Hướng Dẫn Xử Lý Sai Mã Số Thuế TNCN Của Nhân Viên

5/5 - (1 bình chọn)

Sai mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế, quyền lợi giảm trừ, và cả tiến độ đóng sổ cuối năm.

Ở phía doanh nghiệp, một ký tự sai có thể làm “đứng” tờ khai, kéo theo giải trình, bổ sung hồ sơ và rủi ro xử phạt.

Ở phía người lao động, sai MST khiến dữ liệu thu nhập bị “lạc” khỏi hồ sơ, gây chậm hoặc mất quyền hoàn thuế.

Bài viết này, Kỹ năng CB sẽ đưa ra các nguyên nhân, hệ quả, quy trình xử lý theo các bước như thế nào, các tình huống điển hình và bộ biện pháp phòng ngừa Sai mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân cho nhân viên.

>>>> Tìm hiểu thêm: Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì? Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Thuế

1. Nguyên nhân sai mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân nhân viên

Các sai sót MST xuất phát từ cả yếu tố con người và hệ thống:

(a) Thông tin từ người lao động chưa đồng nhất

Thực tế có trường hợp người lao động nhớ nhầm dãy số, cung cấp MST “cũ”, hoặc nhầm giữa số CCCD/CMND và MST. Khi chuyển từ CMND sang CCCD, nếu không cập nhật đăng ký thuế, dữ liệu trên hệ thống và hồ sơ doanh nghiệp sẽ lệch nhau.

(b) Nhập liệu thủ công

Khâu nhập hồ sơ giấy lên phần mềm HRM/kế toán tiềm ẩn lỗi gõ thiếu/ký tự lạ, đặc biệt khi xử lý số lượng lớn nhân sự trong thời gian ngắn.

(c) Trùng MST do cấp phát hai lần

Một cá nhân có thể vô tình sở hữu hai MST (cấp theo CMND cũ và CCCD mới ở đơn vị khác) nếu chưa thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực một mã.

Về nguyên tắc, mỗi cá nhân chỉ có duy nhất một MST; nếu tồn tại 2 MST thì phải chấm dứt hiệu lực mã cấp sau và sử dụng mã đã cấp đầu tiên.

(d) Dữ liệu chưa cập nhật khi thay đổi nhân thân

Thay đổi họ tên, ngày sinh, số giấy tờ… mà chưa nộp Mẫu 08-MST để điều chỉnh thông tin đăng ký thuế dẫn tới không khớp dữ liệu giữa tờ khai, phần mềm và cơ sở dữ liệu cơ quan thuế. Căn cứ sử dụng Mẫu 08-MST được quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Ở góc độ kiểm soát, doanh nghiệp cần coi MST là dữ liệu “định danh tài chính” của người lao động và chuẩn hóa quy trình xác thực ngay từ Onboarding.

>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Hệ quả đối với doanh nghiệp và người lao động

Đối với doanh nghiệp:

Rủi ro thủ tục thuế

Kê khai sai thông tin (như MST, tên, số giấy tờ…) là hành vi vi phạm thủ tục thuế, có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP; mức phạt và thẩm quyền xử phạt phụ thuộc tính chất, số lần và chủ thể vi phạm.

Tờ khai bị từ chối

Hệ thống của cơ quan thuế có thể cảnh báo/khóa tờ khai quyết toán TNCN nếu phát hiện MST không hợp lệ hoặc không khớp thông tin định danh. Khi đó doanh nghiệp phải điều chỉnh và giải trình, làm chậm tiến độ chốt sổ.

Tăng chi phí tuân thủ

Việc tra cứu, lập tờ khai bổ sung, nộp hồ sơ điều chỉnh, theo dõi phản hồi… tiêu tốn thời gian của HR/Kế toán, đặc biệt vào cao điểm quyết toán.

Đối với người lao động:

Giảm trừ và người phụ thuộc không được ghi nhận

Sai MST khiến việc đăng ký người phụ thuộc không hợp lệ, làm tăng nghĩa vụ thuế tạm khấu trừ.

Khó khăn khi quyết toán/hoàn thuế

Thu nhập đã khấu trừ tại nguồn có thể không “đổ” về đúng MST, dẫn đến vướng mắc khi quyết toán cá nhân.

Ảnh hưởng giao dịch khác

MST là định danh quan trọng trong nhiều thủ tục tài chính – hành chính; sai MST kéo theo vướng mắc dây chuyền.

Để giảm hệ quả, nhà quản trị cần ưu tiên “sửa đúng – sửa sớm”, vì để kéo dài sẽ phát sinh phạt chậm, lãi chậm và công tác khắc phục phức tạp hơn.

3. Quy trình các bước xử lý khi sai mã số thuế (MST) thu nhập cá nhân

Quy trình dưới đây tối ưu cho doanh nghiệp quy mô vừa–lớn, có thể điều chỉnh tùy thực tế.

Bước 1 – Kiểm tra và xác minh

Tra cứu MST theo số CCCD trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc công cụ tra cứu MST cá nhân (trang “Tra cứu người nộp thuế TNCN”). Kết quả trả về gồm MST, họ tên, cơ quan quản lý, tình trạng.

Làm việc với người lao động để đối chiếu CCCD và tài liệu xác nhận MST (nếu có), ghi nhận việc có/không khả năng trùng MST.

Bước 2 – Phân loại sai sót

Dạng 1: Sai do nhập liệu ở tờ khai (sai 1–2 ký tự MST, tên, số CCCD).

Dạng 2: Cá nhân có 2 MST (cấp theo CMND và CCCD).

Dạng 3: Thay đổi thông tin nhân thân chưa cập nhật (đổi CMND→CCCD, đổi tên, ngày sinh…).

Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ

Dạng 1: Lập tờ khai bổ sung/điều chỉnh cho kỳ khai sai và văn bản giải trình khi cần.

Dạng 2 & 3: Hướng dẫn cá nhân/đại diện thực hiện Mẫu 08-MST (điều chỉnh thông tin đăng ký thuế) kèm bản sao CCCD; trường hợp 2 MST, ghi rõ đề nghị chấm dứt hiệu lực MST cấp sau và giữ MST cấp đầu tiên theo hướng dẫn hiện hành.

Bước 4 – Nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý đăng ký thuế của cá nhân (bộ phận một cửa) hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ của ngành Thuế/eTax Mobile nếu thủ tục hỗ trợ điện tử.

Bước 5 – Theo dõi kết quả và cập nhật hệ thống.

Theo dõi trạng thái trên cổng tra cứu/TMS; sau khi cập nhật thành công, đồng bộ dữ liệu MST đúng vào HRM, phần mềm kế toán, các tờ khai kỳ sau; thông báo cho người lao động để chủ động quyết toán/hoàn thuế đúng hạn.

Thời gian giải quyết thường trong vài ngày làm việc tùy tính chất hồ sơ và yêu cầu bổ sung của cơ quan thuế.

4. Tình huống điển hình và cách xử lý

Tình huống A – Nhân viên có 2 MST:

Biểu hiện: Tra cứu thấy 2 mã còn hiệu lực hoặc một mã “đã đăng ký” kèm CMND cũ.

Xử lý: Nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực MST cấp sau; hướng dẫn cá nhân sử dụng mã cấp đầu tiên cho mọi phát sinh thuế. Có thể thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp tùy địa phương hỗ trợ; kèm Mẫu 08-MST và bản sao CCCD.

Lưu ý: Sau khi cơ quan thuế cập nhật, rà soát lại toàn bộ tờ khai khấu trừ/quyết toán liên quan để thống nhất một mã.

Tình huống B – Sai thông tin CCCD, họ tên, ngày sinh:

Biểu hiện: Tên/CCCD trên tờ khai không khớp cơ sở dữ liệu thuế; hệ thống cảnh báo khi nộp tờ khai.

Xử lý: Thực hiện Mẫu 08-MST để điều chỉnh thông tin đăng ký thuế đúng theo CCCD hiện tại; từ kỳ sau sử dụng thông tin mới để kê khai.

Tình huống C – Kê khai nhầm MST giữa hai nhân viên:

Biểu hiện: Thu nhập của A bị nộp vào MST của B; tờ khai quyết toán phát sinh chênh lệch.

Xử lý: Lập tờ khai bổ sung: điều chỉnh giảm thu nhập, thuế đã khấu trừ cho người bị kê nhầm; đồng thời lập tờ khai bổ sung tăng cho người đúng. Đính kèm công văn giải trình nguyên nhân, cam kết biện pháp phòng ngừa tái diễn.

Tình huống D – Không tra cứu được MST:

Biểu hiện: Cổng tra cứu trả về “không tồn tại”.

Xử lý: Kiểm tra số CCCD, họ tên có dấu; thử tra cứu trên trang “Tra cứu TNCN” và ứng dụng eTax Mobile; nếu vẫn không có, hỗ trợ cá nhân đăng ký MST theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.

5. Biện pháp hạn chế sai sót tại doanh nghiệp

Đặt mục tiêu “đúng ngay từ đầu”, xây dựng cơ chế kiểm soát nhiều lớp:

(1) Chuẩn hóa Onboarding

Bắt buộc nộp bản scan/ảnh CCCD và (nếu có) xác nhận MST; dùng biểu mẫu chuẩn có trường kiểm tra định dạng (10/13 ký tự).

Đối chiếu chéo giữa thông tin form và giấy tờ gốc ngay khi tiếp nhận.

(2) Tra cứu tức thời

Ngay khi thu thập CCCD, tra cứu MST trên cổng TCT/eTax; ghi nhận kết quả đính kèm hồ sơ điện tử của nhân sự.

(3) Rà soát định kỳ

Tối thiểu theo quý (hoặc trước mùa quyết toán), xuất danh sách nhân sự và MST, đối chiếu trạng thái hoạt động, cơ quan quản lý; chọn mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra sâu.

(4) Ứng dụng công nghệ

Dùng HRM/Payroll có tính năng kiểm tra định dạng MST, log lịch sử thay đổi, nhắc hạn rà soát; nếu có thể, tích hợp API tra cứu để hạn chế nhập tay. (Một số hệ thống hỗ trợ xuất file theo chuẩn kết nối với iHTKK/eTax nhằm giảm lỗi định dạng.)

(5) Đào tạo và truyền thông

Tổ chức phiên chia sẻ ngắn cho HR/Kế toán về nhận diện lỗi thường gặp và quy trình xử lý; gửi hướng dẫn cho toàn bộ nhân sự về trách nhiệm cập nhật thông tin khi đổi CCCD, đổi tên, thay đổi nơi cư trú…

(6) Quy trình điều chỉnh nhanh

Xây dựng “SOP xử lý MST” nội bộ: phân vai (chủ trì HR, phối hợp Kế toán), thời hạn từng bước, mẫu công văn giải trình, checklist hồ sơ (Mẫu 08-MST, CCCD, phụ lục…), kênh nộp (trực tuyến/trực tiếp), phương án truyền thông cho người lao động.

(7) Kiểm soát tuân thủ và rủi ro phạt

Lập bảng ma trận vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP để ước lượng rủi ro và biện pháp khắc phục kịp thời trước khi cơ quan thuế kiểm tra.

>>> Xem thêm:

Hồ Sơ Hoàn Thuế TNCN Cho Cá Nhân Cư Trú – Các Bước Cần Biết
Hướng Dẫn Thiết Kế Bảng Tính Lương Và Bảng Chấm Công
Kinh Nghiệm Áp Dụng Hệ Thống Lương 3P Ở Doanh Nghiệp Nhỏ
Các Trường Hợp Doanh Nghiệp Thường Bị Thanh Tra BHXH
Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý

6. Căn cứ pháp lý và thực hành

Khung pháp lý chính đang áp dụng:

Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: nguyên tắc quản lý, đăng ký người nộp thuế (cơ sở cho dữ liệu MST).
Thông tư 105/2020/TT-BTC: quy định về đăng ký thuế; sử dụng Mẫu 08-MST để điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế của cá nhân.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP: xử phạt vi phạm thủ tục thuế/hóa đơn; đang có hiệu lực, hướng dẫn mức phạt và thẩm quyền.

Thực hành điện tử:

Tra cứu MST cá nhân: thực hiện trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế;
Kênh di động: eTax Mobile hỗ trợ tra cứu thông tin và một số tác vụ đăng ký/khai nộp trên thiết bị di động (iOS/Android).

Về trùng MST (2 mã cho 1 cá nhân):

Nguyên tắc xử lý là chấm dứt hiệu lực mã cấp sau, sử dụng mã cấp đầu tiên cho mọi phát sinh; có thể thao tác trực tuyến hoặc trực tiếp theo hướng dẫn chi tiết của cơ quan thuế.

Lưu ý vận dụng:

Một số địa phương triển khai mức độ dịch vụ công khác nhau; nên tham khảo hướng dẫn/tin chính thức của cơ quan thuế quản lý để chọn kênh nộp hồ sơ phù hợp.
Khi điều chỉnh làm thay đổi dữ liệu kỳ đã nộp, cần lập tờ khai bổ sung và lưu vết hồ sơ giải trình để chứng minh thiện chí, giảm rủi ro phạt thủ tục.

7. Hướng dẫn thao tác nhanh (checklist) khi MST của nhân viên

Khi phát hiện sai MST của nhân viên:

Chụp/scan CCCD; tra cứu MST theo CCCD trên cổng TCT/eTax/eTax Mobile.
So khớp kết quả với dữ liệu HRM/Payroll.
Phân loại: nhập liệu sai / 2 MST / thay đổi nhân thân chưa cập nhật.
Chuẩn bị Mẫu 08-MST + phụ lục cần thiết; nếu 2 MST, ghi rõ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã cấp sau.
Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp; giữ biên nhận.
Theo dõi trạng thái; khi cập nhật xong, đồng bộ toàn bộ tờ khai kỳ sau và thông báo cho người lao động.

Xử lý sai MST TNCN không khó nếu có quy trình rõ ràng, dữ liệu chuẩn và trách nhiệm phối hợp giữa HR, Kế toán và người lao động.

Doanh nghiệp nên coi MST là trường dữ liệu “trọng yếu” trong bộ hồ sơ nhân sự và vận hành cơ chế “phát hiện sớm – điều chỉnh sớm – đồng bộ ngay” nhé.

>>> Tham khảo thêm: