by Mẫu bảng lương Excel là công cụ quen thuộc nhưng vẫn đang được phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng để quản lý tiền lương, BHXH và thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu không được thiết lập đúng cách, bảng lương dễ sai công thức, thiếu cập nhật theo luật mới.
Bài viết này từ KỸ NĂNG CB sẽ chia sẻ mẫu bảng lương Excel tự động – giúp tính BHXH, thuế TNCN chính xác, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất. Hãy theo dõi chi tiết hướng dẫn và tải mẫu trong bài viết!
I. Tại sao nhân sự nên sử dụng bảng lương Excel tự động?
Trong bối cảnh quản trị nhân sự hiện đại, việc tính lương thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Bảng lương Excel tự động ra đời như một công cụ hỗ trợ tối ưu giúp HR làm nhanh – đúng – minh bạch.
1. Tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý lương
Nhờ hệ thống công thức tự động, HR chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào (ngày công, phụ cấp, OT…).
Excel sẽ tự tính các khoản lương, bảo hiểm, thuế TNCN, giảm trừ gia cảnh… theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Kết quả là quy trình xử lý lương nhanh hơn gấp nhiều lần so với nhập tay.
2. Giảm sai sót và rủi ro pháp lý
Các công thức được thiết lập sẵn theo mức đóng BHXH, BHYT, BHTN và biểu thuế lũy tiến từng phần, giúp hạn chế nhầm lẫn khi kê khai và quyết toán.
Đồng thời, tính năng kiểm tra dữ liệu giúp cảnh báo sai sót trước khi chốt lương, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.
3. Minh bạch và dễ đối thoại với nhân viên
Mỗi khoản thu nhập, khấu trừ đều được trình bày rõ ràng theo cột – dòng, giúp HR dễ dàng giải thích, đối chiếu khi nhân viên thắc mắc.
Việc này tăng tính minh bạch, củng cố niềm tin nội bộ và giúp quy trình kiểm toán, kế toán thuận lợi hơn.
4. Thể hiện năng lực chuyên môn của HR hiện đại
HR có khả năng xây dựng và quản lý bảng lương tự động thể hiện năng lực phân tích dữ liệu và tư duy quản trị số.
Đây là kỹ năng bắt buộc trong thời kỳ chuyển đổi số, giúp nhân sự trở thành đối tác chiến lược của doanh nghiệp thay vì chỉ là “người tính lương”.
5. Dễ tùy biến – Phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp
Từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, Excel tự động cho phép tùy chỉnh công thức, biểu mẫu, định mức thưởng – phạt phù hợp với từng chính sách nội bộ.
Không cần đầu tư phần mềm đắt đỏ, HR vẫn quản lý lương chuyên nghiệp, chuẩn quy định và dễ mở rộng.
KẾT LUẬN: Bảng lương Excel tự động không chỉ là công cụ tính lương mà là “trợ lý thông minh” giúp HR tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và khẳng định năng lực nghề nghiệp trong kỷ nguyên số.
>>> Xem thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- Review Khóa Học C&B Chuyên Sâu Ở Đâu Tốt
- Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Ở Đâu Tốt? Lưu Ý Khi Lựa Chọn
- Khóa Học Thực Hành Bảo Hiểm Xã Hội Thực Chiến Trên Phần Mềm
II. Cập nhật quy định BHXH và thuế TNCN mới nhất
Từ năm 2025, hệ thống chính sách về BHXH và Thuế TNCN bước sang giai đoạn quan trọng với nhiều điểm điều chỉnh đáng chú ý. HR – C&B cần nắm vững để đảm bảo tính tuân thủ, tối ưu chi phí và quyền lợi người lao động.
1. Căn cứ pháp lý mới nhất
Các quy định hiện hành được cập nhật từ bốn văn bản trọng yếu:
- Luật BHXH 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025) – mở rộng đối tượng tham gia, bổ sung chính sách linh hoạt về bảo hiểm hưu trí, thai sản và tự nguyện.
- Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn vẫn đang được áp dụng, song sẽ điều chỉnh giảm trừ gia cảnh và ngưỡng chịu thuế từ kỳ tính thuế 2026.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP – hướng dẫn về chứng từ, hóa đơn điện tử liên quan đến tiền lương và khấu trừ thuế.
- Thông tư 46/2025/TT-BTC – bổ sung quy định về hạch toán khoản chi trả cho người lao động trong chi phí hợp lệ thuế TNDN.
2. Tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (Áp dụng từ 01/7/2025)
| Bên đóng | BHXH | BHYT | BHTN | KPCĐ | Tổng cộng |
| Doanh nghiệp | 17,5% | 3% | 1% | 2% | 23,5% |
| Người lao động | 8% | 1,5% | 1% | – | 10,5% |
| Tổng cộng | 25,5% | 4,5% | 2% | 2% | 32% |
👉 Lưu ý: Từ 2025, BHXH tự nguyện và BH thất nghiệp mở rộng phạm vi áp dụng cho người làm việc không có HĐLĐ chính thức (freelancer, bán thời gian), giúp tăng độ bao phủ an sinh.
3. Căn cứ tính đóng BHXH và lương tối thiểu vùng
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm lương chức danh + phụ cấp + khoản bổ sung thường xuyên, loại trừ các khoản phúc lợi không ổn định như ăn ca, điện thoại, đi lại, nhà ở, hiếu hỉ…
Mức tối thiểu vùng mới (NĐ 74/2024/NĐ-CP):
- Vùng I: 4.960.000 đ/tháng
- Vùng II: 4.410.000 đ/tháng
- Vùng III: 3.860.000 đ/tháng
- Vùng IV: 3.450.000 đ/tháng
Từ 2025, phân loại địa bàn lương tối thiểu theo cấp xã, HR cần cập nhật lại mapping để tránh đóng thiếu mức sàn quy định.
4. Thuế TNCN năm 2025 – Chuẩn bị cho giai đoạn 2026
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng (VNĐ) | Thuế suất (%) |
| 1 | Đến 5 triệu | 5 |
| 2 | Trên 5 – 10 triệu | 10 |
| 3 | Trên 10 – 18 triệu | 15 |
| 4 | Trên 18 – 32 triệu | 20 |
| 5 | Trên 32 – 52 triệu | 25 |
| 6 | Trên 52 – 80 triệu | 30 |
| 7 | Trên 80 triệu | 35 |
Giảm trừ gia cảnh hiện hành:
- Bản thân: 11 triệu đồng/tháng
- Người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng
Từ kỳ tính 2026:
- Bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng
- Người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng
Điều này giúp người lao động có lợi thế thuế đáng kể, đồng thời HR cần cấu hình sớm phần mềm lương để cập nhật chính xác biểu thuế mới
5. Lưu ý cho bộ phận nhân sự (HR) và C&B
- Rà soát hợp đồng lao động: phân định rõ khoản tính và không tính đóng BHXH để tránh truy thu.
- Cập nhật biểu lương – thuế: đồng bộ phần mềm chấm công, tính lương, khai báo thuế và BHXH điện tử.
- Tăng cường truyền thông nội bộ: thông báo minh bạch cho nhân viên về thay đổi mức giảm trừ và căn cứ đóng mới.
- Lưu trữ chứng từ hợp lệ: theo quy định NĐ 70/2025 về hóa đơn điện tử, phiếu lương phải có mã xác thực hợp pháp để được tính chi phí hợp lệ.
Các thay đổi về BHXH và Thuế TNCN năm 2025 đánh dấu bước chuyển mạnh trong quản trị nhân sự – tiền lương. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để tối ưu chi phí, đảm bảo tuân thủ và duy trì sự minh bạch trong chính sách đãi ngộ.
>>> Xem thêm:
- Cách Tính Mức Đóng BHXH Mới Nhất
- Các Lỗi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ BHXH Và Cách Xử Lý
- Mức Đóng BHXH Tối Thiểu, Tối Đa Theo Quy Định Mới
- Phụ Cấp Bắt Buộc Tính Đóng BHXH Là Những Khoản Nào?
- Hồ Sơ Hoàn Thuế TNCN Cho Cá Nhân Cư Trú – Các Bước Cần Biết
- [Tất Tần Tật] Cách Tính Thuế TNCN Theo Quy Định Mới Nhất
III. Cấu trúc và công thức bảng lương Excel tự động
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sử dụng bảng lương Excel tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc tính toán các khoản thu nhập, khấu trừ thuế và các chế độ bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Cấu trúc của bảng lương Excel tự động không chỉ cần tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất mà còn phải dễ dàng sử dụng và điều chỉnh.
1. Cấu trúc cơ bản của bảng lương Excel tự động
Bảng lương Excel tự động thường bao gồm nhiều sheet (bảng tính) khác nhau, mỗi sheet có một vai trò riêng biệt. Cấu trúc bảng lương phổ biến bao gồm các phần chính sau:
- Thông tin nhân viên: Bao gồm các cột như mã nhân viên, tên, chức vụ, phòng ban, ngày công, số ngày nghỉ, các thông tin bổ sung khác.
- Phần thu nhập: Tính tổng thu nhập của nhân viên bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác theo hợp đồng lao động.
- Khấu trừ thuế và bảo hiểm: Bảng lương Excel sẽ tự động tính toán các khoản khấu trừ như thuế TNCN (thuế thu nhập cá nhân), BHXH (bảo hiểm xã hội), BHTN (bảo hiểm thất nghiệp), BHYT (bảo hiểm y tế) dựa trên các công thức được cài đặt sẵn.
- Lương thực nhận: Phần này tính toán số tiền cuối cùng mà nhân viên nhận được sau khi đã trừ các khoản khấu trừ.
2. Công thức tính toán trong bảng lương Excel tự động
Một trong những điểm nổi bật của bảng lương Excel tự động là khả năng sử dụng các công thức tính toán chính xác và tự động cập nhật khi có thay đổi. Các công thức cơ bản thường gặp bao gồm:
- Lương cơ bản: Lương cơ bản thường được tính theo công thức:
Lương cơ bản = Lương tháng / Số ngày làm việc trong tháng * Số ngày làm việc thực tế
- Thuế TNCN: Công thức tính thuế thu nhập cá nhân dựa trên biểu thuế lũy tiến theo mức thu nhập và các khoản giảm trừ gia cảnh:
Thuế TNCN = (Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ) * Thuế suất
- Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tỷ lệ trích đóng bảo hiểm xã hội đối với người lao động là theo tỷ lệ quy định của pháp luật:
BHXH = Lương cơ bản * Tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội
- Bảo hiểm y tế (BHYT): Tương tự BHXH, công thức tính bảo hiểm y tế cũng theo tỷ lệ phần trăm quy định:
BHYT = Lương cơ bản * Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế
Công thức trên được áp dụng cho từng nhân viên và tự động cập nhật khi có sự thay đổi về lương, số ngày làm việc hay các yếu tố liên quan.
3. Tính linh hoạt và khả năng điều chỉnh của bảng lương Excel tự động
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng bảng lương Excel tự động là khả năng điều chỉnh linh hoạt.
Các nhà quản lý có thể dễ dàng thay đổi tỷ lệ bảo hiểm, thuế suất hoặc các yếu tố khác mà không cần phải tạo lại bảng lương từ đầu.
Điều này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng các khoản tính toán luôn chính xác và phù hợp với quy định pháp lý mới nhất.
Việc áp dụng bảng lương Excel tự động không chỉ giúp các bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian mà còn giúp quản lý chi phí hiệu quả và chính xác hơn. Những công thức và cấu trúc này đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều nhận được quyền lợi đúng theo quy định, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định thuế và bảo hiểm xã hội hiện hành.
IV. Tải mẫu bảng lương Excel tự động tại LÊ ÁNH HR
👉 Link tải trực tiếp: Tải mẫu bảng lương Excel tự động tại LÊ ÁNH HR (file .xlsx)
Mẫu bảng lương do LÊ ÁNH HR thiết kế được xây dựng theo chuẩn nghiệp vụ tính lương – trích nộp BHXH – thuế TNCN của Bộ Tài chính và Bảo hiểm xã hội Việt Nam, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ lẫn các tập đoàn có cơ cấu nhân sự phức tạp. Toàn bộ công thức được liên kết chéo giữa các sheet, đảm bảo kết quả tính lương chính xác, minh bạch và dễ kiểm soát.
Hướng dẫn sử dụng nhanh (chuẩn nghiệp vụ & pháp lý hiện hành)
- Bước 1 – Thiết lập tham số: cập nhật kỳ lương, mức lương tối thiểu vùng đang áp dụng, tỉ lệ đóng BHXH/BHYT/BHTN, giảm trừ gia cảnh, bậc thuế lũy tiến, quy tắc làm tròn.
- Bước 2 – Nạp dữ liệu nhân sự: nhập/soát mã số thuế cá nhân, tình trạng người phụ thuộc, hợp đồng, mức lương đóng BHXH.
- Bước 3 – Chấm công & OT: nhập ca, phép, làm thêm; kiểm tra quy đổi giờ làm theo chính sách nội bộ.
- Bước 4 – Tính lương tự động: kiểm tra công thức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, khấu trừ BHXH/BHYT/BHTN, công đoàn (nếu có), Thuế TNCN.
- Bước 5 – Đối chiếu: so sánh tổng quỹ lương với báo cáo chi phí, rà soát chênh lệch nghĩa vụ bảo hiểm và thuế trước khi chốt kỳ.
Lời khuyên điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp
- Chính sách lương: cấu hình bậc lương, phụ cấp theo vị trí, định mức KPI/hoa hồng; quy tắc thử việc, nghỉ bù.
- OT & ca kíp: tách hệ số ngày thường/nghỉ lễ, ca đêm; kiểm soát trùng lặp dòng công.
- Ràng buộc pháp lý: luôn cập nhật mức lương tối thiểu vùng, trần căn cứ đóng bảo hiểm, quy định Thuế TNCN hiện hành cho kỳ tính.
- Kiểm soát chất lượng: khóa vùng dữ liệu chuẩn, dùng Data Validation, đặt tên phạm vi để hạn chế lỗi công thức.
- Bảo mật: ẩn/khóa sheet công thức, phân quyền truy cập khi chia sẻ nội bộ.
👉 Tải miễn phí mẫu bảng lương Excel tự động tại LÊ ÁNH HR: Tải ngay
⇒ Gợi ý thêm: Để làm chủ công cụ này và hiểu sâu cơ chế tính lương – bảo hiểm – thuế TNCN, bạn có thể tham gia khóa học kỹ năng tính lương, BHXH, Thuế TNCN tại LÊ ÁNH HR – nơi các chuyên gia nhân sự trực tiếp hướng dẫn trên các tình huống thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.
KẾT LUẬN: Mẫu bảng lương Excel tự động tại LÊ ÁNH HR giúp HR chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. Đây là công cụ cần có cho bất kỳ người làm nghề nhân sự hiện đại nào.
V. Lưu ý và lỗi thường gặp khi làm bảng lương Excel tự động
Khi sử dụng bảng lương Excel tự động, nhiều nhân sự gặp phải các vấn đề liên quan đến công thức, dữ liệu đầu vào, hoặc quá trình tính toán tự động. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc tính lương, cần lưu ý các lỗi thường gặp và cách khắc phục chúng.
Dưới đây là các lưu ý quan trọng mà các kế toán viên và nhân viên nhân sự cần biết khi làm bảng lương Excel tự động.
1. Sai công thức dẫn đến trùng tính thuế hoặc thiếu khấu trừ BHXH
Một trong những lỗi phổ biến là việc nhập công thức sai, dẫn đến việc tính thuế TNCN hoặc khấu trừ BHXH không chính xác.
Ví dụ, khi sử dụng công thức tính thuế, nếu không điều chỉnh đúng theo bảng thuế TNCN mới, bảng lương sẽ bị sai.
Tương tự, nếu công thức tính BHXH không được cập nhật khi có sự thay đổi về mức đóng bảo hiểm, kết quả sẽ không chính xác.
⇒ Giải pháp: Đảm bảo rằng công thức trong bảng tính luôn được cập nhật theo đúng quy định pháp lý hiện hành. Kiểm tra lại các công thức để tránh tính sai, đặc biệt là khi có thay đổi về mức lương tối thiểu, tỷ lệ bảo hiểm hay các mức thuế mới.
2. Không cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới → đóng BHXH sai
Một trong những sai lầm dễ mắc phải là không cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới khi làm bảng lương tự động.
Mỗi năm, mức lương tối thiểu vùng có thể thay đổi, và việc bỏ qua việc điều chỉnh này có thể dẫn đến việc tính toán sai mức đóng BHXH.
⇒ Giải pháp: Theo dõi và cập nhật mức lương tối thiểu vùng từ các thông báo của Chính phủ để đảm bảo việc tính toán BHXH luôn chính xác. Nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu để không bỏ sót.
3. Nhập sai mã nhân viên hoặc họ tên → lỗi tính thuế cá nhân
Lỗi nhập sai thông tin của nhân viên như mã số nhân viên, họ tên hoặc các thông tin liên quan khác có thể dẫn đến việc tính thuế cá nhân không chính xác.
Đặc biệt, khi có nhiều nhân viên, việc nhập thông tin không chính xác sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của bảng lương.
⇒ Giải pháp: Tạo hệ thống mã hóa cho nhân viên và đảm bảo nhập chính xác các thông tin cơ bản. Nên sử dụng công cụ kiểm tra dữ liệu (data validation) để ngăn chặn nhập sai thông tin. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của bảng lương và giảm thiểu rủi ro.
4. Không khóa công thức khiến dữ liệu bị thay đổi
Một lỗi phổ biến nữa là không khóa công thức trong bảng lương Excel, dẫn đến việc người dùng vô tình thay đổi công thức, gây sai lệch dữ liệu tính toán.
Việc không khóa các ô có chứa công thức có thể khiến cho bảng lương bị sai sót nghiêm trọng khi có sự thay đổi trong dữ liệu đầu vào.
⇒ Giải pháp: Để tránh tình trạng này, cần khóa công thức hoặc các ô quan trọng bằng cách sử dụng chức năng bảo vệ (Protect Sheet) trong Excel. Điều này sẽ đảm bảo rằng công thức không bị thay đổi trong quá trình chỉnh sửa dữ liệu lương của nhân viên.
5. Quên kiểm tra định kỳ và sử dụng file mẫu chuẩn
Một số người làm bảng lương tự động quên kiểm tra định kỳ công thức và dữ liệu, hoặc sử dụng các file không chuẩn, dẫn đến việc bảng lương bị lỗi.
Việc không kiểm tra định kỳ các công thức hay các dữ liệu đầu vào sẽ khiến bảng lương dần trở nên lỗi thời và không đáp ứng được các yêu cầu pháp lý mới.
⇒ Giải pháp: Kiểm tra bảng lương định kỳ ít nhất một lần mỗi tháng để đảm bảo công thức và dữ liệu luôn cập nhật chính xác. Nên sử dụng các mẫu bảng lương chuẩn từ các đơn vị uy tín như Lê Ánh HR, giúp bảo đảm rằng bảng lương luôn đúng với quy định pháp lý và không gặp phải các lỗi thường gặp.
KẾT LUẬN: Việc làm bảng lương Excel tự động là một công việc quan trọng trong quản lý nhân sự và kế toán. Để tránh các lỗi thường gặp và đảm bảo tính chính xác, cần kiểm tra kỹ các công thức, dữ liệu đầu vào và cập nhật theo quy định pháp lý mới nhất. Bằng cách áp dụng các giải pháp trên và sử dụng file mẫu chuẩn, các nhân viên kế toán có thể giảm thiểu tối đa sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.
Mẫu bảng lương Excel tự động tính BHXH và Thuế TNCN không chỉ giúp nhân sự tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác cao trong từng con số. Đây là công cụ nền tảng để tối ưu quy trình tính lương, kiểm soát chi phí và xây dựng hệ thống dữ liệu nhân sự minh bạch. Người làm nghề nhân sự chuyên nghiệp luôn bắt đầu từ việc tối ưu quy trình và dữ liệu.
👉 Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Hãy theo dõi KỸ NĂNG CB để cập nhật thêm nhiều mẫu biểu Excel, hướng dẫn nghiệp vụ và khóa học thực tế giúp bạn phát triển nghề nhân sự bền vững.
