Quy Chế Làm Việc Trong Doanh Nghiệp: Mẫu Và Cách Xây Dựng

5/5 - (1 bình chọn)

Quy chế làm việc trong doanh nghiệp là nền tảng quản trị giúp kết nối đội ngũ và tối ưu hóa vận hành nội bộ.

Việc xây dựng một bản quy chế rõ ràng không chỉ giúp nhân viên nắm vững quyền lợi, trách nhiệm mà còn giúp ban điều hành quản lý nhân sự một cách công bằng, minh bạch.

Bài viết này, Kỹ Năng CB sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy chế làm việc hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

1. Quy chế làm việc là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải có?

Quy chế làm việc là văn bản nội bộ do người sử dụng lao động ban hành, nhằm cụ thể hóa các quy định của pháp luật phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Khác với những nội dung chung chung trong hợp đồng, quy chế là công cụ điều hành trực tiếp giúp:

Thiết lập trật tự: Tạo ra thói quen làm việc chuyên nghiệp, đúng giờ giấc và tác phong.
Cơ sở giải quyết xung đột: Khi phát sinh mâu thuẫn hoặc vi phạm, quy chế là căn cứ khách quan để xử lý mà không dựa trên cảm tính cá nhân.
Tối ưu hiệu suất: Khi quy trình phối hợp giữa các phòng ban được văn bản hóa, nhân viên sẽ giảm bớt thời gian chờ đợi hoặc chồng chéo trách nhiệm.

>>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Các nội dung chính trong bản quy chế làm việc

Một bản quy chế thực tế cần bao quát được các khía cạnh sau:

Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Quy định rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ giữa ca và cách thức đăng ký nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng.
Tác phong và đạo đức nghề nghiệp: Các tiêu chuẩn về trang phục, văn hóa giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và quy định về bảo mật thông tin kinh doanh.
Quy trình phối hợp và báo cáo: Cách thức sử dụng email công việc, lịch họp định kỳ và quy trình phê duyệt các văn bản, chứng từ.
Quản lý tài sản chung: Hướng dẫn sử dụng thiết bị văn phòng, xe công vụ và ý thức tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm.
Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Liệt kê các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải) phù hợp với Bộ luật Lao động.

3. 5 bước xây dựng quy chế làm việc thực tế

Để quy chế không chỉ nằm trên giấy tờ mà thực sự đi vào đời sống doanh nghiệp, bạn nên thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Khảo sát thực trạng:

Tìm hiểu các vấn đề tồn đọng trong vận hành hiện tại và mong muốn của ban lãnh đạo về văn hóa công ty.

Bước 2: Soạn thảo dự thảo:

Căn cứ vào Bộ luật Lao động hiện hành và các nghị định hướng dẫn để đưa ra các điều khoản hợp pháp.

Bước 3: Tham vấn ý kiến:

Gửi dự thảo cho các trưởng bộ phận hoặc đại diện tập thể lao động. Việc này giúp các quy định sát với thực tế làm việc của từng phòng ban.

Bước 4: Hoàn thiện và ban hành:

Chỉnh sửa dựa trên đóng góp ý kiến, sau đó người có thẩm quyền ký quyết định ban hành chính thức.

Bước 5: Phổ biến nội dung:

Tổ chức buổi họp triển khai hoặc gửi tài liệu qua hệ thống quản lý nội bộ để đảm bảo mọi thành viên đều hiểu đúng và thực hiện đúng.

>>>> Tài liệu liên quan: Mẫu Quy Chế Nhân Sự Chuẩn (Tải File Word Miễn Phí)

4. Những lưu ý để quy chế có tính thực thi cao

Sự tương thích pháp luật: Quy chế có thể nghiêm khắc nhưng tuyệt đối không được trái pháp luật. Chẳng hạn, không được dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động.
Ngôn ngữ giản dị: Sử dụng câu từ ngắn gọn, dễ hiểu để mọi nhân viên từ các trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận.
Cập nhật định kỳ: Khi quy mô doanh nghiệp thay đổi hoặc có quy định mới từ nhà nước, quy chế cần được rà soát và sửa đổi để không bị lạc hậu.

>>> Xem thêm:

5. Các mẫu quy chế làm việc theo đặc thù

Tùy vào loại hình hoạt động, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu:

Khối văn phòng: Tập trung vào KPI, quản lý thời gian và bảo mật dữ liệu.
Khối sản xuất: Chú trọng vào quy trình vận hành máy móc, an toàn vệ sinh lao động và quản lý ca kíp.
Khối dịch vụ: Nhấn mạnh vào tiêu chuẩn phục vụ khách hàng và kỹ năng giao tiếp.

Mẫu 1: Quy chế làm việc dành cho khối Văn phòng/Startup

Mẫu 2: Quy chế làm việc dành cho Doanh nghiệp Sản xuất

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp

Có bắt buộc phải đăng ký quy chế với cơ quan nhà nước?

Theo quy định, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên thì phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh/huyện.

Có được thay đổi quy chế giữa chừng không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền sửa đổi, bổ sung quy chế nhưng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo trước cho nhân viên.

Xây dựng quy chế làm việc trong doanh nghiệp là bước đi chiến lược để tạo dựng môi trường làm việc công bằng và bền vững.

Một bản quy chế tốt không chỉ là công cụ quản lý mà còn là lời cam kết của doanh nghiệp trong việc tôn trọng quyền lợi và thúc đẩy sự phát triển của người lao động.

Đầu tư thời gian để hoàn thiện quy chế ngay hôm nay chính là cách bạn bảo vệ tài sản và con người của doanh nghiệp mình.

>>> Tham khảo thêm:

Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?

Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung về Quy Chế Làm Việc Trong Doanh Nghiệp: Mẫu Và Cách Xây Dựng.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về nhân sự, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!