by Trong hệ thống đãi ngộ của doanh nghiệp, lương cơ bản chỉ là phần nổi. Ở phần chìm của “tảng băng thu nhập”, phụ cấp lại đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì động lực, giữ chân người lao động, đặc biệt là tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) – nơi ngân sách có giới hạn, nhưng áp lực cạnh tranh nhân sự lại không hề nhỏ.
Phụ cấp không chỉ đơn thuần là khoản hỗ trợ chi phí, mà còn là công cụ khéo léo thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống và hiệu quả công việc của nhân viên.
Bài viết này, Kỹ năng CB sẽ phân tích các loại phụ cấp phổ biến trong SMEs hiện nay, cách thức triển khai phù hợp với pháp luật và thực tiễn, cũng như những lưu ý để không biến phụ cấp trở thành “con dao hai lưỡi” trong quản trị nhân sự.
I. Phân biệt phụ cấp và các khoản thu nhập khác:
Để hiểu rõ các loại phụ cấp, trước tiên cần phân biệt giữa: phụ cấp lương, trợ cấp, và các khoản phúc lợi.
Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nhầm lẫn khi thiết lập bảng lương hoặc kê khai thuế TNCN, BHXH.
Phụ cấp lương: Là khoản bổ sung thường xuyên, gắn với công việc hoặc điều kiện làm việc cụ thể, thường được ghi rõ trong hợp đồng lao động. Phụ cấp thường phải đóng BHXH nếu là thu nhập thường xuyên theo quy định tại Khoản 2 Điều 89 Luật BHXH 2014 và Công văn 560/LĐTBXH-BHXH.
Trợ cấp: Là khoản hỗ trợ mang tính ngắn hạn, theo tình huống đặc biệt (ốm đau, tai nạn, hiếu hỉ…). Trợ cấp thường không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và không phải đóng BHXH.
Phúc lợi: Các khoản chi mang tính chăm lo (du lịch, sinh nhật, khám sức khỏe…) được chi theo chính sách chung, không quy định rõ theo cá nhân trong hợp đồng.
Việc phân biệt rạch ròi sẽ giúp doanh nghiệp tránh các sai phạm khi quyết toán thuế, đóng BHXH hoặc khi bị cơ quan thanh tra kiểm tra.
>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội
II. Các loại phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1. Phụ cấp trách nhiệm – “đòn bẩy” tạo động lực cho người giữ vai trò chủ chốt
Trong SMEs, cơ cấu tổ chức thường gọn nhẹ, nhiều vị trí “kiêm nhiệm”. Phụ cấp trách nhiệm vì thế trở thành một giải pháp để khuyến khích người lao động đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc. Ví dụ: nhân viên kế toán đồng thời phụ trách nhân sự – có thể được hỗ trợ phụ cấp trách nhiệm từ 500.000 đến 2.000.000 đồng/tháng tùy vai trò.
Tuy nhiên, cần làm rõ phụ cấp này là cố định hay thay đổi theo tháng/quý, tránh tình trạng “lương gộp” – tức cộng dồn để thành mức lương chính thức nhằm né BHXH, dễ dẫn đến rủi ro khi bị thanh tra.
2. Phụ cấp xăng xe, điện thoại – hỗ trợ chi phí phát sinh thực tế
Đây là phụ cấp được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp có nhân viên đi thị trường, nhân viên kinh doanh, kỹ thuật. Thay vì hoàn ứng theo hóa đơn, SMEs thường chi trả theo mức khoán cố định hằng tháng (ví dụ 300.000 – 1.000.000 đồng/tháng tùy vị trí).
Mức phụ cấp này cần có quy định rõ ràng trong quy chế chi tiêu nội bộ hoặc hợp đồng lao động để tránh bị quy là khoản “trả thêm ngoài lương” nếu không có căn cứ.
3. Phụ cấp ăn ca – khoản bắt buộc phải rõ ràng và minh bạch
Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, mức hỗ trợ tiền ăn ca không được vượt quá 730.000 đồng/người/tháng (áp dụng từ 1/3/2021). Đây là phụ cấp không tính đóng BHXH nếu chi đúng giới hạn và có đủ chứng từ thanh toán.
Tuy nhiên, thực tế nhiều SMEs chi vượt hoặc nhập chung vào bảng lương, dẫn đến rủi ro bị tính lại thuế TNCN và BHXH. Do đó, nên tách bạch khoản phụ cấp ăn trưa trong bảng thanh toán, có thể bằng chuyển khoản riêng hoặc phiếu chi.
III. Góc nhìn pháp lý: Phụ cấp nào phải đóng BHXH, thuế TNCN?
Theo Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH và các công văn hướng dẫn BHXH, các khoản phụ cấp thường xuyên như trách nhiệm, lưu động, nặng nhọc độc hại… phải tính đóng BHXH nếu là thu nhập ổn định, ghi trong hợp đồng lao động.
Ngược lại, các khoản mang tính hỗ trợ thực tế (xăng xe, điện thoại, ăn trưa trong mức quy định, sinh nhật…) nếu chi theo chính sách không cố định thì không bắt buộc phải đóng BHXH.
Đối với thuế TNCN, hầu hết phụ cấp đều tính vào thu nhập chịu thuế, trừ những khoản miễn trừ như: phụ cấp ăn giữa ca (trong mức 730.000đ/tháng), phụ cấp đi công tác, phụ cấp độc hại (theo quy định nhà nước), trợ cấp khó khăn, tai nạn, thai sản…
Vì vậy, khi xây dựng bảng phụ cấp, SMEs cần:
- Ghi rõ mức chi và lý do chi trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
- Có quy chế chi tiêu nội bộ được ban hành chính thức.
- Lưu giữ chứng từ thanh toán minh bạch.
>>> Xem thêm:
- Đào Tạo Nội Bộ Có Phải Là Phúc Lợi Hay Bắt Buộc?
- Chính Sách Phúc Lợi Nhân Viên Gồm Những Gì? [Mới Nhất]
- Nghỉ Phép Năm Có Được Cộng Dồn Không?
- Công Ty Có Bắt Buộc Tổ Chức Du Lịch Hằng Năm Không?
- Lương Hiệu Suất Là Gì? Có Bị Ép Không?
IV. Những lỗi thường gặp của SMEs khi áp dụng phụ cấp và cách khắc phục
Gộp phụ cấp vào lương cơ bản: Nhằm đơn giản hóa bảng lương, nhiều doanh nghiệp gộp tất cả khoản phụ cấp vào lương cơ bản. Điều này dẫn đến hậu quả là làm tăng quỹ BHXH, hoặc khiến nhân viên hiểu sai về mức lương thực lĩnh.
Không có căn cứ pháp lý khi chi phụ cấp: Chi trả phụ cấp nhưng không ghi trong hợp đồng, không có quy chế rõ ràng khiến khoản chi dễ bị xuất toán hoặc bị quy là “chi ngoài hợp đồng” khi bị kiểm tra.
Tùy tiện điều chỉnh phụ cấp mà không thông báo: Do chưa có chính sách cụ thể, nhiều SMEs tự ý cắt hoặc điều chỉnh phụ cấp mà không thông qua thỏa thuận, gây tranh chấp lao động.
Giải pháp: SMEs nên xây dựng bộ quy chế lương – thưởng – phụ cấp rõ ràng, có thể gắn với hiệu suất công việc để linh hoạt nhưng minh bạch, đồng thời đáp ứng đúng các yêu cầu về BHXH và thuế.
V. Xây dựng hệ thống phụ cấp hiệu quả
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, ngân sách hạn chế không đồng nghĩa với việc không thể xây dựng chính sách phụ cấp hấp dẫn. Vấn đề nằm ở sự linh hoạt và sáng tạo trong thiết kế hệ thống phụ cấp phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên.
Ví dụ:
Thay vì tăng lương cơ bản, có thể áp dụng phụ cấp theo KPI tháng/quý.
Hỗ trợ gửi con, phụ cấp làm thêm, phụ cấp giữ xe, hỗ trợ học phí cho con cái… cũng là những cách nhân văn và dễ triển khai.
Xây dựng hệ thống phụ cấp phân tầng: cấp tổ trưởng, quản lý được phụ cấp cao hơn nhân viên chính thức, nhân viên thử việc có phụ cấp thử việc riêng.
Bằng cách kết hợp giữa chính sách hợp lý + tuân thủ pháp luật + tạo động lực cho nhân viên, phụ cấp sẽ trở thành công cụ chiến lược trong giữ chân nhân tài và phát triển nội lực bền vững cho SMEs.
Trong bài toán quản trị nhân sự của doanh nghiệp vừa và nhỏ, phụ cấp không chỉ là một khoản tiền thêm, mà còn là lời cam kết từ phía doanh nghiệp: “Tôi hiểu bạn đang nỗ lực, và tôi đồng hành cùng bạn”.
Một chính sách phụ cấp tốt không cần phức tạp, nhưng cần rõ ràng, hợp lý và đúng luật. Đây không chỉ là cách giảm thiểu rủi ro về pháp lý và thuế, mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nhỏ trở nên “lớn” trong mắt người lao động.
>>> Tham khảo thêm:
- Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?
Hy vọng bài viết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề: Các Loại Phụ Cấp Thường Gặp Trong Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ và các lưu ý được áp dụng hiện nay. Chúc bạn thành công!
