by Việc tính lương, thưởng và phụ cấp chính không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động, mà còn liên quan đến nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải khó khăn trong việc áp dụng đúng quy định pháp luật về các khoản thu nhập này, đặc biệt là khi phân biệt giữa lương cơ bản, lương thực nhận và các khoản phụ cấp.
Bài viết này, Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tính lương – thưởng – phụ cấp chuẩn, đồng thời phân tích những sai sót phổ biến mà các doanh nghiệp hay gặp phải và cách giải quyết để đảm bảo công bằng và tuân thủ pháp luật.
I. Phân Biệt Các Khái Niệm Cơ Bản: Lương Cơ Bản, Lương Thực Nhận, Lương Đóng BHXH
Trước khi tính lương, cần nắm rõ sự khác nhau giữa các khái niệm thường bị dùng lẫn lộn:
Lương cơ bản (trong hợp đồng): Là mức lương ghi trong HĐLĐ, làm căn cứ đóng BHXH. Theo Khoản 1 Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, đây là mức không thấp hơn lương tối thiểu vùng.
Lương thực nhận: Là tổng thu nhập sau khi trừ các khoản khấu trừ bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN…).
Lương tính đóng bảo hiểm xã hội: Là tổng của mức lương cơ bản + các khoản phụ cấp + khoản bổ sung cố định được chi trả thường xuyên, ổn định.
⚠️ Lưu ý: Không phải mọi khoản chi đều tính đóng BHXH. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ đâu là thu nhập tính đóng và không tính đóng, nếu không sẽ bị cơ quan BHXH truy thu phần thiếu.
>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội
II. Các Bước Tính Lương Thực Tế Trong Doanh Nghiệp
Bước 1: Xác định ngày công làm việc
Từ bảng chấm công, xác định số ngày công thực tế (có thể tính theo ngày công chuẩn, công làm việc thực tế hoặc theo giờ nếu lao động thời vụ).
Bước 2: Tính tổng thu nhập
Tổng thu nhập = Lương cơ bản + Phụ cấp (ăn trưa, trách nhiệm, độc hại…) + Các khoản bổ sung + Thưởng (nếu có)
Bước 3: Khấu trừ bắt buộc
- BHXH (8%)
- BHYT (1.5%)
- BHTN (1%)
- Thuế TNCN (nếu thu nhập > mức giảm trừ)
Bước 4: Tính lương thực nhận
Lương thực nhận = Tổng thu nhập – Tổng các khoản khấu trừ
III. Cách Phân Loại Và Tính Các Khoản Phụ Cấp Phổ Biến
1. Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại
Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC:
- Miễn thuế TNCN nếu chi đúng định mức (ăn trưa ≤ 730.000 đ/tháng, điện thoại hợp lý…).
- Không tính đóng BHXH nếu là khoản hỗ trợ, không cố định hàng tháng.
2. Phụ cấp trách nhiệm, nhà ở, thu hút, độc hại
- Nếu chi cố định hằng tháng, ghi rõ trong HĐLĐ hoặc phụ lục → phải tính đóng BHXH.
- Nếu chi theo hiệu quả công việc, không cố định → không phải đóng BHXH.
3. Khoản bổ sung khác
- Bổ sung thường xuyên: Ghi trong hợp đồng, trả đều đặn → tính đóng BHXH.
- Bổ sung không thường xuyên (thưởng theo dự án, hiệu suất): không phải đóng.
📌 Gợi ý: Doanh nghiệp nên quy định rõ mục đích, hình thức chi trả và điều kiện hưởng từng loại phụ cấp trong Quy chế lương, tránh bị “gộp tất cả vào lương” khi thanh tra.
>>> Xem thêm:
- Du Lịch, Team Building Có Bắt Buộc Không? Cách Làm Quy Chế
- Doanh Nghiệp Nên Trả Lương Theo Vị Trí Hay Theo Đóng Góp?
- Làm Sao Để Nhân Viên Ở Lại Không Chỉ Vì Lương?
- Lương Thực Nhận và Lương Cơ Bản: Khác Nhau Thế Nào?
- Cách Tính Lương Làm Thêm Giờ, Ngày Lễ Theo Quy Định
IV. Quy Định Về Thưởng: Có Phải Ghi Trong Hợp Đồng?
Có bắt buộc ghi thưởng vào HĐLĐ không?
Không bắt buộc. Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng là khoản tiền hoặc hiện vật mà doanh nghiệp chủ động chi cho NLĐ, không bắt buộc ghi trong hợp đồng.
Tuy nhiên, để đảm bảo minh bạch, nên ban hành Quy chế thưởng riêng kèm theo nội quy lao động hoặc thỏa ước tập thể.
Thưởng có tính thuế không?
Có. Thưởng (Tết, lễ, thành tích…) là thu nhập chịu thuế TNCN.
Không tính đóng BHXH nếu không chi cố định hằng tháng.
V. Những Sai Lầm Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Tính Lương – Thưởng – Phụ Cấp
❌ 1. Gộp toàn bộ phụ cấp vào lương cơ bản
→ Dẫn đến đóng BHXH sai, làm tăng chi phí và bị truy thu.
❌ 2. Không ban hành Quy chế lương thưởng
→ Khi bị thanh kiểm tra, cơ quan BHXH không chấp nhận chi tiết lương, dễ bị quy toàn bộ vào thu nhập tính đóng BH.
❌ 3. Không ký bảng lương, không có phiếu lương
→ Người lao động có thể khiếu nại vì không minh bạch thu nhập.
❌ 4. Tính thiếu công, sai thuế TNCN
→ Phát sinh nợ thuế, bị phạt chậm nộp và truy thu trong nhiều năm.
VI. Mẹo Thực Tế Giúp Doanh Nghiệp Tính Lương Đúng Và Tối Ưu
Tách rõ 3 nhóm thu nhập trong bảng lương:
- Nhóm tính đóng BH
- Nhóm không đóng BH
- Nhóm tính thuế TNCN
Sử dụng phần mềm có tính năng tự động khấu trừ BH, thuế (FastHR, Misa Sala, Bravo HR…).
Ban hành Quy chế lương – phụ cấp – thưởng đầy đủ, trình bày rõ điều kiện hưởng và hình thức chi trả.
Cập nhật định kỳ quy định pháp luật mới (ví dụ: thay đổi mức lương cơ sở, chính sách miễn thuế…).
VII. Ví Dụ Tính Lương Cụ Thể (Lao Động Toàn Thời Gian)
Thông tin:
- Lương cơ bản: 8.000.000 đ
- Phụ cấp ăn trưa: 700.000 đ
- Phụ cấp trách nhiệm: 1.000.000 đ (cố định)
Không có thưởng tháng này
Bước 1: Tổng thu nhập = 8.000.000 + 700.000 + 1.000.000 = 9.700.000
Bước 2: Thu nhập tính đóng BH = 8.000.000 + 1.000.000 = 9.000.000
Bước 3: Khấu trừ
- BHXH: 9.000.000 x 8% = 720.000
- BHYT: 9.000.000 x 1.5% = 135.000
- BHTN: 9.000.000 x 1% = 90.000
Tổng khấu trừ = 945.000
Bước 4: Lương thực nhận = 9.700.000 – 945.000 = 8.755.000 đ
Cách tính lương – thưởng – phụ cấp không chỉ là kỹ năng nghiệp vụ mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng luật, minh bạch với người lao động và có cơ sở nội bộ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và giữ chân nhân sự hiệu quả hơn.
Thực hiện tốt nghiệp vụ tính lương còn thể hiện năng lực chuyên môn của người làm hành chính nhân sự, là bước đệm để tiến xa hơn với vai trò HR, C&B chuyên nghiệp.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng bài viết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Cách Tính Lương, Thưởng, Phụ Cấp Chuẩn Cho Doanh Nghiệp được áp dụng hiện nay. Chúc bạn thành công!
