Thủ Tục Báo Giảm BHXH Khi Nhân Viên Nghỉ Việc

5/5 - (1 bình chọn)

Thủ tục báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc là bước không thể bỏ qua trong quá trình quản lý nhân sự nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh bị xử phạt. Báo giảm BHXH giúp cập nhật chính xác tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động, đảm bảo các quyền lợi về lương hưu, trợ cấp thất nghiệp, chế độ thai sản… được thực hiện đúng quy định.

Hãy cùng Kỹ Năng CB tìm hiểu toàn bộ thủ tục báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc – từ khái niệm, căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị cho đến những lỗi thường gặp và cách khắc phục.

I. Báo giảm BHXH là gì? Hiểu rõ quy định khi nhân viên nghỉ việc

Báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện để thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) về việc người lao động chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc hoặc tạm ngừng tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

Theo Luật BHXH 2024 và Quyết định 490/QĐ-BHXH, báo giảm đúng thời hạn giúp đảm bảo dữ liệu đóng – hưởng minh bạch, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính.

>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội

🔗 Bên cạnh đó, người lao động phải hiểu đúng về báo giảm BHXH:

Là việc cập nhật thay đổi trạng thái tham gia bảo hiểm của người lao động trên hệ thống BHXH.
Xác định thời điểm kết thúc đóng bảo hiểm, phục vụ cho việc chốt sổ BHXH và hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Giúp doanh nghiệp ngừng nghĩa vụ trích nộp phần bảo hiểm từ thời điểm nhân viên nghỉ việc.

🔗 Vai trò của báo giảm BHXH mà người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý:

Đảm bảo người lao động được hưởng đúng, đủ các chế độ bảo hiểm.
Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (phạt đến 75 triệu đồng).
Duy trì sự minh bạch trong quản lý nhân sự, thuận lợi khi thanh kiểm tra.

Ví dụ: Nếu một công ty không kịp báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc, sẽ dẫn đến đóng thừa 2 tháng bảo hiểm. Khi cơ quan BHXH kiểm tra, doanh nghiệp bị yêu cầu điều chỉnh và xử phạt vì báo giảm chậm.

II. Những trường hợp cần báo giảm BHXH và hồ sơ cần chuẩn bị

Khi nào cần báo giảm BHXH là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý lao động và thực hiện đúng quy định. Theo Luật BHXH và các Quyết định liên quan, doanh nghiệp có nghĩa vụ báo giảm ngay khi có thay đổi về tình trạng làm việc của người lao động như nghỉ việc, tạm ngừng hợp đồng hoặc chấm dứt quan hệ lao động.

1. Những trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải báo giảm BHXH

Doanh nghiệp cần lập thủ tục báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc trong các trường hợp phổ biến sau:

Trường hợp phát sinh	Giải thích chi tiết
Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động	Bao gồm hết hạn hợp đồng, đơn phương chấm dứt, thỏa thuận nghỉ việc hoặc sa thải hợp pháp.
Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động	Người lao động nghỉ không lương, đi học tập dài ngày ở nước ngoài, hoặc tạm hoãn thi hành án. Trong thời gian này, họ không thuộc đối tượng đóng BHXH, do đó cần báo giảm BHXH để tạm ngừng đóng.
Người lao động nghỉ hưởng chế độ dài ngày	Các trường hợp nghỉ hưởng chế độ ốm đau hoặc thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, hoặc nghỉ chờ giải quyết chế độ hưu trí/trợ cấp tử tuất hàng tháng, cũng cần được kê khai báo giảm tạm thời hoặc vĩnh viễn.
Chuyển nơi làm việc/Chuyển công tác	Khi người lao động chuyển đến một đơn vị khác và đơn vị mới đã tiếp nhận trách nhiệm đóng BHXH.

Kết luận: Việc báo giảm đúng thời điểm không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh bị xác định nợ bảo hiểm, truy thu hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

2. Hồ sơ báo giảm BHXH mới nhất

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để thực hiện thủ tục báo giảm BHXH nhanh chóng và chính xác:

Tên giấy tờ	Nội dung chi tiết	Người/đơn vị cung cấp
Mẫu TK1-TS	Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin người tham gia BHXH, BHYT.	Người lao động ký xác nhận.
Mẫu D02-LT	Danh sách lao động tham gia, điều chỉnh, giảm lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.	Doanh nghiệp lập và xác nhận.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động	Là căn cứ pháp lý xác định thời điểm nghỉ việc.	Phòng nhân sự hoặc người sử dụng lao động.
Thẻ BHYT (nếu có)	Thu hồi từ người lao động để nộp lại cho cơ quan BHXH.	Người lao động.
Công văn đề nghị (nếu báo giảm tập thể)	Trường hợp báo giảm nhiều lao động cùng thời điểm.	Doanh nghiệp.

* Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH

Toàn bộ hồ sơ phải được ký, đóng dấu hợp lệ của doanh nghiệp trước khi nộp.
Thông tin trong hồ sơ (CMND/CCCD, mã số BHXH, ngày nghỉ việc) phải trùng khớp với dữ liệu trên cổng BHXH điện tử.
Hồ sơ được nộp trực tuyến qua phần mềm KBHXH, EFY, VNPT-BHXH hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý.
Trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hồ sơ điện tử ngay trên cổng dịch vụ công để tránh bị trả lại.

>>> Xem thêm:

III. Quy trình báo giảm BHXH và thời hạn báo giảm khi nhân viên nghỉ việc

Để đảm bảo không phát sinh nợ hoặc bị xử phạt hành chính, công ty phải thực hiện thủ tục báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc theo quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, bộ phận nhân sự/kế toán vẫn nhầm lẫn về thời hạn, quy trình và cách nộp hồ sơ điện tử.

1. Quy trình báo giảm BHXH mới nhất

Quy trình thực hiện dưới đây áp dụng cho cả hình thức trực tiếp tại các cơ quan BHXH và nộp trực tuyến quan phần mềm điện tử (ví dụ như KBHXH, EFY, VNPT, TS24, v.v.):

Bước 1: Xác định thời điểm nghỉ việc của người lao động

Căn cứ vào ngày chấm dứt hợp đồng trên quyết định nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt.
Đây là mốc thời gian để xác định tháng cuối cùng người lao động được đóng BHXH.
Nếu người lao động nghỉ việc trong tháng mà chưa làm đủ 14 ngày, doanh nghiệp không phải đóng BHXH cho tháng đó (theo Điều 33 Luật BHXH 2024).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH

Tập hợp đầy đủ giấy tờ đã nêu ở phần II: Mẫu D02-LT, TK1-TS, Quyết định nghỉ việc, thẻ BHYT (nếu có).
Kiểm tra lại mã số BHXH, họ tên, số CMND/CCCD khớp với dữ liệu của cơ quan BHXH.
Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm bảo hiểm điện tử để tự động điền và xác thực hồ sơ nhằm giảm sai sót.

Bước 3: Nộp hồ sơ qua Cổng giao dịch điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH

a. Đối với nộp trực tuyến

Nộp hồ sơ qua phần mềm kê khai điện tử (KBHXH, VNPT, EFY, TS24…).
Sau khi nộp, hệ thống sẽ trả về biên nhận điện tử (mã số hồ sơ) để doanh nghiệp tra cứu tiến độ xử lý.

b. Đối với nộp trực tiếp quan cơ quan

In đầy đủ hồ sơ kèm 01 bản giấy D02-LT có dấu đỏ của doanh nghiệp.
Nộp tại Bộ phận một cửa cơ quan BHXH quận/huyện nơi đơn vị đăng ký.

Bước 4: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ trong vòng không quá 10 ngày làm việc
Nếu hồ sơ đầy đủ, thông tin sẽ được cập nhật giảm lao động trên hệ thống TST (CSDL BHXH Việt Nam).
Nếu hồ sơ sai, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo lỗi trả lại, doanh nghiệp cần điều chỉnh và nộp lại ngay để không bị tính nợ đóng.

Bước 5: Nhận kết quả và hoàn tất nghĩa vụ báo giảm

Sau khi hồ sơ được duyệt, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã giảm” trên danh sách lao động.
Doanh nghiệp có thể tải thông báo kết quả báo giảm để lưu trữ và gửi cho người lao động khi chốt sổ BHXH.

>>> Xem thêm:

2. Thời hạn báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc

Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm BHXH trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc ngày ghi trên quyết định thôi việc.

Tình huống cụ thể	Thời hạn báo giảm BHXH hợp lệ
Người lao động nghỉ ngày 15/10	Báo giảm trước ngày 25/10
Người lao động nghỉ giữa tháng 10 (dưới 14 ngày làm việc)	Báo giảm trong tháng 10
Nghỉ thai sản từ 01/11	Báo giảm chậm nhất ngày 30/11
Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động	Báo giảm toàn bộ lao động trong 30 ngày kể từ ngày tạm ngừng

Lưu ý: Nếu báo giảm chậm, doanh nghiệp vẫn bị tính đóng bảo hiểm đến hết tháng đó, dẫn đến phát sinh nợ, truy thu, hoặc phạt hành chính

IV. Những sai lầm phổ biến khi báo giảm BHXH và cách khắc phục

Dù thủ tục báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc đã được hướng dẫn chi tiết, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản khiến hồ sơ bị trả lại, chậm cập nhật hoặc bị truy thu, xử phạt hành chính.

Sai lầm phổ biến

Hậu quả thực tế

Cách khắc phục

Báo giảm chậm so với thời hạn quy định

– Phát sinh nợ BHXH đến hết tháng báo giảm.

– Bị phạt hành chính12% đến 15% tổng số tiền BHXH chậm đóng, kèm theo nghãi vụ liên quan

– Báo giảm ngay khi có quyết định nghỉ việc.

– Dùng phần mềm BHXH điện tử để theo dõi và nhắc lịch hạn nộp hồ sơ.

Sai thông tin cá nhân (CMND/CCCD, mã số BHXH, ngày sinh)

– Hồ sơ bị trả lại, không khớp dữ liệu khi chốt sổ.

– Mất tháng đóng hoặc trùng mã số.

– Tra cứu mã số BHXH trước khi lập hồ sơ.

– Nếu sai, nộp mẫu TK1-TS điều chỉnh thông tin trước khi báo giảm.

Không thu hồi thẻ BHYT còn hạn

– NLĐ vẫn dùng thẻ khám bệnh → sai phạm bảo hiểm.

– DN bị truy thu chi phí BHYT.

– Thu hồi thẻ BHYT khi NLĐ nghỉ việc.

– Nếu không thu được, lập văn bản xác nhận mất để gửi kèm hồ sơ báo giảm.

Chưa chốt sổ BHXH sau báo giảm

– NLĐ không làm được thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.

– Cơ quan BHXH từ chối giải quyết quyền lợi.

– Chốt sổ BHXH ngay sau báo giảm.

– Gửi mẫu D02-LT và sổ gốc để xác nhận thời gian đóng.

– Trả sổ cho NLĐ trong 14 ngày kể từ ngày nghỉ.

Sai lý do báo giảm (nhầm nghỉ việc/tạm hoãn/thai sản)

– Ảnh hưởng đến quyền hưởng BHTN hoặc chế độ thai sản.

– Hệ thống BHXH ghi nhận sai dữ liệu.

– Kiểm tra hợp đồng và quyết định nghỉ việc.

– Chọn đúng mã nghiệp vụ trong mẫu D02-LT theo danh mục BHXH.

Không lưu biên nhận điện tử và hồ sơ gốc

– Khó chứng minh khi bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp.

– Dễ thất lạc dữ liệu BHXH.

– Lưu bản cứng và bản mềm song song tối thiểu 5 năm.

– Sử dụng Google Drive/OneDrive để lưu trữ có phân quyền.

Kết luận: Thực hiện báo giảm đúng, đủ, và đúng hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, bảo vệ quyền lợi người lao động và tránh phạt hành chính không đáng có.

VI. Tổng kết

Việc báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ việc là thủ tục hành chính quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn đảm bảo quyền lợi đầy đủ cho người lao động. Toàn bộ quy trình đều cần được thực hiện chính xác, đồng bộ và kịp thời để tránh rủi ro pháp lý, bị phạt hành chính hoặc truy thu bảo hiểm.

Nắm vững các quy định mới nhất trong Luật BHXH 2024 và văn bản hướng dẫn.
Duy trì quy trình nội bộ rõ ràng giữa các bộ phận nhân sự – kế toán – bảo hiểm.
Ứng dụng phần mềm kê khai điện tử (KBHXH, EFY, TS24,…) để rút ngắn thời gian xử lý.
Kiểm tra thường xuyên dữ liệu đóng – giảm BHXH trên hệ thống BHXH Việt Nam.

>>> Tham khảo thêm: