Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN Cuối Năm Đúng Quy Định

5/5 - (1 bình chọn)

Quyết toán thuế TNCN cuối năm là nghĩa vụ tài chính bắt buộc và quan trọng đối với cả doanh nghiệp lẫn cá nhân để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, tránh bị xử phạt và tối ưu quyền lợi. Quyết toán thuế TNCN không chỉ là việc tổng hợp các khoản thu nhập, khấu trừ thuế, giảm trừ gia cảnh mà còn là cơ hội để doanh nghiệp và người lao động rà soát lại toàn bộ nghĩa vụ thuế trong năm.

Hãy cùng Kỹ Năng CB phân tích chi tiết các bước, hồ sơ cần chuẩn bị, hướng dẫn lập tờ khai, các mốc quan trọng và cách tránh các lỗi phổ biến khi quyết toán thuế TNCN cuối năm.

I. Quyết toán thuế TNCN cuối năm là gì? Ai phải thực hiện?

Quyết toán thuế TNCN cuối năm là quá trình tổng hợp đối chiếu toàn bộ thu nhập chịu thuế của người lao động trong năm, đồng thời xác định số thuế TNCN đã nộp, số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn. Bên cạnh đó, quyết toán thuế TNCN đảm bảo doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật thuế, tránh rủi ro bị phạt hành chính và tối ưu quyền lợi tài chính.

Ai cần thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm?

♦ Đối với doanh nghiệp: Mọi tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm cả các đơn vị không phát sinh khấu trừ thuế, đều có nghĩa vụ pháp lý phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan thuế.

♦ Đối với người lao động: Đa số chỉ cá nhân cư trú tại Việt Nam mới có quyền và nghĩa vụ tự quyết toán thuế TNCN. Một số trường hợp khác sẽ liên quan đến sự phức tạp của nguồn thu nhập:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà tổng số thuế tạm nộp trong năm chưa đủ hoặc muốn tự thực hiện hoàn thuế (dù đã ủy quyền cho một đơn vị quyết toán).
Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau khi đã giảm trừ gia cảnh.
Cá nhân nộp thừa thuế TNCN và có nhu cầu được hoàn thuế trực tiếp về tài khoản cá nhân.

>>>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Lợi ích khi thực hiện quyết toán TNCN đúng quy định:

Đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và tránh các hình thức xử phạt, truy thu từ cơ quan thuế.
Cá nhân được hoàn thuế nếu đã nộp thừa, tối ưu quyền lợi tài chính.
Doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tăng uy tín với cơ quan thuế và nhân viên.
Giúp rà soát lại toàn bộ các khoản thu nhập, khấu trừ và giảm trừ gia cảnh, đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính cuối năm.

II. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm một cách chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và dữ liệu liên quan đến thu nhập và khấu trừ thuế của nhân viên.

Bảng tổng hợp các loại hồ sơ quan trọng

Loại hồ sơ/Chứng từ	Nội dung chính	Lưu ý
Bảng lương và phiếu lương hàng tháng	Ghi nhận chi tiết: lương cơ bản, lương thưởng, phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN và TNCN đã khấu trừ.	Đối chiếu số liệu với hợp đồng lao động và tờ khai thuế từng tháng để đảm bảo nhất quán.
Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng	Xác định mức lương, loại hình trả lương, các khoản phúc lợi, phụ cấp và trách nhiệm đóng thuế.	Kiểm tra các hợp đồng có thay đổi trong năm, phụ lục bổ sung để đảm bảo đúng số liệu tổng hợp.
Chứng từ giảm trừ gia cảnh	Bao gồm giấy tờ chứng minh người phụ thuộc hợp pháp (con, cha mẹ, vợ/chồng), các khoản miễn giảm thuế theo quy định.	Cập nhật số lượng người phụ thuộc và chứng từ hợp pháp, tránh sai sót trong tính giảm trừ.
Bảng tổng hợp thu nhập năm	Tổng hợp tất cả các khoản thu nhập chịu thuế: lương, thưởng, thu nhập từ hợp đồng, cổ tức, tiền thù lao ngoài hợp đồng.	So sánh tổng thu nhập với tờ khai quyết toán, tránh chênh lệch dẫn đến truy thu thuế.
Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN)	Tờ khai cuối năm để nộp cơ quan thuế, bao gồm tổng thu nhập, thuế đã khấu trừ, giảm trừ gia cảnh.	Điền đầy đủ, đối chiếu kỹ số liệu với bảng tổng hợp thu nhập và phiếu lương.
Chứng từ thu nhập khác	Các khoản thu nhập bổ sung từ ngoài lương: đầu tư, tiền bản quyền, tiền thưởng ngoài hợp đồng, tiền cho thuê tài sản.	Xác minh chính xác từng khoản để tránh thiếu sót hoặc bị cơ quan thuế truy thu.
Biên lai, chứng từ thanh toán, sổ sách kế toán liên quan	Hóa đơn, chứng từ ngân hàng, phiếu chi liên quan đến thu nhập, khấu trừ thuế TNCN.	Đảm bảo chứng từ đầy đủ, hợp pháp để làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Đồng bộ số liệu: Bảng lương, hợp đồng, chứng từ giảm trừ và tờ khai quyết toán phải trùng khớp.
Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Tháng/quý/năm để dễ tra cứu và kiểm tra.
Sử dụng phần mềm kế toán/quản lý thuế: Giúp tổng hợp dữ liệu chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

>>> Xem thêm:

III. Hướng dẫn chi tiết tổng hợp thu nhập, khấu trừ thuế và giảm trừ gia cảnh

Sau khi tìm hiểu rõ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cần những gì, doanh nghiệp cần nắm vững cách tổng hợp thu nhập chịu thuế, tính thuế đã khấu trừ, áp dụng giảm trừ gia cảnh để tránh sai sót, tối ưu quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật.

a. Tổng hợp thu nhập chịu thuế TNCN

Thu nhập chịu thuế gồm tất cả các khoản mà người lao động nhận được từ doanh nghiệp và các nguồn thu nhập khác trong năm. Bao gồm:

Lương, thưởng, phụ cấp và trợ cấp
Tiền làm thêm giờ, tiền hoa hồng, thưởng dự án
Thu nhập từ hợp đồng lao động khác hoặc dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp
Thu nhập từ cổ tức, quyền lợi sở hữu, tiền bản quyền

Ví dụ minh họa tổng hợp thu nhập cá nhân trong 1 năm:

Khoản thu nhập	Số tiền (Năm/VNĐ)
Lương cơ bản	120.000.000
Thưởng hiệu suất	30.000.000
Phụ cấp xăng + cơm trưa + điện thoại	12.000.000
Thu nhập khác (tiền hoa hồng dự án)	18.000.000
Tổng thu nhập chịu thuế	180.000.000

b. Khấu trừ thuế TNCN

Doanh nghiệp phải tính TNCN tạm khấu trừ hàng tháng dựa trên thu nhập và mức khấu trừ gia cảnh theo quy định.

Thuế TNCN tạm khấu trừ = (TN chịu thuế – Khoản giảm trừ) x Mức thuế suất tương ứng

Trong đó, các khoản giảm trừ bao gồm (cập nhật năm 2025):

Giảm trừ bản thân: 11 triệu VNĐ/tháng
Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu VNĐ/tháng/người
Các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc

Ví dụ minh họa (dựa trên ví dụ trên):

Tổng thu nhập chịu thuế năm: 180.000.000 VNĐ
Đóng BHXH, BHYT, BHTN: 18.000.000 VNĐ
Giảm trừ bản thân: 132.000.000 VNĐ
Không có người phụ thuộc

→ Thu nhập tính thuế = 180.000.000 – 18.000.000 – 132.000.000 = 30.000.000 VNĐ/năm

Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần: 5% với phần thu nhập (đã trừ các khoản giảm trừ) đến 60 triệu VNĐ/năm

>>>>>>>>> Xem nhiều: Cách Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân Mới Nhất

→ Thuế TNCN phải nộp = 30.000.000 x 5% = 1.500.000 VNĐ

c. Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Doanh nghiệp cần tổng hợp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc hợp pháp để áp dụng giảm trừ, bao gồm:

Con, cha mẹ, vợ/chồng (không có thu nhập hoặc thu nhập dưới mức quy định)
Giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/căn cước, giấy tờ chứng minh quan hệ

Ví dụ minh họa:

Gia đình chị A có 2 người phụ thuộc
Vậy khoản giảm trừ chị A được nhận: 2 x 4,4 triệu x 12 tháng = 105.600.000 VNĐ → thu nhập tính thuế giảm xuống, từ đó giảm số thuế TNCN phải nộp của chị A

IV. Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm

Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm là bước quan trọng cuối cùng để doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro bị xử phạt. Quy trình này yêu cầu tổng hợp chính xác thu nhập, thuế đã khấu trừ, giảm trừ gia cảnh và các khoản miễn giảm hợp pháp theo quy định.

a. Các mốc quan trọng trong lập tờ khai

Thời gian	Nội dung cần thực hiện
Trước 31/12	Chuẩn bị hồ sơ: tổng hợp bảng lương, phụ cấp, thu nhập khác, giảm trừ gia cảnh, chứng từ liên quan.
Từ 01/01 – 31/03 năm sau	Lập và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Sau khi nộp tờ khai	Lưu hồ sơ gốc, phiếu nộp thuế, chứng từ giảm trừ gia cảnh, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc.

Lưu ý: Ngay cả với nhân viên nghỉ việc trong năm, doanh nghiệp vẫn phải quyết toán thuế TNCN cho họ.

b. Hướng dẫn điền tờ khai quyết toán thuế TNCN

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp và người nộp thuế bao gồm như: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ,…
Bước 2: Tổng hợp thu nhập chịu thuế và thuế đã khấu trừ

Tổng thu nhập từ bảng lương, thưởng, phụ cấp
Thuế TNCN đã khấu trừ theo từng kỳ (tháng/quý)

Bước 3: Áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh

Giảm trừ bản thân
Giảm trừ người phụ thuộc

Bước 4: Tính toán, rá soát lại số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn lại.

Công thức: Thuế còn phải nộp = Thuế TNCN theo tổng TN – Thuế TNCN đã khấu trừ
Nếu kết quả ra âm, doanh nghiệp phải tiến hành hoàn thuế lại cho người lao động

Bước 5: Kiêm tra, ký duyệt và nộp tờ khai

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm chính xác các số liệu
Ký, đóng dấu, nộp trực tuyến qua cổng Thuế điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.

Ví dụ minh họa: Giả sử nhân nhân A có:

Tổng thu nhập chịu thuế: 180.000.000 VNĐ
Thuế TNCN đã khấu trừ: 1.500.000 VNĐ
Giảm trừ bản thân: 132.000.000 VNĐ
Không có người phụ thuộc

Tính thuế cuối năm:
→ Thu nhập tính thuế = 180.000.000 – 132.000.000 = 48.000.000 VNĐ
Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần: 5% với phần thu nhập
→ Thuế còn phải nộp = (48.000.000 x 5%) – 1.500.000 = 900.000 VNĐ

Vậy kết quả 900.000 VNĐ được ghi vào mục số thuế còn phải nộp trên mẫu 05/KK-TNCN

>>> Xem thêm:

V. Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN và cách khắc phục

Trong quá trình quyết toán thuế TNCN cuối năm, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là SME, thường mắc các lỗi phổ biến. Dưới đây là bảng tổng hợp những lỗi thường gặp và cách khắc phục giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, truy thu và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Lỗi thường gặp	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Tổng hợp thu nhập sai hoặc thiếu	Bỏ sót phụ cấp, thưởng, thu nhập ngoài lương	Kiểm tra bảng lương, phiếu chi, hợp đồng, đảm bảo tất cả khoản thu nhập chịu thuế đều được tính đầy đủ
Áp dụng giảm trừ gia cảnh không đúng	Không cập nhật người phụ thuộc mới hoặc thay đổi trong năm	Lưu hồ sơ người phụ thuộc, cập nhật kịp thời trong tờ khai quyết toán
Sai số thuế đã khấu trừ	Sai lương tháng trước hoặc nhân viên nghỉ việc giữa năm	Đối chiếu số liệu từ bảng lương, phiếu khấu trừ, chỉnh sửa trước khi lập tờ khai
Nộp tờ khai trễ hạn	Doanh nghiệp chưa chuẩn bị hồ sơ đầy đủ	Lập kế hoạch quyết toán từ tháng 12, hoàn tất hồ sơ trước 31/12, nộp tờ khai từ 01/01 – 31/03 năm sau
Nhập sai thông tin người lao động	Sai CMND/CCCD, họ tên, mã số thuế,…	Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ nhân sự, đảm bảo dữ liệu đồng bộ với cơ quan thuế
Lỗi do thủ công / không dùng phần mềm	Nhập liệu thủ công, dữ liệu chưa đồng bộ	Sử dụng phần mềm kế toán, kết nối trực tiếp với cổng Thuế điện tử để hạn chế lỗi và tối ưu quá trình quyết toán

Tổng kết: Quyết toán thuế TNCN cuối năm là bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ quyền lợi người lao động và tối ưu quản lý tài chính. Bằng cách năm rõ những lưu ý, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình nhanh chóng, chính xác và tối ưu hóa nguồn lực.

Đối tượng phải quyết toán, hồ sơ cần chuẩn bị
Cách tổng hợp thu nhập, khấu trừ thuế và giảm trừ gia cảnh
Hướng dẫn lập tờ khai đúng chuẩn, đúng hạn
Các lỗi phổ biến và cách khắc phục

>>> Tham khảo thêm:

Top 03 Trung Tâm Đào Tạo Hành Chính Nhân Sự Tốt Nhất Hiện Nay
TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Uy Tín Và Chất Lượng?

Hy vọng rằng qua bài phân tích chi tiết của Kỹ Năng CB sẽ giúp bạn hiểu rõ Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN Cuối Năm Đúng Quy Định.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về nghiệp vụ hành chính nhân sự, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận và giải đáp! Chúc bạn thành công!