by Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH là tình huống mà nhiều doanh nghiệp và người lao động dễ mắc phải, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ trong quá trình giải quyết chế độ.
Với vai trò quản lý và thực hiện thủ tục cho nhân viên, bộ phận nhân sự cần nắm rõ các quy định cũng như cách xử lý khi gặp sai sót.
Vì vậy, Kỹ Năng CB xây dựng bài viết này để hỗ trợ những người làm công tác nhân sự nhận diện sớm các lỗi thường gặp, khắc phục kịp thời, đồng thời đảm bảo quyền lợi BHXH cho người lao động.
Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý
1. Lỗi Sai Về Thông Tin Định Danh Cá Nhân
Dù luật thay đổi, nhóm lỗi về thông tin định danh vẫn là vấn đề gốc rễ, và mức độ ảnh hưởng của chúng ngày càng nghiêm trọng hơn trong kỷ nguyên số khi dữ liệu được liên thông chặt chẽ.
Lỗi 1: Sai lệch thông tin định danh (Số CCCD, họ tên, ngày sinh)
Bối cảnh hiện tại: Với việc hệ thống BHXH được liên thông sâu rộng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư qua mã định danh VNeID, mọi sai lệch dù là nhỏ nhất (một con số, một ký tự) đều bị hệ thống phát hiện và từ chối giao dịch. Các trường hợp phổ biến vẫn là nhập sai số CCCD, không cập nhật khi người lao động đổi từ CMND 9 số sang CCCD, hoặc sai thứ tự họ và tên.
Hậu quả nghiêm trọng: Sai thông tin định danh sẽ khiến hồ sơ điện tử không thể xác thực. Người lao động sẽ không thể sử dụng ứng dụng VssID, không thể thực hiện các thủ tục hành chính công tích hợp trên VNeID, và mọi hồ sơ hưởng chế độ (thai sản, ốm đau) sẽ bị trả về ngay lập tức. Việc này gây đình trệ và ảnh hưởng đến mọi quyền lợi liên quan của người lao động.
Hướng dẫn xử lý: Quy trình xử lý vẫn là lập Tờ khai Mẫu TK1-TS để điều chỉnh thông tin. Tuy nhiên, điểm cần lưu ý hiện nay là hồ sơ đính kèm (bản sao CCCD) phải đảm bảo rõ nét, thông tin trùng khớp tuyệt đối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Quá trình phê duyệt hiện nay nhanh hơn do có sự đối soát tự động, nhưng yêu cầu về tính chính xác lại cao hơn bao giờ hết.
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
Lỗi 2: Trùng lặp hoặc sai sót mã số sổ BHXH
Bối cảnh hiện tại: Lỗi này vẫn tồn tại, đặc biệt với lao động ở các khu công nghiệp thường xuyên thay đổi công việc. Việc một người lao động có 2 mã số sổ BHXH sẽ tạo ra một “mớ bòng bong” về dữ liệu, khiến quá trình đóng của họ bị phân tán.
Hậu quả nghiêm trọng: Toàn bộ thời gian làm việc sẽ không được cộng dồn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính tổng thời gian tham gia BHXH để hưởng lương hưu, thậm chí có thể làm mất đi quyền lợi hưu trí nếu không được xử lý kịp thời.
Hướng dẫn xử lý: Thủ tục gộp sổ vẫn được thực hiện qua Tờ khai Mẫu TK1-TS kèm theo tất cả các sổ BHXH (cả bìa và tờ rời). Doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu người lao động cung cấp tất cả sổ BHXH ngay từ khi tuyển dụng để rà soát, tránh phát sinh thêm quá trình đóng sai sổ.
2. Nhóm Lỗi Sai Về Mức Lương Và Quá Trình Đóng
Đây là nhóm lỗi có rủi ro tài chính cao nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt khi các quy định về lương tối thiểu và đối tượng tham gia đã thay đổi.
Lỗi 3: Áp dụng sai mức lương tối thiểu vùng
Bối cảnh hiện tại: Theo Nghị định mới nhất quy định mức lương tối thiểu vùng, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, mức lương tối thiểu đã được điều chỉnh tăng. Việc bộ phận nhân sự không cập nhật kịp thời và vẫn áp dụng mức lương cũ để khai báo BHXH là một sai sót nghiêm trọng.
Hậu quả nghiêm trọng: Cơ quan BHXH sẽ từ chối hồ sơ và yêu cầu điều chỉnh. Nếu bị thanh tra phát hiện, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu toàn bộ phần đóng thiếu cho tất cả lao động bị ảnh hưởng, mà còn phải chịu tiền lãi chậm đóng với lãi suất rất cao.
Hướng dẫn xử lý: Ngay khi phát hiện sai sót, cần lập tức lập hồ sơ điều chỉnh tăng mức đóng (sử dụng Mẫu D02-TS), tính toán và nộp bổ sung phần chênh lệch cùng tiền lãi phát sinh. Để phòng ngừa, bộ phận nhân sự phải coi việc cập nhật Nghị định lương tối thiểu là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu mỗi dịp giữa năm.
Lỗi 4: Báo tăng, báo giảm lao động không đúng hạn
Bối cảnh hiện tại: Quy định về thời hạn báo tăng/giảm vẫn không đổi, nhưng việc thực hiện đã được giám sát chặt chẽ hơn thông qua hệ thống điện tử. Mọi trường hợp báo muộn đều được hệ thống tự động ghi nhận và tính lãi.
Hậu quả nghiêm trọng: Báo tăng muộn sẽ bị truy thu và tính lãi. Báo giảm muộn khiến doanh nghiệp phải đóng thêm tiền BHYT không cần thiết. Quan trọng hơn, việc này làm gián đoạn quyền lợi khám chữa bệnh BHYT của người lao động, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tạo ra các khiếu nại không đáng có.
Hướng dẫn xử lý: Cần đưa nghiệp vụ báo tăng/giảm vào quy trình làm việc hàng ngày, hàng tuần. Thực hiện ngay khi có phát sinh. Nếu có trường hợp báo muộn, cần chủ động nộp hồ sơ và chấp nhận đóng bổ sung thay vì chờ đợi cơ quan BHXH nhắc nhở.
Lỗi 5: Kê khai thiếu các khoản phụ cấp, bổ sung phải tính đóng BHXH
Bối cảnh hiện tại: Đây là một trong những lỗi sai tài chính nghiêm trọng và tiềm ẩn nhất. Theo quy định, tiền lương đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác có tính chất cố định, thường xuyên. Nhiều doanh nghiệp chỉ đóng trên lương cơ bản mà bỏ qua các khoản như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên…
Hậu quả nghiêm trọng: Việc đóng thiếu sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu số tiền rất lớn khi thanh tra, kiểm tra. Đồng thời, người lao động bị thiệt thòi khi mức hưởng các chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản) và lương hưu sau này bị tính thấp hơn so với thu nhập thực tế.
Hướng dẫn xử lý & Phòng ngừa:
- Rà soát cơ cấu thu nhập: Bộ phận nhân sự và kế toán phải ngồi lại, rà soát lại toàn bộ quy chế lương, các loại phụ cấp của công ty để xác định chính xác đâu là các khoản phải tính đóng BHXH.
- Lập hồ sơ điều chỉnh: Nếu phát hiện đóng thiếu, cần lập tức làm hồ sơ điều chỉnh mức đóng và đóng bổ sung phần còn thiếu để tránh phát sinh lãi cao.
- Tư vấn rõ ràng: Khi xây dựng chính sách lương, cần tư vấn rõ cho ban lãnh đạo về nghĩa vụ đóng BHXH của từng khoản thu nhập để có quyết định phù hợp.
3. Các Lỗi Khi Làm Hồ Sơ BHXH Mới Phát Sinh Từ Luật BHXH 2025
Sau khi áp dụng luật mới, thực tế đã phát sinh những nhóm lỗi đặc thù mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Lỗi 6: Áp dụng sai quy định về BHXH một lần cho lao động mới
Mô tả sai sót: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất và phổ biến nhất hiện nay. Bộ phận nhân sự, do chưa nắm rõ hoặc truyền thông không đầy đủ, đã tư vấn sai cho người lao động được tuyển dụng sau ngày 01/01/2025 rằng họ vẫn có thể rút BHXH một lần như quy định cũ.
Hậu quả nghiêm trọng: Gây ra tranh chấp lao động khi người lao động nghỉ việc và yêu cầu thực hiện thủ tục nhưng không được. Doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý vì tư vấn sai chính sách, làm ảnh hưởng đến uy tín và gây bất ổn trong nội bộ.
Hướng dẫn xử lý & Phòng ngừa:
- Truyền thông rõ ràng: Ngay trong buổi định hướng cho nhân viên mới (Onboarding), phải có một phần riêng giải thích rõ về chính sách BHXH một lần mới. Nhấn mạnh rằng quyền lợi này đã thay đổi và chỉ áp dụng khác nhau cho nhóm lao động tham gia trước và sau 01/01/2025.
- Cập nhật tài liệu: Rà soát và cập nhật lại toàn bộ Sổ tay nhân viên, các tài liệu tuyển dụng, quy trình nghỉ việc để đảm bảo thông tin nhất quán và chính xác theo luật mới.
Lỗi 7: Bỏ sót các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc mới
Mô tả sai sót: Luật BHXH 2025 đã mở rộng đối tượng tham gia bắt buộc, bao gồm: chủ hộ kinh doanh cá thể và người lao động làm việc không trọn thời gian (part-time). Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, đã bỏ sót việc kê khai và đóng BHXH cho lực lượng lao động part-time của mình.
Hậu quả nghiêm trọng: Đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Khi bị thanh tra, doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số tiền phải đóng cho các đối tượng này kể từ ngày luật có hiệu lực, cộng với tiền lãi và mức phạt hành chính rất nặng.
Hướng dẫn xử lý & Phòng ngừa:
- Rà soát tổng thể: Ngay lập tức tiến hành rà soát lại toàn bộ cơ cấu lao động, bao gồm cả nhân viên chính thức, hợp đồng thời vụ, và nhân viên bán thời gian.
- Lập hồ sơ tham gia: Đối với các đối tượng bị bỏ sót, cần nhanh chóng làm thủ tục báo tăng và đóng BHXH bắt buộc theo quy định.
>>> Xem thêm:
- Mức Đóng BHXH Tối Thiểu, Tối Đa Theo Quy Định Mới
- Quản Lý Doanh Nghiệp, Hộ Kinh Doanh Có Đóng BHXH Bắt Buộc
- Hỗ Trợ Xăng Xe, Điện Thoại Có Phải Đóng BHXH Không
- Nếu Không Đóng BHXH Cho Khoản Phụ Cấp Bắt Buộc Thì Bị Phạt Thế Nào
- Luật Bảo Hiểm Xã Hội 2024: Những Thay Đổi Quan Trọng Cần Nắm
4. Nhóm Lỗi Sai Về Hồ Sơ Hưởng Chế Độ
Lỗi 8: Hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản thiếu hoặc giấy tờ không hợp lệ
Mô tả sai sót: Đây là lỗi “muôn thuở” nhưng vẫn liên tục xảy ra. Các giấy tờ thường không hợp lệ bao gồm: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu C65-HD) bị tẩy xóa, sai thông tin, thiếu chữ ký; Giấy ra viện, giấy khai sinh không phải bản sao hợp lệ; Giấy tờ được cấp bởi cơ sở y tế không đúng thẩm quyền.
Hậu quả nghiêm trọng: Hồ sơ bị cơ quan BHXH trả về, làm kéo dài thời gian người lao động nhận được tiền trợ cấp, gây ra tâm lý chờ đợi mệt mỏi và ảnh hưởng đến đời sống của họ.
Hướng dẫn xử lý: Xây dựng một “checklist” kiểm tra hồ sơ trước khi nộp, bao gồm:
- Tính pháp lý: Giấy tờ có đúng mẫu, đủ dấu và chữ ký không?
- Tính chính xác: Thông tin trên giấy tờ có khớp 100% với thông tin trên hệ thống BHXH không?
- Tính hợp lệ: Cơ sở y tế cấp giấy có đủ thẩm quyền không?
Lỗi 9: Nộp hồ sơ hưởng chế độ quá thời hạn quy định
Mô tả sai sót: Luật quy định rõ thời hạn nộp hồ sơ cho từng loại chế độ (ví dụ, 45 ngày kể từ ngày người lao động đi làm lại). Việc nhân sự quá tải, quên hoặc người lao động nộp chứng từ chậm trễ dẫn đến nộp hồ sơ quá hạn.
Hậu quả nghiêm trọng: Hồ sơ nộp quá hạn có thể bị từ chối giải quyết nếu không có lý do chính đáng, đồng nghĩa với việc người lao động có thể mất trắng quyền lợi của mình.
Hướng dẫn xử lý: Thiết lập hệ thống cảnh báo, nhắc nhở trên lịch hoặc phần mềm nhân sự về hạn nộp của từng hồ sơ. Khi nhận chứng từ từ người lao động, cần ký nhận và ghi rõ ngày tháng để xác định trách nhiệm nếu có chậm trễ.
Trong bối cảnh pháp luật về BHXH đã có những thay đổi sâu rộng và đang được áp dụng, vai trò của người làm nhân sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Sự chuyên nghiệp không chỉ thể hiện ở việc xử lý các nghiệp vụ hàng ngày, mà còn ở khả năng cập nhật, thích ứng và triển khai đúng các quy định mới. Việc chủ động rà soát quy trình, đào tạo nội bộ và truyền thông rõ ràng tới người lao động là chìa khóa để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý và xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, công bằng.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về BHXH, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!
