by Giấy ủy quyền là văn bản cho phép một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện công việc thay cho người ủy quyền trong phạm vi và thời hạn xác định.
Để hạn chế rủi ro khi sử dụng, người lập cần hiểu rõ bản chất, căn cứ pháp lý, cách trình bày và các quy tắc liên quan đến công chứng, chứng thực.
Bài viết dưới đây, Kỹ Năng CB sẽ tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết để sử dụng Giấy ủy quyền hiệu quả, dựa trên pháp luật đang áp dụng hiện nay.
1. Khái niệm và vai trò của Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền là văn bản thể hiện việc một bên giao cho bên khác quyền thay mặt mình thực hiện công việc cụ thể.
Đây là hành vi pháp lý đơn phương: bên được ủy quyền không bắt buộc phải ký, trừ khi luật hoặc thỏa thuận yêu cầu. Nếu bên được ủy quyền thực hiện công việc đúng phạm vi được giao, quyền và nghĩa vụ phát sinh sẽ thuộc về bên ủy quyền theo Bộ luật Dân sự 2015.
Vai trò trong doanh nghiệp:
- Giúp người đứng đầu ủy quyền cho cấp dưới xử lý công việc khi vắng mặt hoặc khi cần phân công theo chức năng.
- Tạo căn cứ để các bộ phận như tài chính, nhân sự, pháp chế kiểm tra thẩm quyền khi xử lý hồ sơ.
- Hỗ trợ phối hợp nội bộ rõ ràng, tránh chồng chéo hoặc sai thẩm quyền.
Vai trò trong giao dịch dân sự:
- Hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính khi người có trách nhiệm không trực tiếp thực hiện được.
- Là căn cứ để cơ quan nhà nước hoặc ngân hàng xác định người nhận ủy quyền có đủ thẩm quyền đại diện hay không.
- Tăng tính minh bạch trong giao dịch và bảo đảm trách nhiệm pháp lý đối với bên giao ủy quyền.
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
2. Căn cứ pháp lý
Giấy ủy quyền được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự 2015, quy định về đại diện, phạm vi, thời hạn và hậu quả pháp lý của việc đại diện.
Các quy định đáng chú ý:
Đại diện theo ủy quyền: cá nhân và pháp nhân có quyền ủy quyền cho chủ thể khác thực hiện giao dịch dân sự.
Thời hạn: do các bên thỏa thuận. Nếu không thỏa thuận và cũng không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn mặc định là 01 năm kể từ ngày phát sinh việc ủy quyền.
Phạm vi: chỉ được thực hiện trong giới hạn văn bản ủy quyền. Những hành vi vượt phạm vi chỉ có giá trị khi được người ủy quyền chấp thuận.
Hiệu lực pháp lý: giao dịch thực hiện đúng phạm vi ủy quyền làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho bên ủy quyền. Nếu vượt phạm vi mà không được đồng ý, bên thực hiện phải tự chịu trách nhiệm.
Luật chuyên ngành áp dụng tùy trường hợp:
- Luật Đất đai và Luật Nhà ở: áp dụng cho ủy quyền liên quan quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
- Luật Doanh nghiệp: liên quan ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
- Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực chữ ký.
3. Cấu trúc và nội dung của một Giấy ủy quyền
Một Giấy ủy quyền chuẩn gồm ba phần chính: phần đầu văn bản, phần thông tin và nội dung ủy quyền, và phần cam kết – chữ ký.
3.1. Phần đầu văn bản
Quốc hiệu – tiêu ngữ theo thể thức văn bản hành chính.
Địa danh, ngày tháng năm lập.
Tên văn bản: GIẤY ỦY QUYỀN.
3.2. Thông tin các bên
Bên ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số CCCD/hộ chiếu, ngày cấp, địa chỉ. Nếu là doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật.
Bên được ủy quyền: thông tin tương tự; cần chính xác để đối chiếu khi làm việc với cơ quan, tổ chức.
3.3. Nội dung ủy quyền
Nội dung cần rõ ràng:
- Công việc cụ thể được giao.
- Giới hạn quyền được phép thực hiện.
- Các hành vi không được phép làm nếu có.
- Cơ quan, đơn vị mà bên được ủy quyền sẽ làm việc.
- Quyền ký hồ sơ, nộp – nhận kết quả, thanh toán phí, lệ phí nếu cần.
3.4. Thời hạn ủy quyền
Có thể quy định theo:
- Khoảng thời gian cụ thể.
- Đến khi hoàn thành công việc.
- Theo chu kỳ (áp dụng nhiều trong doanh nghiệp).
Nếu không ghi thời hạn và không gắn với giao dịch cụ thể, mặc định là 01 năm theo Bộ luật Dân sự 2015.
3.5. Cam kết và chữ ký
Bên ủy quyền cam kết chịu trách nhiệm về nội dung và hành vi trong phạm vi ủy quyền.
- Chữ ký của bên ủy quyền. Đối với doanh nghiệp: người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu theo quy định nội bộ.
- Xác nhận công chứng hoặc chứng thực khi luật yêu cầu.
>>> Xem thêm:
- Nghỉ Việc Riêng Có Được Hưởng Lương Không?
- Hướng Dẫn Xử Lý Sai Mã Số Thuế TNCN Của Nhân Viên
- Hồ Sơ Hoàn Thuế TNCN Cho Cá Nhân Cư Trú – Các Bước Cần Biết
- Hướng Dẫn Thiết Kế Bảng Tính Lương Và Bảng Chấm Công
- Kinh Nghiệm Áp Dụng Hệ Thống Lương 3P Ở Doanh Nghiệp Nhỏ
4. Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền
4.1. Cách viết nội dung ủy quyền
Nguyên tắc là phải cụ thể và có giới hạn. Tránh ghi các cụm chung chung như “giải quyết mọi việc”. Nên liệt kê rõ:
- Công việc được giao.
- Giấy tờ được phép ký.
- Cơ quan, đơn vị được làm việc cùng.
- Hạn mức hoặc phạm vi xử lý.
Ví dụ:
- Được quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả liên quan đến thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho thửa số …
- Được quyền ký các đơn đề nghị và giấy tờ hành chính thuộc thủ tục trên.
- Không được ký hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp tài sản.
4.2. Thời hạn ủy quyền
- Nếu gắn với thủ tục có mốc thời gian, nên ghi rõ hạn chót.
- Nếu dùng trong doanh nghiệp, có thể đặt thời hạn 1–2 năm.
- Nếu bỏ trống thời hạn, chỉ có giá trị 01 năm theo quy định.
4.3. Ủy quyền lại
Theo Bộ luật Dân sự 2015, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi:
- Có sự đồng ý của bên ủy quyền; hoặc
- Có lý do khách quan khiến họ không thể tự thực hiện.
Nên ghi rõ: có hay không được ủy quyền lại, và nếu có thì giới hạn ở công việc nào.
4.4. Kiểm tra thông tin
Các thông tin như họ tên, số CCCD, ngày cấp, địa chỉ hoặc mã số doanh nghiệp là các lỗi phổ biến dẫn đến bị từ chối tiếp nhận. Cần đối chiếu đúng giấy tờ gốc trước khi in.
4.5. Ngôn ngữ – thể thức
- Dùng ngôn ngữ hành chính, câu ngắn, rõ.
- Thống nhất font, cỡ chữ; bố cục căn lề theo thể thức văn bản hành chính.
- Nếu có phụ lục kèm theo (hạn mức ký, danh mục hồ sơ), ghi rõ trong phần nội dung và đính kèm khi nộp.
5. Phân biệt Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền
Giấy ủy quyền: hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền; bên nhận có quyền thực hiện trong phạm vi nhưng không nhất thiết có nghĩa vụ nếu không thỏa thuận.
Hợp đồng ủy quyền: thỏa thuận song phương; phát sinh quyền và nghĩa vụ cho cả hai bên, có thể có thù lao; phù hợp công việc phức tạp, giá trị lớn, dịch vụ chuyên nghiệp.
Áp dụng khi nào?
- Giấy ủy quyền: việc đơn giản, thủ tục hành chính, nhận – nộp hồ sơ, nhận bưu phẩm, phân công nội bộ doanh nghiệp.
- Hợp đồng ủy quyền: giao dịch giá trị lớn, có thù lao, có ràng buộc trách nhiệm rõ ràng, đặc biệt các giao dịch định đoạt tài sản (nhà đất, ô tô) thường yêu cầu hình thức hợp đồng và công chứng theo luật chuyên ngành.
Lưu ý với bất động sản
Các hợp đồng thực hiện quyền sử dụng đất như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn… phải công chứng hoặc chứng thực theo Luật Đất đai 2024 (trừ những trường hợp luật cho phép khác). Nếu ủy quyền để định đoạt bất động sản, thực tế áp dụng là lập hợp đồng ủy quyền và công chứng.
6. Khi nào cần công chứng hoặc chứng thực
6.1. Trường hợp bắt buộc
- Văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền có nội dung liên quan đến quyền đối với bất động sản theo phạm vi Luật Công chứng 2014 và luật đất đai, nhà ở: phải công chứng, hoặc chứng thực theo trường hợp luật cho phép lựa chọn.
- Một số thủ tục hộ tịch, tài sản chung vợ chồng… theo luật chuyên ngành yêu cầu công chứng/chứng thực.
6.2. Trường hợp không bắt buộc nhưng nên thực hiện
- Giao dịch ngân hàng, nhận – rút tiền thay; nhiều ngân hàng yêu cầu dùng mẫu ủy quyền tại quầy hoặc ủy quyền có công chứng/chứng thực để đảm bảo an toàn.
- Giao dịch tài sản giá trị lớn (ô tô, xe máy) hoặc nộp/nhận hồ sơ hành chính; nhiều cơ quan ưu tiên văn bản đã chứng thực để giảm thời gian xác minh.
6.3. Trường hợp không cần
- Ủy quyền nội bộ trong doanh nghiệp để ký văn bản hành chính: người có thẩm quyền ký, đóng dấu theo quy chế là đủ.
- Ủy quyền giữa cá nhân cho việc nhỏ, giá trị thấp khi các bên tin cậy; tuy nhiên, nếu làm việc với cơ quan/đơn vị yêu cầu đối chiếu thì vẫn có thể bị từ chối nếu thiếu xác thực.
6.4. Khác biệt giữa công chứng và chứng thực
Công chứng: do công chứng viên của Phòng/Văn phòng công chứng thực hiện; xác nhận tính hợp pháp của nội dung, chủ thể, hình thức văn bản theo Luật Công chứng 2014.
Chứng thực chữ ký: do UBND cấp xã/phường hoặc cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP; chỉ xác nhận chữ ký là của người yêu cầu, không xác nhận nội dung.
6.5. Phạm vi công chứng bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan
Công chứng viên chỉ công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh nơi đặt trụ sở, trừ di chúc, văn bản từ chối nhận di sản bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản (có thể công chứng ở bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước).
6.6. Thủ tục chứng thực chữ ký (trích yếu công việc cần chuẩn bị)
Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực; bản dự thảo giấy ủy quyền; trường hợp đặc thù theo dịch vụ công có thể yêu cầu mẫu riêng; cơ quan chứng thực có quyền từ chối khi người yêu cầu không đủ năng lực hành vi tại thời điểm ký hoặc thuộc trường hợp pháp luật cấm.
Giấy ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng trong giải quyết công việc giữa cá nhân và trong doanh nghiệp. Soạn đúng cấu trúc, phạm vi và thời hạn sẽ giúp giao dịch diễn ra thuận lợi và hạn chế rủi ro pháp lý. Khi liên quan đến tài sản lớn hoặc bất động sản, cần xem xét lập hợp đồng ủy quyền và thực hiện công chứng theo đúng quy định. Việc chuẩn hóa mẫu ủy quyền giúp doanh nghiệp và cá nhân xử lý công việc hiệu quả, nhất quán và minh bạch.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung về Cách Viết Giấy Ủy Quyền Chuẩn Mẫu Hành Chính Mới Nhất.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về nhân sự, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!
