by Việc sử dụng phụ lục hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện ghi nhận những thay đổi về điều khoản hợp đồng lao động mà không cần phải ký lại toàn bộ hợp đồng.
Phụ lục hợp đồng lao động có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động chính, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quan hệ lao động.
Bài viết này, Kỹ năng CB sẽ hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo phụ lục hợp đồng lao động, các trường hợp cần sử dụng phụ lục và các mẫu phụ lục chuẩn theo quy định pháp luật.
1. Phụ lục hợp đồng lao động là gì? và giá trị pháp lý
Để sử dụng đúng phụ lục hợp đồng lao động, trước hết cần hiểu rõ khái niệm và giá trị pháp lý của văn bản này theo quy định pháp luật lao động hiện hành.
Theo Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận không tách rời của hợp đồng lao động. Phụ lục được lập nhằm quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng lao động đã ký kết trước đó.
Phụ lục hợp đồng lao động có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động. Các nội dung được ghi nhận trong phụ lục làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý đối với cả người sử dụng lao động và người lao động. Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét đồng thời hợp đồng lao động và các phụ lục kèm theo.
Về nguyên tắc hiệu lực giữa hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng, cần lưu ý:
- Trường hợp phụ lục chỉ quy định chi tiết nội dung đã có trong hợp đồng lao động nhưng dẫn đến cách hiểu khác nhau, thì áp dụng nội dung của hợp đồng lao động.
- Trường hợp phụ lục dùng để sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động, phụ lục phải ghi rõ nội dung được sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực áp dụng.
Ngoài ra, pháp luật không cho phép sử dụng phụ lục hợp đồng để sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, các bên phải ký hợp đồng lao động mới theo đúng quy định.
>>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội
2. Các trường hợp nên hoặc cần ký phụ lục hợp đồng lao động
Trong thực tiễn quản trị nhân sự, không phải mọi thay đổi đều bắt buộc phải lập phụ lục hợp đồng. Tuy nhiên, đối với các nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, nghĩa vụ hoặc điều kiện làm việc của người lao động, việc ký phụ lục là cần thiết để đảm bảo cơ sở pháp lý rõ ràng.
2.1. Điều chỉnh mức lương và phụ cấp
Tiền lương là nội dung cốt lõi của hợp đồng lao động và có liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội. Khi doanh nghiệp điều chỉnh mức lương, phụ cấp hoặc cơ cấu thu nhập, việc ký phụ lục hợp đồng giúp ghi nhận chính xác mức lương mới được áp dụng.
Phụ lục điều chỉnh lương là căn cứ để:
- Chi trả tiền lương đúng thỏa thuận
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo mức mới
- Hạn chế tranh chấp phát sinh về tiền lương trong quá trình làm việc
2.2. Thay đổi chức danh hoặc vị trí công việc
Trong quá trình làm việc, người lao động có thể được thăng chức, bổ nhiệm hoặc điều chuyển sang vị trí khác. Những thay đổi này làm phát sinh nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn mới.
Phụ lục hợp đồng trong trường hợp này giúp:
- Ghi nhận sự đồng thuận của người lao động đối với chức danh và công việc mới
- Làm căn cứ xác định trách nhiệm, chỉ tiêu công việc và đánh giá hiệu quả làm việc
- Tránh khiếu nại về việc bố trí công việc không đúng thỏa thuận ban đầu
2.3. Thay đổi địa điểm làm việc
Địa điểm làm việc là một trong những nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động. Khi doanh nghiệp điều chuyển người lao động sang chi nhánh, văn phòng hoặc cơ sở khác, cần có sự đồng ý của người lao động.
Việc ký phụ lục hợp đồng giúp:
- Xác định rõ địa điểm làm việc mới
- Ghi nhận các chế độ hỗ trợ kèm theo nếu có
- Hạn chế tranh chấp liên quan đến việc điều chuyển lao động
2.4. Bổ sung chế độ phúc lợi hoặc cam kết đào tạo
Khi doanh nghiệp ban hành chính sách phúc lợi mới hoặc cử người lao động tham gia đào tạo có chi phí lớn, phụ lục hợp đồng là cơ sở pháp lý để ràng buộc quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
Đặc biệt, đối với đào tạo có cam kết thời gian làm việc, phụ lục giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí đào tạo theo đúng quy định pháp luật.
3. Tổng hợp các mẫu phụ lục hợp đồng lao động phổ biến
Dựa trên thực tiễn quản lý nhân sự, có một số mẫu phụ lục hợp đồng lao động được sử dụng thường xuyên. Doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
3.1. Mẫu phụ lục điều chỉnh mức lương và phụ cấp
Mẫu này được sử dụng khi doanh nghiệp điều chỉnh mức lương định kỳ hoặc thay đổi cơ cấu thu nhập của người lao động.
Khi soạn thảo mẫu này, cần thể hiện rõ:
- Mức lương mới áp dụng
- Các khoản phụ cấp kèm theo
- Thời điểm bắt đầu áp dụng mức lương mới
Nên bổ sung nội dung xác định mức lương là căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành để tránh vướng mắc khi thanh tra.
Mẫu Phụ lục điều chỉnh mức lương và phụ cấp
3.2. Mẫu phụ lục thay đổi chức danh và vị trí công việc
Mẫu này áp dụng khi người lao động đảm nhận chức danh mới hoặc thay đổi phạm vi công việc.
Phụ lục nên kèm theo bản mô tả công việc để làm căn cứ giao việc, đánh giá kết quả và xác định trách nhiệm của người lao động trong vị trí mới.
Mẫu phụ lục thay đổi chức danh và vị trí công việc
3.3. Mẫu phụ lục điều chỉnh thời giờ làm việc và hình thức làm việc linh hoạt
Trong bối cảnh làm việc linh hoạt, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức làm việc từ xa hoặc kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và tại nhà.
Phụ lục cần làm rõ:
- Thời gian làm việc cụ thể
- Phạm vi áp dụng hình thức linh hoạt
- Nguyên tắc tuân thủ thời giờ làm việc và nghỉ ngơi theo pháp luật
Mẫu phụ lục điều chỉnh thời giờ làm việc và hình thức làm việc linh hoạt
>>> Xem thêm:
- Không Có Hợp Đồng Lao Động Có Được Hưởng BHXH Không?
- Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN Cuối Năm Đúng Quy Định
- OKR Là Gì? Khác Gì So Với KPI?
- Cách Viết Giấy Ủy Quyền Chuẩn Mẫu Hành Chính Mới Nhất
- Nghỉ Việc Riêng Có Được Hưởng Lương Không?
4. Hướng dẫn soạn thảo phụ lục hợp đồng lao động để hạn chế tranh chấp
Việc soạn thảo phụ lục hợp đồng không chỉ cần đúng mẫu mà còn phải chính xác về nội dung và hình thức. Một số nguyên tắc quan trọng cần lưu ý gồm:
- Ghi đúng số hợp đồng lao động gốc và ngày ký
- Nêu rõ điều khoản bị sửa đổi hoặc bổ sung
- Ghi cụ thể thời điểm có hiệu lực của phụ lục
- Đảm bảo người ký phía doanh nghiệp có thẩm quyền hợp pháp
- Chữ ký của người lao động phải là chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký số hợp pháp
5. Những sai lầm thường gặp khi lập phụ lục hợp đồng lao động
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc các sai sót cơ bản khi sử dụng phụ lục hợp đồng. Các sai lầm phổ biến bao gồm:
- Dùng phụ lục để gia hạn thời hạn hợp đồng lao động
- Không ghi rõ ngày hiệu lực của nội dung sửa đổi
- Quy định trong phụ lục trái với thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động hoặc tiêu chuẩn pháp luật
Những sai sót này có thể dẫn đến việc điều khoản bị tuyên vô hiệu và phát sinh trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp.
6. Lưu trữ và quản lý phụ lục hợp đồng lao động
Để đảm bảo khả năng truy xuất và phục vụ thanh tra, doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ phụ lục hợp đồng lao động khoa học.
Sau khi ký kết, phụ lục cần được:
- Lưu cùng hợp đồng lao động gốc trong hồ sơ nhân sự
- Quét và lưu bản điện tử để quản lý tập trung
- Theo dõi lịch sử thay đổi hợp đồng của từng người lao động
Đối với phụ lục có nhiều trang, doanh nghiệp nên thực hiện đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản.
Ngoài ra, cần lưu ý, pháp luật không giới hạn số lượng phụ lục cho một hợp đồng lao động. Tuy nhiên, khi có quá nhiều thay đổi, việc ký hợp đồng lao động mới sẽ giúp quản lý thuận tiện hơn.
Việc sửa đổi hợp đồng lao động phải dựa trên nguyên tắc thỏa thuận. Nếu người lao động không đồng ý ký phụ lục, hai bên tiếp tục thực hiện theo hợp đồng đã ký, trừ trường hợp điều chuyển tạm thời theo quy định pháp luật.
Phụ lục hợp đồng lao động là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận kịp thời các thay đổi trong quan hệ lao động mà vẫn đảm bảo tính ổn định của hợp đồng đã ký. Việc sử dụng phụ lục đúng quy định không chỉ giúp hạn chế tranh chấp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị nhân sự.
Khi được soạn thảo và quản lý đúng cách, phụ lục hợp đồng lao động sẽ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hồ sơ lao động, đáp ứng yêu cầu pháp luật và phù hợp với thực tiễn vận hành lâu dài.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung về Mẫu Phụ Lục Hợp Đồng Lao Động.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về nhân sự, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!
