác ngay khi có biến động. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hệ thống bị quá tải và có đủ thời gian để điều chỉnh nếu hồ sơ bị trả về.
Đối soát thông tin: Định kỳ hàng tháng, nhân sự cần kiểm tra thông báo kết quả đóng từ cơ quan bảo hiểm để so khớp với dữ liệu trên bảng lương, đảm bảo không có sự sai lệch về tiền lãi chậm đóng hoặc mức đóng của từng cá nhân.

>>> Xem thêm:

6. Quy trình chuẩn bị và làm việc với đoàn thanh tra bảo hiểm chuyên ngành

Thanh tra bảo hiểm là hoạt động định kỳ mà mọi người làm nhân sự đều phải đối mặt. Để đảm bảo doanh nghiệp không bị xử phạt hành chính, việc duy trì hệ thống hồ sơ ngăn nắp là yếu tố quan trọng nhất.

Hệ thống hồ sơ cần chuẩn bị: Nhân sự phải sẵn sàng các nhóm tài liệu bao gồm:

Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ nộp tiền bảo hiểm. Đặc biệt, tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm thường được dùng để đối chiếu tổng quỹ lương, do đó các số liệu này phải hoàn toàn thống nhất.

Rà soát nội bộ định kỳ:

Trước khi có đợt thanh tra chính thức, người phụ trách bảo hiểm nên chủ động thực hiện kiểm tra nội bộ hàng quý. Việc tự phát hiện các trường hợp đóng thiếu thời gian thử việc hoặc đóng sai mức lương theo hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục, giảm thiểu mức phạt khi có kết luận thanh tra.

Kỹ năng giải trình:

Khi làm việc với đoàn kiểm tra, nhân sự cần có khả năng giải trình dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và số liệu thực tế, thể hiện tính minh bạch và tuân thủ của đơn vị.

7. Xây dựng sự phối hợp chuyên nghiệp giữa bộ phận Nhân sự và Kế toán

Một quy trình phối hợp nhịp nhàng giữa HR và Kế toán sẽ giúp công tác bảo hiểm vận hành trơn tru, tránh được các lỗi về dòng tiền và báo cáo tài chính.

Thiết lập các mốc thời gian chốt dữ liệu: Doanh nghiệp nên quy định ngày cố định để nhân sự gửi danh sách biến động lao động cho kế toán. Sự chậm trễ trong khâu này thường dẫn đến việc đóng thừa tiền cho người đã nghỉ việc hoặc chậm báo tăng cho nhân viên mới.
Cơ chế kiểm soát chéo: Kế toán sẽ dựa trên bảng tính từ nhân sự để thực hiện lệnh chuyển tiền. Ngược lại, nhân sự sẽ dựa trên chứng từ nộp tiền của kế toán để đối soát với cơ quan bảo hiểm. Sự tương tác hai chiều này giúp phát hiện sớm các sai sót trong quá trình chuyển tiền hoặc hạch toán.
Thống nhất phương án xử lý phát sinh: Trong trường hợp có sự sai lệch số dư do lãi chậm đóng hoặc truy thu, hai bộ phận cần họp bàn để tìm ra nguyên nhân và thống nhất cách thức điều chỉnh trên sổ sách kế toán cũng như trên phần mềm bảo hiểm.

Việc hiểu đúng, thực hiện đủ và quản trị chuyên nghiệp các chế độ BHXH, BHYT, BHTN không chỉ giúp phòng nhân sự khẳng định vị thế mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp hiện đại năm 2026.

>>> Tham khảo thêm: