Cách Xây Dựng Thang Bảng Lương – Mẫu Bảng Lương Mới Nhất

Trong quản lý nhân sự và tài chính của một doanh nghiệp, việc xây dựng thang bảng lương là một phần quan trọng không thể thiếu. Thang bảng lương không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên, mà còn giúp tạo ra môi trường làm việc công bằng và đáng tin cậy.

Bảng lương là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự của một công ty, giúp quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng về mức lương và các khoản phụ cấp liên quan.

Trước khi bắt đầu xây dựng thang bảng lương, bạn cần hiểu rõ về các yếu tố quan trọng cần được xem xét như:

• Mức lương cơ bản
• Các khoản phụ cấp
• Các khoản trợ cấp
• Các chế độ bảo hiểm xã hội.

Bạn cũng cần nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến lương và các khoản phụ cấp để đảm bảo tính hợp pháp và công bằng cho nhân viên.

Sau khi đã nắm vững các yếu tố trên, bạn có thể bắt đầu xây dựng thang bảng lương bằng cách liệt kê tất cả các vị trí công việc trong công ty và gán mức lương cơ bản tương ứng cho mỗi vị trí. Bạn cũng cần xem xét các yếu tố khác như kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và hiệu suất làm việc để quyết định mức lương cuối cùng cho từng nhân viên.

Ngoài mức lương cơ bản, bạn cũng cần xem xét các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp kỹ năng đặc biệt, phụ cấp khu vực và các khoản trợ cấp khác như trợ cấp ăn trưa, trợ cấp gửi xe, trợ cấp đi lại. Đảm bảo rằng các khoản phụ cấp được tính toán và ghi rõ đầy đủ trong bảng lương.

Cuối cùng, bạn cần xem xét các chế độ bảo hiểm xã hội như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp. Đảm bảo rằng các khoản đóng góp cho các chế độ bảo hiểm này được tính toán và ghi rõ trong bảng lương.

Mẫu bảng lương mới nhất sẽ giúp bạn có một cơ sở để xây dựng thang bảng lương của riêng mình. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này theo nhu cầu và yêu cầu của công ty của bạn.

Trong bài viết này, Kỹ Năng CB sẽ giới thiệu cho bạn cách xây dựng một thang bảng lương hiệu quả và cung cấp mẫu bảng lương mới nhất.

1. Bảng lương là gì? Thang bảng lương là gì? 

Khái niệm BẢNG LƯƠNG là văn bản tổng hợp những số tiền thực mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động của mình, bao gồm các khoản như tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… trong một thời gian nhất định. Số tiền thu nhập của người lao động được ghi trong bảng lương phải dựa trên năng suất làm việc, theo trình độ, kinh nghiệm và công việc thực tế của người lao động đảm nhiệm.

Khái niệm THANG LƯƠNG là hệ thống các nhóm lương – ngạch lương và bậc lương hay còn gọi là hệ số lương được quy định sẵn. Đây là căn cứ cho doanh nghiệp chi trả tiền lương và xem xét tăng lương định kỳ cho người lao động. Việc tính toán được thực hiện một cách công bằng và minh bạch.

Khái niệm THANG BẢNG LƯƠNG là tương quan tỷ lệ tiền lương giữa những lao động trong một đơn vị, một doanh nghiệp, một ngành, một nhóm ngành,.. Việc xây dựng thang bảng lương được dựa trên cơ sở công việc thực tế, trình độ, kinh nghiệm của người lao động.

Bảng lương, thang bảng lương giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được sự công bằng trong việc thanh toán tiền lương cho người lao động đồng thời giúp cho việc kế hoạch hóa quỹ tiền lương, đảm bảo nguồn chi lương dễ dàng hơn. Mặt khác, chúng giúp cho người lao động biết được thu nhập thực tế của mình, có kỳ vọng phấn đấu để đạt mức cao hơn trên thang lương của doanh nghiệp.

2. Quy định về thang lương, bảng lương mới nhất

Bảng thanh toán tiền lương được bộ phận kế toán lập ra, phải đảm bảo đủ các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp như:

• Mức lương chính
• Các khoản phụ cấp: phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp xăng xe,…
• Các khoản giảm trừ tiền lương của người lao động: tiền thuế TNCN, tiền BHXH, BHYT, BHTN,…

Các doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng dựa trên cơ sở là các chứng từ liên quan như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.

Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên những cơ sở trên, rồi chuyển cho kế toán trưởng xem xét và trình lên cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền đồng ý ký duyệt. Sau đó bảng lương chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương cho người lao động.

3. Cách xây dựng thang bảng lương

Nguyên tắc khi xây dựng thang, bảng lương

Việc xây dựng thang, bảng lương được Pháp luật quy định rõ ràng tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP. Chúng ta có thể tóm tắt các nguyên tắc quan trọng như sau:

• Mức lương thấp nhất của công việc hay chức vụ đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường phải bằng hoặc lớn hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định
• Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức vụ đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề, kể cả doanh nghiệp tự dạy nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định.
• Mức lương của các công việc, vị trí có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5% hoặc công việc, vị trí đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc vị trí tương đương trong điều kiện lao động bình thường.

Những lưu ý khi xây dựng thang bảng lương

• Doanh nghiệp cần phải tự mình xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện
• Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải nộp thang bảng lương cho phòng LĐTBXH nữa mà chỉ cần xây dựng rồi lưu tại Doanh nghiệp, khi nào cơ quan nhà nước yêu cầu thì giải trình.
• Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa nhưng phải xây dựng ít nhất 02 bậc.
• Mức lương ở bậc 1 không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.
• Doanh nghiệp được tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương theo tình hình kinh tế của doanh nghiệp mình.

Các hàm excel sử dụng trong bảng lương

Việc lập bảng lương và tính toán tiền lương đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và chính xác. Với những lợi ích của mình, Excel được sử dụng như một bảng tính lương vô cùng hữu ích. Chúng ta có thể theo dõi những hàm Excel nào hay được sử dụng trong bảng tính lương nhé!

• Tra cứu thông tin để tính lương: Hàm tham chiếu VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH
• Xác định số công làm việc từ bảng chấm công: Sử dụng hàm SUMIFS và SUMPRODUCT
• Tính các khoản phụ cấp, thưởng, phạt,..; Sử dụng các hàn như hàm IF, hàm AND, hàm OR,…

Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp xếp hạng

Phương pháp xây dựng thang bảng lương bằng các xếp hạng được coi là phương pháp phổ biến nhất, dễ thực hiện, đơn giản. Với phương pháp xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp xếp hạng có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Thời gian thực hiện nhanh, không đòi hỏi mức lương cạnh tranh quá cao.

Dưới đây Kỹ Năng CB sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp xếp hạng. Các bạn theo dõi nhé!

Bước 1: Xác định hệ thống chức danh công việc trong việc xây dựng thang bảng lương

Đây là bước đầu tiên trong công tác thực hiện xây dựng thang bảng lương. Cần có sự phân tích cụ thể rõ ràng để đưa ra được nhóm chức danh phù hợp cho từng vị trí công việc nhất định và thống kê đầy đủ các chức danh công việc trong doanh nghiệp. Đối với bước này cần được thực hiện thông qua một số cách như sau:

Dựa vào bản mô tả công việc để đưa ra nhưng chức danh công việc một cách phù hợp và đúng đắn nhất. Từ bẩn mô tả công việc người nhìn có thể biết được tầm quan trọng về sự tồn tại của công việc đó trong tổ chức, thể hiện một cách chi tiết và rõ ràng những nhiệm vụ chính cũng như quyền hạn của người đảm nhận theo nội dung của bản mô tả công việc đã trình bày.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc

Đồng thời, thông quan bản mô tả công việc cũng có thể thấy được nhưng năng lực buộc người lao động phải có để đảm nhận vị trí công việc đó. Chính vì những nội dung trên mà bản mô tả công việc có thể thể hiện chúng ta có thể dựa vào đó để xác định được những chức danh cần thiết phải có trong một tổ chức thông qua nhưng nội dung công việc đã được thể hiện cụ thể trong một bản mô tả.

Tuy nhiên có một số trường hợp không có bản mô tả công việc thì người làm thang bảng lương phải xây dựng lại từ đâu hoặc  nhờ cá trưởng đơn vị cho bảng phân công nhiệm vụ của từng cá nhân  người lao động, sau đó nghiên cứu cụ thể và xây dựng bản mô tả công việc mới.

Trường hợp hỏi trực tiếp đơn vị nhưng không nắm rõ nội dung thì đến trực tiếp nơi làm việc theo dõi người lao động làm việc. Sau đó gặp lại trưởng đơn vị để xin ý kiến sửa đổi và bổ sung hợp lý. Sau khi chỉnh sửa sẽ có một bộ chức danh công việc.

Ở bước này cần thu thập thông tin cụ thể, rõ ràng của từng chức danh tìm mối quan hệ của các chức danh trong công việc.

Ví dụ:

 Bước 2: Xếp hạng chức danh công việc để xây dựng thang bảng lương

Đối với bước này sẽ được thực hiện theo nhiều cách trong đó việc đưa cho hội đồng đánh giá các công việc và sắp xếp những chức danh công việc này theo một thứ hạng có giá trị từ cao đến thấp. Hội đồng này có thể là nhưng chuyên gia có kinh nghiệm  trong việc đánh giá xếp hạng các vị trí chức danh công việc.

Để mang tính chính xác cao thông thường chúng ta nên gắn cho mỗi chuyên gia trong hội đồng một trọng số giá trị của phiếu đánh giá, tức là nhưng người có nhiều kinh nghiệm lâu năm và có vị trí chức danh cao, có trình độ chuyên môn sâu phiếu đánh giá sẽ chiếm tỷ trọng cao hơn so với nhưng phiếu đánh giá của nhưng chuyên gia còn lại.

***Lưu ý khi thực hiện xếp hạng các nhóm chức danh sẽ không dựa vào khối lượng công việc của từng chức danh để đánh giá mà chỉ dựa vào chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của từng chức danh trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Bước 3: Phân nhóm chức danh công việc

Sau khi thực hiện phân hạng lương, đây là công việc không quá khó khăn cho người thực hiện. Đối với nhưng chức danh ở gần nhau sẽ được xếp vào cùng một nhóm lương trong hệ thống nhóm chức danh.

Bước 4: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm trong xây dựng thang bảng lương

Để xác định hệ số giãn cách có thể được thực hiện thông qua nhiều cơ sở khác nhau, trong đó một số cơ sở được sử dụng để làm căn cứ cho việc xác định hệ số giãn cách như sau:

Cơ sở 1: Dựa vào chính thực trạng trả lương của doanh nghiệp đang áp dụng từ bảng lương cũ mà doanh nghiệp đã áp dụng (trường hợp doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương mới). Để xác định hệ số giãn cách từ bảng lương hoặc mức lương cũ doanh nghiệp đang áp dụng. Đối với doanh nghiệp bắt đầu xây thang bảng lương thì cần dựa vào bảng thanh toán lương hàng tháng của công ty.

Tuy nhiên ở bảng thanh toán lương này công việc của nhân viên cần được sắp xếp theo chức danh công việc và sử dụng mức lương thấp nhất. Đây là cách làm tối ưu, doanh nghiệp nên áp dụng, do sử dụng cơ sở là hệ thống lương của doanh nghiệp đã áp dụng, chính vì vậy nó phù hợp với khả năng tài chính của công ty.

Ví dụ cụ thể sau đây:

Cơ sở 2: Dựa vào mức tiền lương trên thị trường cùng nghề kinh doanh với tổ chức. Nếu không có lương thị trường cũng có tham khảo mức lương thị trường thông qua mạng interrnet. Sau đó cũng tiến hành thực hiện việc lấy mức lương cao nhất chia cho mức lương thấp nhất như ở cơ sở 1.

Ngoài ra để có một hệ số giãn cách lương phù hợp có thể hỏi chuyên gia, những người đã từng làm việc ở cùng vị trí hoặc người thân của người xây dựng thang bảng lương bằng hai cách:

Hỏi mức lương cao nhất và mức lương thấp nhất sau đó ta tiến hành suy luận ra mức lương ở giữa

»»» Tham khảo: Học C&B ở đâu tốt và uy tín nhất

Ví dụ: Tại doanh nghiệp A mức lương cao nhất là 20.000.000, mức lương thấp nhất là 4.000.000, vậy mức lương cốt lõi của doanh nghiệp sẽ là 12.000.000.

Một cách khác là hỏi thông tin giá lương của chức danh cốt lõi của tổ chức, từ đó suy luận ngược lại chức danh có mức lương thấp nhất và cao nhất.

Ví dụ: Mức lương của chức danh cốt lỗi ở vị trí quan trọng của doanh nghiệp, trung tâm của tổ chức là 12.000.000 vậy cần có sự suy luận cho mức lương cao nhất và thấp nhất cho phù hợp và cần dựa vào số nhóm lương hiện có của doanh nghiệp.

Cơ sở 3: Cần dựa vào khả năng tài chính của doanh nghiệp để xac định hệ số giãn cách một cách phù hợp nhất và có thể sau khi xây dựng hệ số giãn cách tiến hành hỏi lại trưởng đơn vị để xác nhận mức độ phù hợp với khả năng tài chính của công ty.

*** Lưu ý: Khi tiến hành xác định hệ số giãn cách nếu trong tổ chức không có hai chức danh bảo vệ và tạp vụ, thì ta cứ tiến hành xây dựng thang bảng lương cho cả 2 chức danh này thì mức chính xác sẽ cao hơn, khi xác định các chức danh còn lại.

Việc không thể hiện hai chức danh này trong thang bảng lương việc xác định hệ số giãn diễn ra rất khó vì mức lương của các vị trí khác không thê là 1. Do vậy khi có 2 chức danh này việc xác định hệ số giãn cách sẽ diễn ra rất dễ dàng.

Từ ví dụ trên đã xác định được hệ số giãn cách giữa các nhóm lương trong hệ thống thang bảng lương

Bước 5: Xác định số bậc và mức giãn giữa các bậc

Đây là bước người xây dựng thang bảng lương thực hiện mức giãn cách ở các bận ở mức phù hợp nhất với tình hình tổ chức.

Bước 6: Hoàn chỉnh bảng lương

Trên đây là chi tiết các bước xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp xếp hạng. Để tìm hiểu thêm các nghiệp vụ hành chính nhân sự, C&B các bạn có thể xem thêm các bài viết:

»» Lộ Trình Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu

4. Mẫu bảng lương mới nhất

Ta có thể tham khảo: Mẫu thang bảng lương Excel

Trên đây là những tìm hiểu về thang bảng lương cùng những thuật ngữ liên quan. Nếu bạn có thắc mắc thì hãy comment bên dưới để Kỹ Năng CB có thể giải đáp cho bạn nhé!